St. Antonius Ziekenhuis werkt met Bvolve aan procesverbetering
Consultancykantoor Bvolve is door het St. Antonius Ziekenhuis gevraagd om mee te denken over hoe de processen binnen de afdeling Radiologie kunnen worden geprofessionaliseerd. Thomas Veenhoven, consultant bij Bvolve en betrokken bij de opdracht, vertelt over het project en hoe Bvolve sturing geeft aan het verbetertraject.
Het St. Antonius Ziekenhuis is een topklinisch ziekenhuis met meerdere locaties in de regio Utrecht, gespecialiseerd in complexe zorg zoals hart-, long-, en oncologische behandelingen. Het ziekenhuis staat bekend om zijn hoogwaardige zorg, innovatie, en nauwe samenwerking met academische en regionale zorginstellingen.
Op verzoek van het afdelingshoofd Beeldvormende Technieken is Bvolve ingeschakeld om de huidige processen binnen de afdeling Radiologie te analyseren en optimaliseren. De opdracht richt zich specifiek op het verbeteren van de proceskwaliteit binnen Interventieradiologie, waar minimaal invasieve ingrepen worden uitgevoerd via een kleine huidopening, zoals bij de behandeling van vaatziekten.
Deze procedures worden gerealiseerd door een nauw samenspel tussen de interventieradioloog en gespecialiseerde laboranten, ondersteund door diverse geavanceerde beeldvormende technieken.
Vraagstelling en (stakeholder)analyse
Voor de interventies op de afdeling Radiologie beschikt het St. Antonius Ziekenhuis over drie interventiekamers: twee in Nieuwegein en een recent geopende kamer in Utrecht. De toevoeging van deze nieuwe interventiekamer in Utrecht heeft de behoefte doen ontstaan om het huidige planningsproces te herzien en de integratie van de nieuwe interventiekamer zo optimaal mogelijk te realiseren.
De eerste stap in het proces bestond uit een vooranalyse, waarbij gesprekken werden gevoerd met de betrokkenen in het planningsproces en een dag werd meegelopen op de interventiekamer en in de omloop. Daarnaast werd een uitgebreide stakeholderanalyse uitgevoerd.
Deze activiteiten verschaften een eerste inzicht in het planningsproces en de betrokken partijen. Tijdens de kick-off werden de medewerkers geïnformeerd over de werking van het gehele proces, met als doel hun kennis te vergroten en draagvlak te creëren voor het gezamenlijk behalen van de gestelde doelstellingen.
Huidig proces, fit-gap analyse, gewenste proces
De volgende stap bestond uit het in kaart brengen van het huidige proces. Dit werd gedaan door middel van een reeks interactieve workshops met de betrokkenen van de afdeling. Tijdens verschillende brown paper-sessies werden de processen van het aanvragen van spoedprocedures en het plannen van procedures op papier vastgelegd, inclusief obstakels waar de betrokkenen tegenaan liepen binnen deze processen.
Na de workshops werd een fit-gap analyse uitgevoerd, waarbij de knelpunten van het huidige proces werden geïdentificeerd en afgestemd met de betrokkenen. Hierbij kwamen knelpunten naar voren in drie gebieden: de organisatie, de techniek en het proces. Voorbeelden van deze knelpunten zijn onduidelijke afspraken over de uit te voeren ingrepen en onduidelijke informatieverstrekking aan de patiënt.
Vervolgens werden de analyses van het huidige proces en de geïdentificeerde knelpunten gebruikt om het gewenste proces op te stellen. Dit vond opnieuw plaats tijdens een reeks workshops met de betrokkenen van de afdeling.
Advies & roadmap implementatie, borging en resultaat
De resultaten en bevindingen uit de voorgaande stappen leidden tot een advies over de implementatie van het nieuwe planningsproces en de borging hiervan. Samen met de betrokkenen van de afdeling werd ook het verandertraject vormgegeven.
Bij Bvolve is het van belang dat veranderingen een duurzaam karakter hebben. Daarom werd tijdens dit project veel aandacht besteed aan het borgen van de verandering binnen de organisatie door kennis en ervaringen te delen. Dit werd gerealiseerd door de medewerkers te trainen en te coachen gedurende het traject, waarbij betrokkenheid en eigenaarschap vooropstonden.
Hierdoor is het St. Antonius Ziekenhuis in staat om ook in de toekomst zelfstandig nieuwe interventiekamers te integreren.
