Hoe je obeya succesvol implementeert in projectmanagement
Projectdeadlines halen zonder te verzanden in rapportages en gebrekkige afstemming? VertX-professionals Miranda Zwaans (Solution Lead Projectmanagement) en Babs Verbeek (Project Consultant) laten zien hoe obeya tijdwinst oplevert – en wat organisaties nodig hebben voor een succesvolle implementatie.
Obeya is een methode die teams helpt projectmanagement overzichtelijker, transparanter en doelgerichter te maken. Door alle relevante informatie en beslissingen samen te brengen in één fysieke ruimte, ontstaat een helder overzicht van de voortgang, afhankelijkheden en eventuele knelpunten. Dit stelt projectteams in staat om snellere en betere beslissingen te nemen.
Voordelen van obeya in projectmanagement
Een succesvolle implementatie van obeya biedt belangrijke voordelen, zowel voor leiderschapsteams als voor projectteams zelf. Het zorgt voor focus, verbetert de samenwerking, versnelt besluitvorming en brengt overzicht en transparantie in programma's of projecten.
1. Meer focus, minder ruis
“Zonder obeya zie je vaak dat teams worden afgeleid door allerlei bijkomende zaken”, geeft Miranda aan. “Mensen worden enthousiast en voegen van alles toe aan het project, waardoor het projectdoel uit het oog wordt verloren. Met obeya blijft de focus op het echte doel, wat de kans op het halen van deadlines vergroot.”
2. Snellere besluitvorming
“Met obeya zie je in één oogopslag hoe het project ervoor staat“, stelt Babs. “Je hoeft geen 20 managementrapporten meer op te stellen en door te spitten. In één blik zie je de status, waar je aan moet werken en welke knelpunten er zijn. Er is één waarheid waar iedereen naar kijkt. Doordat iedereen naar dezelfde informatie kijkt, versnel je de besluitvorming enorm.”
3. Betere samenwerking en alignment
Bij projecten met meerdere teams biedt obeya een krachtige manier om afhankelijkheden inzichtelijk te maken, legt Miranda uit: “Teams kunnen beter op elkaar inspelen, waardoor dubbel werk wordt voorkomen. Een product owner kan bijvoorbeeld zien dat een ander team iets oplevert en daarop wachten of inspelen.”
“Absoluut”, beaamt Babs. “Het mooie is ook dat je ziet dat er iets ontstaat binnen een organisatie. Andere afdelingen worden ook nieuwsgierig en willen meedoen.”
4. Transparantie
Ook de transparantie is een groot voordeel van obeya, legt ze uit. “Problemen mogen niet onzichtbaar blijven. Het is juist goed dat ze direct boven water komen, want dat maakt het mogelijk om sneller te acteren en dingen eerder aan te pakken.”
Miranda voegt toe: “In sommige gevallen wil je bepaalde informatie natuurlijk beschermen. Bijvoorbeeld bij gevoelige projecten of HR-dossiers. Als het écht niet fysiek kan, kun je een online variant gebruiken met afgeschermde toegang. Maar idealiter wil je een fysieke ruimte met borden die overzicht bieden.”
Voorwaarden voor succesvolle implementatie van obeya
Om van obeya een effectieve way of working te maken in een organisatie, is volgens het tweetal een aantal randvoorwaarden onmisbaar.
1. Gedragenheid vanuit het leiderschapsteam
“Gedragenheid vanuit het leiderschapsteam is misschien wel het allerbelangrijkste”, benadrukt Miranda. “Alleen dan voelen medewerkers zich gemotiveerd om obeya te omarmen.”
“Het is belangrijk dat het leiderschapsteam actief meedoet. Hoe je dat als leiderschapsteam kan doen? Allereerst is het heel belangrijk dat je je team goed informeert. Denk daarnaast aan aanwezigheid bij obeya-sessies en het regelmatig bij de borden staan met stakeholders. Dat motiveert anderen enorm. Als obeya alleen door een paar mensen wordt gedragen, heeft het geen kans van slagen.”
2. Professionele begeleiding
Verder vraagt een succesvolle implementatie van obeya om goede begeleiding. Babs legt uit: “Een obeya-consultant is bijvoorbeeld ontzettend waardevol. De consultant helpt het team begrijpen waarom en hoe obeya werkt. Daarnaast is begeleiding tijdens het gebruik én het borgen van de principes belangrijk. Zo kunnen teams zelfstandig en succesvol met obeya blijven werken.”
3. Rollen goed beleggen
Daarnaast moet je de juiste mensen op de rollen zetten, geeft ze aan. “Het is belangrijk dat rollen worden ingevuld door mensen met interesse, nieuwsgierigheid of het juiste talent. Als de rollen niet goed belegd zijn, ontstaat verwarring. Taken blijven liggen en teams verliezen het overzicht.”
4. Een fysieke plek
“Een fysieke ruimte is essentieel”, benadrukt Miranda tot slot. “Als die er niet is, wordt het een stuk lastiger om obeya effectief in te zetten. Hoewel je in sommige gevallen online oplossingen kunt gebruiken, is een fysieke plek veel krachtiger. Het maakt alles tastbaar en overzichtelijk.”
Ze ziet een mooie toekomst in het verschiet voor obeya, omdat de methodiek juist in grote organisaties met complexe projecten, zoals overheidsinstanties of energiebedrijven, positieve verandering teweeg kan brengen. “Met de juiste, laagdrempelige implementatie én borging kun je echt veel tijd besparen en de samenwerking significant verbeteren.”
