Organisaties investeren vaker en meer in portfoliomanagement
Steeds meer organisaties voeren portfoliomanagement in om grip te krijgen op hun portefeuille aan projecten en veranderinitiatieven. Ook de volwassenheid van portfoliomanagement neemt toe. Dat blijkt uit onderzoek van Xeleron.
Voor de tweede editie van het ‘Trends in Portfoliomanagement’-rapport ging Xeleron (zusterbedrijf van Prowareness) in gesprek met meer dan 25 portfoliomanagers bij organisaties in de publieke en private sector. Uit deze gesprekken distilleerde het bureau een aantal belangrijke bewegingen die zichtbaar zijn in het vak
De belangrijkste conclusie is dat de discipline – portfoliomanagement richt zich op het effectief beheren en coördineren van een portfolio van initiatieven, projecten en programma’s – steeds belangrijker wordt. “In alle organisaties die geïnterviewd zijn, is er een groot bewustzijn rond het toenemende belang van portfoliomanagement”, zegt Martin van Langen, Managing Director bij Xeleron.
Hieraan liggen volgens het onderzoek verschillende redenen ten grondslag. Ten eerste: het aantal veranderinitiatieven neemt toe, waardoor de complexiteit van de change-organisatie toeneemt. Portfoliomanagement brengt orde in deze mix en zorgt ervoor dat initiatieven die wel doorgaan in lijn zijn met de strategische doelstellingen.
“Portfoliomanagement omvat het zorgvuldig selecteren van initiatieven die in lijn zijn met de strategie van de organisatie. Initiatieven worden geëvalueerd op basis van hun relevantie, verwachte bijdrage aan het bedrijfsresultaat en de beschikbare middelen”, zegt Van Langen.
“Besluitvorming op strategisch niveau wordt gefaciliteerd door portfoliomanagement. Dit kan inhouden dat initiatieven worden gestart, stopgezet, gepauzeerd of gewijzigd op basis van de evoluerende strategische behoeften.”
Een andere reden is de toenemende druk die organisaties ervaren op hun middelen en het groeiende bewustzijn rondom risicomanagement. “Middelenbeheer is een integraal onderdeel van portfoliomanagement, waarbij rekening wordt gehouden met beschikbare middelen zoals personeel, budget en technologische capaciteiten. En risicobeheer zorgt ervoor dat risico’s zo spoedig mogelijk worden geïdentificeerd, beoordeeld en gemanaged.”
Een derde reden die het rapport aanhaalt is de groeiende behoefte aan snelheid en wendbaarheid, wat sterk te maken heeft met de opkomst van digitalisering. “Kortere cycli, snellere resultaten en beter kunnen reageren op verandering horen daarbij. Dit heeft direct invloed op de strategische besturing van een organisatie en dus ook op het portfoliomanagement.”
Volwassenheid neemt toe
Onder de organisaties die al gebruikmaken van portfoliomanagement, merkt Xeleron zowel in de eerste als tweede editie van het onderzoek dat de volwassenheid van het vak stijgt. “Er worden stappen gezet”, beaamt Van Langen.
Zo hebben de meeste organisaties een kwartaalritmiek ingericht (via PI’s/QBR’s/kwartaalplannen), “waarmee het werk voor de teams beter wordt voorbereid dan voorheen gebruikelijk was”, aldus Van Langen.
Het is ook terug te zien in de manier waarop hoger management betrokken is bij portfoliomanagement. “Betrokkenheid van hoger management is groeiende en ook andere belanghebbenden worden eerder en/of beter meegenomen in het portfoliomanagement. Bovendien speelt (hoger) management in die ritmiek een steeds grotere rol.”
Dit heeft portfoliomanagement als brugfunctie tussen strategie en uitvoering krachtiger gemaakt. “Portfoliomanagers worden beter in het meetbaar en transparant maken van de strategie-executie, waardoor betere keuzes kunnen worden gemaakt aan de voorkant.”
Tijdens de uitvoering van programma’s en projecten worden besluiten slimmer genomen aan de hand van data, in plaats van op intuïtie. “Datagedreven werken maakt een snelle opkomst in het vak en helpt portfoliomanagers en SPMO’s hun processen te verbeteren, langs de volledige levenscyclus.”
Data wordt ook gebruikt om een van de belangrijkste vragen voor elk project te beantwoorden: wat levert het eigenlijk op? Benefitsmanagement is traditioneel een van de lastigste vraagstukken in portfoliomanagement, zegt Van Langen.
“De meeste organisaties worstelen met het verantwoorden van de baten van investeringen. Met digitale tools en een value framework kunnen zowel de kosten als baten beter in kaart worden gebracht.”
Een vak in verandering
“Kortom, er is het laatste jaar veel aandacht besteed aan het verbeteren van portfoliomanagement en organisaties hebben behoorlijke stappen gezet”, concludeert Van Langen, die benadrukt dat het vakgebied van portfoliomanagement de komende jaren volop in beweging blijft. “Er is nog genoeg werk aan de winkel.”
Hij besluit met een positieve noot: “Er is nog genoeg laaghangend fruit en door de komst van opkomende technologieën zoals generatieve AI wordt het werk alleen maar effectiever, en nog leuker ook!”
