VFM ondersteunt Van Gogh Museum bij aanbestedingstraject
Medewerkers van het Van Gogh Museum lopen binnenkort rond in gloednieuwe werkoutfits. Het aanbestedingstraject en de uitrol van de samenwerking met de nieuwe leverancier wordt begeleidt door VFM Facility Experts.
Met meer dan 2 miljoen bezoekers per jaar is het Van Gogh Museum een wereldberoemde culturele instelling in Amsterdam. Het huisvest de grootste collectie werken van Vincent van Gogh, waaronder iconische stukken zoals ‘De Sterrennacht’ en ‘Zonnebloemen’, en trekt kunstliefhebbers en toeristen van over de hele wereld vanwege zijn unieke verzameling en historische betekenis.
De ruim 300 medewerkers van het Van Gogh Museum dragen in hun werk al jaren bij hun functie passende bedrijfskleding, die bijdraagt aan hun herkenbaarheid en professionele uitstraling.
Vanwege een aflopend contract met de huidige kledingleverancier was het tijd voor vernieuwing van de bedrijfsoutfits. Een aanbestedingstraject en daarmee de zoektocht naar een nieuwe leverancier werd gestart.
“Het huidige contract liep af en iedereen binnen het Van Gogh Museum vond het ook wel tijd worden voor een nieuwe kledinglijn”, blikt Kevin de Quay terug, die vanuit VFM Facility Experts aan boord werd gehaald om het aanbestedingstraject te begeleiden. VFM Facility Experts is een adviesbureau gespecialiseerd in het begeleiden van aanbestedingstrajecten binnen het facility management-domein.
Als eerste werd een plan van aanpak opgesteld door de consultant en vond een onderzoeksfase plaats. Deze bestond uit het in kaart brengen van de stakeholders en het opstellen van een vragenlijst voor de interviews. “Het aantal stakeholders in een museum is groot. Denk alleen al aan de diverse afdelingen die kleding moet dragen zoals bijvoorbeeld beveiliging of bezoekersservices”, legt Kevin uit.
“Op basis van onder andere de interviews stelden we een Programma van Eisen (PvE) op”, vervolgt Kevin. "Belangrijkste uitgangspunt was dat de leverancier bedrijfskleding kan leveren die geschikt is voor de functie én bovendien duurzaam is. Bovendien moet het de bezoekers een gevoel van herkenning en toegankelijkheid geven.”
De aanbesteding
Met alle requirements in kaart gebracht, werd vervolgens de aanbesteding uitgescheven. Vier leveranciers mochten uiteindelijk pitchen voor de opdracht. VFM Facility Experts was ook bij dit onderdeel betrokken. Zo ondersteunde Kevin het beoordelingsproces van de leveranciers en hun prodcten.
Een van de bijzonderheden van het traject was dat het Van Gogh Museum vanuit synergie-oogpunt had besloten om voor deze aanbesteding de samenwerking op te zoeken met PP10 (de meldkamer en alarmcentrale van het van Gogh Museum, het Rijksmuseum en het Stedelijk Museum Amsterdam) en het Stedelijk Museum Amsterdam.
“Door de krachten te bundelen konden synergieën behaald worden, vooral op het vlak van kosten en afspraken met de leverancier”, legt Kevin uit, die eerder in zijn loopbaan verschillende vergelijkbare aanbestedingstrajecten heeft mogen begeleiden.
Gedurende het aanbestedingstraject heeft Kevin de belangen van het Van Gogh Museum behartigd: “Als projectleider was ik niet alleen verantwoordelijk voor de wensen en eisen van het Van Gogh Museum, maar was ik ook de schakel tussen de samenwerkende partijen en de leveranciers.”
Implementatie
Fast forward naar vandaag: de nieuwe leverancier is inmiddels geselecteerd en het project bevindt zich bovendien in de implementatiefase. “Gedurende het proces blijf ik het project begeleiden om ervoor te zorgen dat de medewerkers van het Van Gogh Museum straks op tijd in de juiste kleding lopen.
“Daarnaast is het belangrijk is dat medewerkers straks weten wat ze kunnen verwachten en hoe ze met de kleding moeten omgaan”, aldus Kevin, die tot slot uitlegt hoe ook daar aan is gedacht: “In een lookbook willen wij vooral duidelijk maken op welke manier de kleding goed gebruikt hoort te worden. Een grote verandering ten opzichte van nu waarin vooral beschreven is wat niet mag.”
“Ik ben trots dat VFM kan bijdragen aan de duurzame ontwikkeling binnen het van Gogh Museum”, besluit Kevin, die terugkijkt op een uitstekende samenwerking en het museum ten minste tot het einde van dit jaar zal blijven ondersteunen op verschillende onderdelen.
