Erwin Buitelaar: ‘Subsidieverstrekking zou meer over de inhoud moeten gaan’
Erwin Buitelaar is binnen Vanberkel Professionals verantwoordelijk voor het Expertisecentrum Subsidies. De praktijk helpt zowel organisaties die subsidies verlenen, als organisaties die ze ontvangen met het optimaliseren van hun processen en financiële verslaglegging. Hij vertelt over zijn kijk op het vak: “Ik probeer altijd de relatie op de inhoud te vinden.”
Subsidies vormen een belangrijk financieel instrument voor overheden. “Ze worden onder meer gebruikt om initiatieven, ontwikkelingen, activiteiten en gedrag te stimuleren door financiële bijdragen te verstrekken”, legt Buitelaar uit.
Zoals bij iedere uitgave van de overheid is het belangrijk dat er sprake is van transparantie rondom de verantwoording van deze uitgaven. “De overheid heeft vaak strikte voorwaarden verbonden aan het toekennen en uitvoeren van subsidies. Deze voorwaarden zijn veelal formeel en brengen administratieve verplichtingen met zich mee, zoals het bijhouden van financiële gegevens en externe controles”, legt Buitelaar uit.
In de praktijk ziet hij dat er een hoop “administratieve verplichtingen” kleven aan compliance, zoals het bijhouden van financiële gegevens en externe controles. “Het verstrekken en verantwoorden van subsidies zou meer over de inhoud moeten gaan in plaats van over strikt de formaliteit.”
De oplossing: terug naar de inhoud
Vanberkel Professionals adviseert organisaties aan beide zijden van de tafel. In zijn werk met opdrachtgevers probeert Buitelaar zoals hij het omschrijft “altijd de relatie op de inhoud te vinden”.
“Bij subsidie-ontvangende organisaties gaat het dan onder andere over het beantwoorden van kernvragen als: Voor welk doel wordt een bijdrage gevraagd? Welke activiteiten moeten hiervoor worden uitgevoerd? En wat gaat dat dan kosten?”
“Bij het aanvragen van subsidie binnen een bepaalde regeling zie je vaak dat er algemene doelen worden beschreven die met een project worden nagestreefd”, geeft hij aan. “De concrete activiteiten (meetbare/alloceerbare) om het doel te realiseren ontbreken echter regelmatig, waardoor in mijn beleving goed plannen en sturen niet of beperkt mogelijk lijkt. Om een project efficiënt te sturen en te verantwoorden, is een goed plan een randvoorwaarde.”
Maar waar bestaat een goed plan dan uit? Buitelaar: “In elk geval omvat het een aantal belangrijke onderwerpen zoals een strategie waar de subsidie voor dient, welke concrete doelstellingen bereikt dienen te worden en een gedetailleerde planning en kostenraming.”
Wanneer een plan onvoldoende concreet is, lopen subsidie-ontvangende organisaties volgens Buitelaar tegen verschillende risico’s aan. “Het kan leiden tot veel extra werk en kosten voor de interne administratie en de externe accountantscontrole. Dit effect wordt versterkt doordat accountants een veilige marge zoeken in geval van een niet helder kader. De strikter wordende invulling van regelgeving door accountants helpt hierbij evenmin.”
“Het verstrekken en verantwoorden van subsidies zou meer over de inhoud moeten gaan in plaats van over strikt de formaliteit.”
Tegelijkertijd, als er geen duidelijk plan is, kan de organisatie die subsidie verstrekt moeite hebben om te beslissen of de projectaanvraag moet worden gehonoreerd. “Als ze toch besluiten om de subsidie te verstrekken, kan dit leiden tot vraagstukken bij de inrichting van de administratie, het toewijzen van kosten en het uiteindelijk verantwoorden van de uitgaven. Het wordt nog ingewikkelder als de organisatie die de subsidie verstrekt, gedetailleerde regels en voorschriften vereist”, aldus Buitelaar.
Aandachtspunten
In zijn werk met opdrachtgevers ziet Buitelaar regelmatig dezelfde uitdagingen terugkomen. Zoals de uiteenlopende verwachtingen en doelen tussen de subsidieverlener- en aanvrager. “Als vooraf duidelijk is welke doelen men verwacht te bereiken en hoe de gesubsidieerde activiteiten hieraan bijdragen, is een belangrijke basis gelegd voor het beheren van de subsidie. Zowel de subsidieverstrekkende als de subsidie-ontvangende organisatie kan dan beter plannen, begroten en de voortgang volgen.”
Dit aandachtspunt is volgens Buitelaar vooral belangrijk als het gaat om verschillende subsidies die door een ontvangende organisatie over meerdere jaren worden ontvangen. “Duidelijk moet zijn welke activiteiten bij welke subsidie horen en de wijze waarop gemaakte kosten kunnen worden gesubsidieerd.”
Een ander gebied waar Buitelaar veelal verbeterpotentieel ziet, is in de manier waarop de inhoud en activiteiten worden doorvertaald naar de financiële vergoeding. “Dit geldt zowel bij organisaties die subsidies aanvragen als organisatie die financiën verstrekken.”
“Een subsidieaanvraag bevat twee hoofddelen”, legt hij uit. “Welke activiteit wordt gepland, oftewel wat je van plan bent te doen (inhoudelijke component), en hoeveel geld is hiervoor nodig (financiële component). Het is belangrijk om zowel de inhoud als het geld te beoordelen, en na te gaan of de beoogde inspanning en uitkomst rationeel is ten opzichte van de gevraagde bijdrage.”
Als er een mismatch bestaat tussen de verantwoording achteraf en de vooraf vastgelegde voorwaarden, wordt dat een belangrijk aandachtspunt. “Soms sluiten de twee niet op elkaar aan, wat kan leiden tot discussies tussen de organisatie die de subsidie ontvangt, de externe accountant en de organisatie die de subsidie verstrekt.”
“Uit ervaring blijkt dat als de norm – waaraan moet het voldoen? – niet goed vastligt, er veel tijd en geld wordt besteed aan formele procedures om dit achteraf eens te worden, waarbij het risico blijft dat dit niet lukt. Het is daarom verstandig te investeren bij de start van een project in zowel de inhoud als de voorwaarden, waarmee achteraf tijd en moeite wordt bespaard die beter kan worden ingezet”, besluit Buitelaar.
