Grip op de veranderportefeuille met een projecttool
Mkb-bedrijven hebben vaak moeite om zicht te houden op de verschillende projecten die door elkaar heen lopen. Een projecttool kan bedrijven helpen het overzicht te bewaren en grip te houden op het succes van de veranderportefeuille. Guido Schilperoort, CEO van Getscope, loopt langs enkele van de belangrijkste voordelen.
Optimaal bijhouden van de progressie
Het voornaamste voordeel van het toepassen van projecttools ligt in het optimaliseren van efficiëntie door nauwkeurig inzicht in de voortgang te verschaffen. Dankzij deze tools kan elk teamlid de exacte status van een project gemakkelijk raadplegen, bijsturen als deadlines naderen en snel identificeren wanneer extra inspanning vereist is. Deze verbeterde efficiëntie bevordert het teamwork.
Transparantie voor iedereen
Vaak worden vragen over taken persoonlijk besproken tussen twee teamleden, wat hoewel nuttig, potentiële problemen kan opleveren. Andere teamleden zien die gesprekken niet. Met projecttools kunnen vragen direct onder de bijbehorende taak worden gesteld, zodat ze voor alle teamleden zichtbaar zijn.
Dit bevordert de transparantie, waarbij alle teamleden op de hoogte zijn van gestelde vragen en de bijbehorende antwoorden. Deze transparantie komt de projectvoortgang en teamcohesie ten goede.
Verminderde hulpdrempel
Het kan voor teamleden lastig zijn om toe te geven dat ze hulp nodig hebben als ze een taak niet zelfstandig kunnen voltooien, wat soms tot problemen leidt. Om de deadlines te halen, werken sommige teamleden overuren, wat geen duurzame oplossing is.
Gelukkig verlaagt het gebruik van projecttools de drempel om hulp te vragen. Teamleden kunnen eenvoudig persoonlijke berichten sturen naar collega’s en om ondersteuning vragen. Hoewel persoonlijk contact de voorkeur heeft, biedt deze aanpak een uitstekende oplossing voor situaties waarin teamleden op afstand werken.
Verbeterd planningsproces
Decennialang worstelden managers met het plannen van projecten, wat takenverdeling, doelstellingen, deadlines en budgettering omvatte. Dit proces was niet efficiënt. Dankzij de komst van projecttools is de projectplanning aanzienlijk vereenvoudigd en deels geautomatiseerd.
Projecttools ondersteunen bijvoorbeeld bij het stellen van logische deadlines op basis van verzamelde data, en bieden tal van andere functies die het leven van de projectmanager vereenvoudigen. Dit vergroot de kans op succes en maakt projectmanagement efficiënter dan ooit tevoren.
Een nuttige investering
Aan het gebruik van een projecttool zitten weliswaar vaak kosten verbonden, bijvoorbeeld een maandelijkse fee, maar de voordelen kunnen enorm zijn. Zo kan ook een hoop miscommunicatie door de tool voorkomen worden, en dat levert indirect geld op.
Teamleden zijn geen halve dag meer met taken bezig die eigenlijk al afgerond zijn of toch van de planning zijn gehaald. De gehele organisatie werkt efficiënter en dat is een stuk meer waard dan de maandelijkse licentiekosten.
Gevaren van een projecttool?
Het werken met projecttools kent ook een aantal gevaren, met name voor kleine mkb-bedrijven en beginnende ondernemers. De projecttools van tegenwoordig kennen ontzettend veel mogelijkheden, waardoor ondernemers het overzicht kwijtraken. Talloze instellingen die naar eigen wens kunnen worden aangepast, verschillende manieren van werken en een berg aan features.
Het grootste gevaar? Overweldigd raken en de tool vervolgens links laten liggen, en dat terwijl net een jaarabonnement is afgesloten.
De kracht zit hem in juist in het ‘uitkleden’ van de tool. Alleen de opties gebruiken die aansluiten bij de directe behoefte van de onderneming. Erachter komen wat wel en niet werkt is gewoon een kwestie van uitproberen. Zo werkt de een graag met een Kanban-bord, terwijl een collega liever aan de slag gaat met een Gantt chart-bord.
Begin vroeg om de vruchten te plukken
Voor alle mkb-bedrijven geldt: een hogere volwassenheid van projecten en de projectorganisatie werpt z’n vruchten af.
Vroeg beginnen heeft een groot voordeel. Als bedrijven in de beginfase van hun onderneming al werken met een projecttool, raakt iedereen die gaandeweg aansluit daaraan gewend. Mensen worden als het ware ‘opgevoed’ om gedecideerd en gestructureerd met een projecttool te werken. De tool wordt onderdeel van het DNA van het bedrijf en werknemers zullen minder moeite hebben met omschakelen.
Over de auteur: Guido Schilperoort is oprichter en CEO van Getscope (een all-in-one projecttool). Schilperoort heeft uitgebreide ervaring op het gebied van projectmanagement binnen het digitale landschap.
