De essentie van exportcontrole vanuit het Europees perspectief

Voor elk bedrijf binnen de EU dat internationaal goederen verhandelt is exportcontrole een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Robert van de Ruit, CEO van Trade Controls Compliance, neemt ons mee langs de belangrijkste pijlers van exportcontrole en legt uit waar exporteurs en importeurs allemaal rekening mee moeten houden.

Er gebeurt momenteel veel in de wereld wat een impact kan hebben op exportcontrole en sanctienaleving. Denk bijvoorbeeld aan de sancties tegen Rusland, of aan de beperkingen op het gebied van halfgeleiders, voornamelijk vanuit de Verenigde Staten naar China. Ook de huidige situatie rondom Hamas (een terroristische organisatie) is relevant.

Om adequaat in te kunnen spelen op alle veranderingen in het landschap voor exportcontrole, is het voor bedrijven van groot belang om voorop te blijven lopen in kennis en kunde. En om te zorgen dat ze beschikken over een robuust exportcontrole-complianceprogramma.

Wat is exportcontrole?

Exportcontrole is een verzameling regels en voorschriften die bedoeld zijn om de uitvoer van goederen, technologie en diensten van het ene naar het andere land te reguleren. Het hoofddoel van deze controlemaatregelen is het bevorderen van de nationale veiligheid, het voorkomen van de verspreiding van massavernietigingswapens, het beschermen van de mensenrechten en het behartigen van economische belangen.

Historische exportcontrolemaatregelen

Exportcontrole is geen nieuw fenomeen en kent een lange geschiedenis. Verschillende landen hebben in het verleden verschillende maatregelen genomen om de uitvoer van gevoelige goederen en technologieën te beperken.

Een bekend voorbeeld hiervan is de CoCom (Coordinating Committee for Multilateral Export Controls), die tijdens de Koude Oorlog werd opgericht om de uitvoer van geavanceerde technologieën naar landen achter het IJzeren Gordijn te beperken.

Maar zelfs in de vroege middeleeuwen zijn al voorbeelden te vinden waar exportcontrole werd toegepast (kruisboog), ook al werd het destijds nog niet gekoppeld aan de term exportcontrolebeleid.

De huidige staat van exportcontrole in Europa

Exportcontrole in Europa wordt gereguleerd door zowel de Europese Unie (EU) als de afzonderlijke lidstaten. De EU heeft een gemeenschappelijk beleid voor exportcontrole opgesteld om de interne markt te beschermen en de veiligheid van de EU en haar bondgenoten te waarborgen.

Dit beleid omvat een lijst van goederen en technologieën die onderworpen zijn aan exportcontrolemaatregelen. Daarnaast hebben individuele lidstaten hun eigen nationale wetgeving en instanties voor exportcontrole.

De huidige exportcontrolemaatregelen op Europees niveau zijn te vinden in de recente EU-dual-use regulatie 2021/821, die de eerdere regulatie (428/2009) heeft vervangen en sinds 9 september 2021 van kracht is. De laatste update dateert van 25 mei 2023.

De EU bestaat uit 27 lidstaten en vertegenwoordigt ongeveer 16% van de wereldhandel. De Europese verordening treedt automatisch en bindend in werking in alle EU-landen.

Dual-Use

De term ‘dual-use’ verwijst naar producten die zowel een militaire als civiele toepassing hebben. Veel van deze producten kunnen alledaagse producten zijn. Het doel van de dual-use classificatie is om de verspreiding van deze producten te controleren. Daarnaast bestaat er ook een beleid voor militaire goederen dat nog strikter is. De exportcontrolemaatregelen worden bepaald nadat de dual-use classificatie is uitgevoerd.

Ieder bedrijf loopt risico zonder volledige exportcontrole-classificatie. Zonder deze exercitie is niet bekend voor welke producten en/of diensten er autorisaties vereist zijn in de handel.

“Het is vaak onmogelijk om de volledige regelgeving en juridische taal te begrijpen.”

De Europese dual-use verordening is gebaseerd op verschillende multilaterale akkoorden, zoals het Wassenaar Arrangement. Als gevolg daarvan komen deze grotendeels overeen met andere delen van de wereld. De controlemaatregelen die voortvloeien uit de dual-use classificatie zijn gericht op zowel uiteindelijke fysieke producten als productiemiddelen, testapparatuur, software en de bijbehorende technologie.

Exportcontrole autorisaties

In bijlage I van de Europese dual-use verordening worden de producten genoemd waarvoor exportcontroleprocedures van toepassing zijn. Voordat deze producten vanuit de EU geëxporteerd of beschikbaar gesteld worden (bijvoorbeeld via clouddiensten), is een autorisatie of licentie vereist.

Voor een beperkt gedeelte (bijlage IV) is zelfs voor intra-EU overbrenging een autorisatie verplicht. Naast de Europese verordening kan er ook land-specifieke wetgeving van toepassing zijn. Dit kan van invloed zijn op dienstverlening vanuit een ander EU-lidstaat.

Het is belangrijk om te benadrukken dat recente updates bepalingen zoals catch-all bepalingen voor cyber surveillance, transitrestricties, impact van brokerage en technische assistentie hebben toegevoegd. Dit is relevant voor veel internationaal opererende ondernemingen.

Dual-use classificatie

Het beoordelen van de gehele portfolio volgens de laatste regelgeving is geen eenvoudige opgave. Veel bedrijven hebben moeite met het opzetten hiervan, mede doordat het proces een multidisciplinair team vereist

Bovendien is het vaak onmogelijk om de volledige regelgeving en juridische taal te begrijpen, evenals gedetailleerde technische kennis te hebben van alle producten, software en technologieën in de onderneming, ongeacht of ze nu zelf ontworpen of ingekocht zijn.

Het samenbrengen van kennis is essentieel. Enerzijds zorgt de export control officer voor kennis van de regelgeving en classificatiemethoden, terwijl de contacten binnen en buiten het bedrijf (denk aan leveranciers) zorgen voor diepgaande technische en productinhoudelijke kennis van de toepassing van het product. Samen komen zij tot een classificatie.

Vervolgens kan de export control officer de onderneming verder ondersteunen bij het opzetten van een complianceprogramma, het aanvragen van autorisaties en/of specifieke vergunningen. Zo is de onderneming in controle en handelt ze in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Classificatiemethodiek

Er zijn verschillende methoden om een portfolio te classificeren. Het is belangrijk dat de expert het proces beheert, maar ook dat betrokken medewerkers voldoende training en achtergrondinformatie krijgen om bij te dragen aan het proces. Met een holistische benadering kiest men de methode die het beste past bij de situatie waarin het bedrijf zich bevindt. Dit resulteert in een succesvolle en gezamenlijke aanpak die meerwaarde biedt voor het bedrijf.

“Bedrijven kunnen zich niet verschuilen achter een externe tool.”

Indien mogelijk en van toepassing, zijn er beschikbare tools. Het is echter belangrijk op te merken dat er (nog) geen automatische classificatietool bestaat die al het werk uit handen neemt. Zelfs als er wordt geadverteerd met AI-toepassingen en automatische classificatie, blijkt dit hooguit een tool te zijn die ondersteuning biedt, maar niet de vervanging is voor de classificatieactiviteiten.

Het blijft belangrijk dat de exporteur zich ervan bewust is dat hij verantwoordelijk is en aansprakelijk kan worden gehouden voor ondeugdelijke classificatie en het niet correct toepassen van autorisaties. Bedrijven kunnen zich niet verschuilen achter een externe tool.

Dual-use autorisatie

Na afronding van het classificatieproces wordt duidelijk of er daadwerkelijk dual-use items in de onderneming aanwezig zijn. Hoewel veel bedrijven verwachten dat dit niet het geval is, blijkt het toch regelmatig voor te komen.

Dual-use producten kunnen bijvoorbeeld bepaalde kogellagers, diverse geïntegreerde schakelingen (integrated circuits), gespecialiseerde computers, telecommunicatieapparatuur, het gebruik van encryptie in vrijwel alle moderne IoT-producten, drones, sensoren, camera’s, navigatieapparatuur, pompen, onderwatervoertuigen, gasturbinemotoren en nog veel meer omvatten.

Voordat een geclassificeerd product als dual-use geëxporteerd mag worden, moet er toestemming zijn verkregen van de relevante overheidsinstantie.

In Nederland verloopt dit via het CDIU in Groningen. Er zijn vier soorten exportvergunningen, variërend van een individuele exportvergunning voor een specifieke opdracht tot een algemene exportautorisatie op nationaal of EU-niveau. Als voorbeeld is er de UGEA 008, die op EU-niveau toestemming geeft voor de export van bepaalde encryptiegoederen naar verschillende landen.

Intern complianceprogramma

In veel situaties kan het verplicht zijn dat een onderneming een door de overheid goedgekeurd ICP (intern complianceprogramma) heeft voordat bepaalde autorisaties aan het bedrijf worden toegekend. Daarnaast gelden er diverse verplichtingen omtrent informatie (rapportages) die met de overheid gedeeld moet worden.

“De Amerikaanse wetgeving op het gebied van exportcontrole kan terecht worden gezien als ‘big brother is watching you’.”

Wat betreft het ICP, zelfs wanneer het niet verplicht is, wordt verwacht dat dit de ideale basis vormt voor beleid en procedures op het gebied van exportcontrole en sanctiecompliance voor iedere onderneming.

Impact van VS-controls

Voor velen zal het bovenstaande al een hele uitdaging zijn. Veel ondernemingen stellen het echter onnodig lang uit, ondanks de aanzienlijke risico’s. Soms wordt de exercitie slechts gedeeltelijk uitgevoerd door alleen de Europese en Nederlandse regels toe te passen.

Europese ondernemingen zullen namelijk vaak niet direct verwachten dat zij zich ook aan Amerikaanse regelgeving moeten houden, terwijl dit een essentiële stap is om te onderzoeken. De impact van Amerikaanse overtredingen is namelijk enorm.

Bij het kijken naar de dual-use classificatie onder de ECCN (export control classification numbers) van de EAR (Export Administration Regulations), uitgevoerd door het BIS (Bureau of Industry and Security), gelden er vereisten voor producten die onderworpen zijn aan de EAR. Dit geldt niet alleen voor items in de VS, maar ook voor items van Amerikaanse oorsprong, producten waarin Amerikaanse gecontroleerde items zijn verwerkt, software en technologie.

Dit is meestal gebaseerd op een bepaald minimis-niveau, maar soms geldt dit ook ongeacht de hoeveelheid (foreign direct product rule).

De Amerikaanse wetgeving op het gebied van exportcontrole kan terecht worden gezien als ‘big brother is watching you’. In de praktijk kan dit betekenen dat zelfs voor een transactie van een warehouselocatie in Rotterdam naar een klant in Amsterdam een Amerikaanse vergunning vereist kan zijn, als het product onder Amerikaanse controle valt.

Verwachte ontwikkelingen

Het exportcontrolelandschap is voortdurend in beweging en er worden continu nieuwe technologieën en producten aan toegevoegd. Een belangrijke ontwikkeling is de toenemende aandacht voor opkomende technologieën, zoals kunstmatige intelligentie, cybertechnologie, biotechnologie, 3D en quantum.

Deze nieuwe technologieën brengen nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van exportcontrole. Er wordt verwacht dat er strengere regels en voorschriften zullen worden geïmplementeerd om deze uitdagingen aan te pakken.

Voor bedrijven die gebruikmaken van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie of quantum, of actief zijn in groeiende industrieën zoals cybersecurity, is het raadzaam om niet alleen huidige producten, diensten, software en technologie te classificeren, maar ook de ontwikkelingen nauwlettend te volgen om voorbereid te zijn op wijzigende wetgeving.

Het is zelfs raadzaam om, waar mogelijk, deel te nemen aan het debat dat uiteindelijk zal leiden tot vernieuwde wetgeving, met name hier zullen veel brancheorganisaties zeer nuttig blijken te zijn.

Over de auteur: Robert van de Ruit is oprichter van Trade Controls Compliance, een adviesbureau gespecialiseerd in exportcontrole, het op orde brengen van classificaties en compliance.