Vijf voordelen van werken met projectmanagementsoftware
Het aantal professionals dat projectmatig werkt zal de komende tijd alleen maar verder toenemen. Digitalisering biedt daarbij tal van kansen – softwareoplossingen werken een stuk prettiger dan de ouderwetse papierwinkel. Guido Schilperoort, CEO van Getscope, deelt vijf manieren waarop projectmanagementsoftware kan zorgen voor meer efficiency en een betere samenwerking.
1: Inzicht in de progressie
Het grootste voordeel is het efficiënter werken door het verkrijgen van inzicht in de progressie. Ieder teamlid weet met een projecttool waar het project staat, kan inspringen als een deadline nadert en inzien wanneer er een tandje bijgezet moet worden. Dit resulteert in een verbeterde efficiëntie. Teamgenoten pakken openstaande taken op, helpen elkaars to do-lijsten afstrepen en maken met z’n allen meer meters.
2: Voorkom dubbel werk
Het komt vaak genoeg voor dat er vragen gesteld worden over een taak tijdens een persoonlijk gesprek tussen twee teamleden. Dat is prima, maar het kan problemen opleveren. Andere teamleden zijn daar namelijk niet van op de hoogte.
Met een projecttool stel je vragen gewoon onder een taak en die zijn daarna voor iedereen zichtbaar. Zo weten alle teamleden dat een vraag is gesteld én zijn ze op de hoogte van het antwoord. Die transparantie is goed voor het project en de onderlinge samenwerking.
3: Drempel om hulp te vragen wordt verlaagd
Het is voor niemand prettig als een taak niet afgerond kan worden, maar soms kan het niet anders. Er komt weleens wat tussen. Sommige teamleden vinden het lastig om zichzelf kwetsbaar op te stellen en aan te geven dat het voor hen te veel wordt. En daar ontstaan problemen. Om de deadline toch te halen, gaan dat soort teamleden in de avonden en weekenden werken.
Dat is geen gezonde manier van werken. Gelukkig verlaagt een projecttool de drempel om hulp te vragen. Je stuurt gewoon een persoonlijk bericht naar een teamlid waarmee je het goed kunt vinden en vraagt om hulp. Het beste is uiteraard om naar iemand toe te lopen, maar mocht je remote werken, dan is dit de beste manier.
4: Eenvoudiger plannen
Decennialang hadden managers moeite met het plannen van projecten. Taken verdelen, doelstellingen formuleren, deadlines stellen en een kostenplan opzetten, het behoorde allemaal tot het takenpakket van de manager. Dat was inefficiënt. Tot nu, door de komst van projecttools is het plannen van projecten een stuk eenvoudiger geworden en zelfs gedeeltelijk geautomatiseerd.
Projecttools helpen je bijvoorbeeld met het stellen van logische deadlines aan de hand van geleverde input. En zo zijn er nog meer features die het leven van de projectmanager makkelijker maken. Daardoor vergroten ze ook nog eens de kans op succes.
5: Projectmatig werken binnen de hele organisatie
Het werken met een projecttool is een absolute meerwaarde voor een bedrijf. Vaak begint het met een klein team dat zelf besluit een projecttool aan te schaffen. Een van de teamleden heeft erover gehoord en wil het gewoon eens uitproberen, de rest stemt ermee in.
Na verloop van tijd zien ze het nut ervan in en beginnen ze erover te praten tijdens pauzes. Meer en meer personeelsleden krijgen er lucht van en willen zelf ook op die manier werken, ze zien wat voor progressie het kleine team boekt en sommigen krijgen last van de ‘fear of missing out’. Het zorgt voor een verandering in de algemene manier van werken binnen organisaties.
Zo gaat het bij menig bedrijf. Het begint klein, maar door de progressie en overzichtelijkheid is de rest snel om. Projecttools moedigen professionals aan om projectmatig te werken. Ook bij kleinere projecten worden borden aangemaakt, professionals werken intensiever samen én het verbetert daardoor ook nog eens de onderlinge band.
Voor sommige bedrijven kan het betekenen dat ze meer winst maken omdat er veel efficiënter gewerkt wordt. Teams maken meer meters zonder dat de kwaliteit daaronder lijdt.
Daarnaast is een projecttool helemaal naar eigen smaak in te richten door verschillende workflows. Denk tevens aan features als API om de systemen waarmee je al werkt te koppelen of een ‘getting things done list’ waardoor de projecttool ook dient als booster voor de productiviteit.
Ook is ‘hour logging’ een mooie toevoeging waarmee teamleden de tijd die ze besteden aan taken kunnen bijhouden . Niet om hen te controleren, maar om meer inzicht te krijgen in de benodigde tijd zodat er in de toekomst nóg efficiënter gewerkt kan worden.
Over de auteur: Guido Schilperoort is oprichter en CEO van Getscope (een all-in-one projecttool). Schilperoort heeft uitgebreide ervaring op het gebied van projectmanagement binnen het digitale landschap.
