Peter Links over zijn internationale consultancyopdracht bij Alstom

15 september 2023 Consultancy.nl 4 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Het is één van de grootste bedrijven ter wereld waar de velen nog nooit van hebben gehoord, terwijl er wereldwijd honderden miljoenen mensen per dag dankbaar gebruik maken van haar producten: Alstom. Deze treinenfabrikant is wereldwijd actief, kent meer dan 75.000 medewerkers en bouwt alles wat op een rails rijdt.

Peter Links – Junior Consultant bij AevesBenefit – is sinds eind 2022 werkzaam op een opdracht bij Alstom in België. In zijn rol als Spare Parts Buyer voor de productielocatie in Brugge is hij betrokken bij de inkoop van producten en reserveonderdelen voor treinen, trams en metro’s.

“Een Spare Parts Buyer koopt eigenlijk alles in wat er in, op of aan een trein, tram of metro zit. Van moertjes tot pantograaf (het verbindingsstuk waarmee de trein stroom afhaalt van de bovenleiding) en van raamstickers tot remschijven”, legt Peter uit.

“In mijn rol ben ik druk met allerlei ad-hoc aanvragen voor meerdere klanten in de Benelux. Zij bestellen verschillende componenten voor hun treinen in onderhoud, trams met storingen of een metro die vanwege een defect onverwacht stilstaat. Al die aanvragen zetten wij om in een inkoopaanvraag naar ons leveranciersnetwerk en zo proberen we zo snel mogelijk de juiste componenten tegen de beste prijs in te kopen.”

“We krijgen ook complete onderhoudstenders gedaan. Dan zijn er zo’n 1.500 componenten te definiëren en uit te vragen bij de markt.”

Een keten vol specialisaties en niches

Alstom is voor veel componenten namelijk afhankelijk van partners die de componenten destijds op maat hebben geproduceerd. Als een tram, trein of metro na 15 jaar wordt gereviseerd, kan het zijn dat de productmallen niet meer beschikbaar zijn, of het materiaal niet meer kan worden geleverd. “In dat geval moet je uitwijken naar leveranciers die het zien zitten zo’n heel productieproces opnieuw op te starten. Het verkrijgen van een competitieve prijs is dan uiteraard een grote uitdaging.”

“Er zijn ontelbaar veel leveranciers die gespecialiseerd zijn in één specifiek onderdeel. Er bestaan slechts een beperkt aantal fabrikanten voor spoorvervoer, dus je hebt te maken met leveranciers die maar een paar van de in totaal 1.500 componenten leveren. Voor je het weet ben je met 300 leveranciers in de ‘regio’ Europa in contact om de juiste prijzen te ontvangen van alle componenten die in een trein worden verwerkt. En dan is het soms nog maar hopen dat iets wat ze 15 jaar geleden hebben geproduceerd, nu nog beschikbaar is!”

Onlogische beslissingen die ineens heel logisch worden

Een andere uitdaging binnen Alstom is het procesgericht inkopen. Als fabrikant van dergelijke omvang moet je processen dusdanig hebben ingericht zodat bekend is wat er besteld wordt, waarom en of dat bij de juiste leverancier gebeurt. “Met supplier panels proberen we onze eigen afhankelijkheid van leveranciers alsook het strategisch belang van deze leverancier wereldwijd in beeld te krijgen. Sommige onlogische keuzes op Benelux-niveau, worden dan ineens heel logisch op Europees of wereldwijd niveau. En dat moet je meegemaakt hebben voordat je het gelooft.”

“Voor mij persoonlijk zie ik ook de grootste uitdaging in de combinatie van het borgen van de processen, terwijl je tegelijkertijd een willekeurige temperatuurmeter zo snel mogelijk van Tsjechië naar Rotterdam moet zien te krijgen omdat er een metro stilstaat. Het liefst wil ik dan op basis van goed vertrouwen iemand meteen die kant op sturen en de administratie achteraf regelen. Maar vanwege de omvang van de organisatie zijn inkoopprocessen in beton gegoten: zonder inkooporder (PO) ben je nergens.”

“Soms is dat frustrerend, omdat je een paar dagen moet inbouwen voor het in gang zetten van de orders maar je leert snel te schakelen: zowel met de leverancier als met de interne stakeholders. Voor één order kan goedkeuring nodig zijn van drie stakeholders: de inkoopmanager, de inkoopdirector en de projectleider van het betreffende voertuig.”

“Daarnaast worden alle PO-nummers aangemaakt door een groot team van 400 man in Roemenië, terwijl je een offerte nodig hebt van de leverancier uit de Verenigde Staten en de distributeur in Frankrijk gevestigd is. Het is dan de kunst om snel te schakelen, alle (interne) stakeholders op scherp te zetten en de administratie zodanig te organiseren dat alles binnen één dag geregeld kan zijn.”

Het werken bij een internationale klant

Werken bij een internationale klant brengt altijd iets extra’s mee. “Ik heb veel geleerd van het internationale leverancierscontact, en de interculturele verschillen op de werkvloer tussen Franse, Belgische en Nederlandse collega’s. Er zijn andere omgangsnormen, manieren van communicatie en managementstijlen. Beleefdheid staat altijd op één, collega’s hebben geen dagje vrij maar gaan op congé en je komt erachter hoe fijn een warme lunch is.”

“Bij Alstom ben je een radertje in een internationale organisatie waarbij alle collega’s hetzelfde doel nastreven: het bouwen van de beste mobiliteitsoplossingen voor de klanten van Alstom. De effort die mensen bij Alstom hierin steken is enorm, en ondanks dat de complexiteit van de organisatie het gevoel soms doet tegenwerken, is alles zo is ingericht om dat ene doel te bereiken. Het is een onwijs gave klant om voor te mogen werken, waar niet één dag hetzelfde is!”