Sanquin breidt samenwerking met Oracle-expert Transfer Solutions uit
Bloedbank Sanquin heeft zijn samenwerking met Transfer Solutions uitgebreid. De Oracle-expert uit Leerdam is nu ook verantwoordelijk voor het IT-beheer van de CLIS-applicatie.
Sanquin is de enige plek in Nederland waar bloed mag worden gedoneerd. De bloedbank telt 400.000 actieve donoren. Met het bloed van de stichting worden jaarlijks zo’n 100.000 patiënten geholpen.
Maar Sanquin is meer dan een bloedbank. De non-profit heeft ook een divisie Research & Labservices, waarvan het Nationaal Screeningslaboratorium Sanquin (NSS) een belangrijk onderdeel is. De stichting heeft daarnaast een commerciële tak, de 100% dochteronderneming Sanquin Health Solutions Group, waar Sanquin Diagnostiek onder valt.
Zowel het Nationaal Screeningslaboratorium Sanquin als Sanquin Diagnostiek wordt ondersteund door een CLIS-applicatie.
CLIS, voluit Centraal Laboratorium Informatie Management Systeem, is een applicatie die de operationele processen van de laboratoria van Sanquin van begin tot einde ondersteunt. Het is een maatwerkapplicatie die al jaren zijn kwaliteiten heeft bewezen, met een bijzondere functionaliteit die specifiek is toegesneden op de processen binnen Sanquin.
De processen die CLIS ondersteunt
De belangrijkste taak van CLIS is het ondersteunen van de screening van alle bloedbankdonaties. In dit proces ondergaat het gedoneerde bloed binnen een gesloten systeem en in batches verschillende tests, om te bepalen of het voldoet aan de voorwaarden voor veilig bloed. CLIS ondersteunt en automatiseert het gehele laboratoriumproces, dat ingezet wordt bij grootschalige screening zoals het testen van de bloeddonors, ook bij coronatesten.
CLIS wordt ook toegepast binnen diverse andere processen, zoals Sanquin Diagnostiek, waar bijzondere en specialistische testen worden uitgevoerd voor ziekenhuislaboratoria, artsen en verloskundigenpraktijken in heel Nederland. Ook ondersteunt het systeem de afdeling die farma- en biotechbedrijven helpt met het ontwikkelen van nieuwe medicijnen.
De migratie van CLIS
CLIS gaat al wat jaren mee, maar is nog altijd springlevend en functioneel; mede dankzij het eigen CLIS-applicatiebeheer en development team. Technisch draaide het lange tijd op Sanquins eigen hardware. Nu de hardware aan vervanging toe is, heeft Sanquin, in lijn met zijn cloud-first-strategie, gekozen voor de Oracle Cloud als doel-platform van CLIS.
IT-adviesbureau Transfer Solutions, al bekend met CLIS uit een eerder project, werd benaderd om mee te denken over de volgende stap.
Om dit te testen werd in 2022 een proof of concept (PoC) gestart, met een proefmigratie van de CLIS-applicatie naar een nieuwe Oracle Cloud Infrastructure. De PoC is overtuigend, met veel inzichten voor beide partijen, en schept vertrouwen voor een succesvolle migratie van CLIS naar de productieomgeving.
In 2023 is het dan zover, de Donorscreening en de Diagnostiek zijn beide inmiddels volledig overgegaan naar cloud.
Van migratie naar technisch beheer
Tijdens de PoC is ook de vraag gesteld waar het infrastructuur beheer van de applicatie ondergebracht moet worden. Albert ten Oever, informatiemanager bij Sanquin Health Solutions: “We hadden al eerder hele positieve ervaringen met Transfer Solutions. Aan het coronaproject van twee jaar geleden hebben we zogezegd warme contacten overgehouden. Ze zijn deskundig, betrouwbaar en pragmatisch. Ook verbindend, wat echt past bij de bedrijfscultuur van Sanquin zelf.”
“Als er acuut een bloedtransfusie moet plaatsvinden en er treden daarbij problemen op, dan moet daar ook acuut op gereageerd worden.”
“De geslaagde proof of concept was meteen weer een nieuwe maatstaf voor ons: zou ook het beheer van zo’n grote applicatie als CLIS bij Transfer Solutions passen? Daarnaast lijkt het me logisch dat de partij die de IT-omgeving heeft ingericht, ook een serieuze overweging verdient als beheerpartij.”
Betrouwbaarheid van mens en machine
Sanquin herkent zichzelf in de kernwaarden van Transfer Solutions: deskundigheid, betrouwbaarheid en professionaliteit, met een grote nadruk op klantvriendelijkheid. “Onze organisatie heeft behoefte aan een betrouwbare leverancier die we altijd kunnen bellen of mailen als er iets mis is”, aldus Ten Oever. “Die vlot kan acteren op basis van afspraken, context en urgentie die er speelt.”
“We hebben gekozen voor 24/7-ondersteuning omdat we ook ’s avonds en ’s nachts aan het werk zijn, en met bereikbaarheidsdiensten in het hele weekend. Het is voor ons dus heel belangrijk dat de IT-omgeving altijd draait.”
Niet alleen bereikbaarheid en beschikbaarheid, maar ook informatiebeveiliging is erg belangrijk. Transfer Solutions heeft de IT-omgeving van CLIS daarom voorzien van een geautomatiseerd monitoringssysteem, waarbij verstoringen of afwijkingen direct worden gedetecteerd. Ook om drie uur ’s nachts garandeert Transfer Solutions dat er meteen actie wordt ondernomen om problemen te herstellen.
Ten Oever: ”De beschikbaarheid van onze dienstverlening richting gezondheidszorginstellingen is ongelooflijk belangrijk. Als er acuut een bloedtransfusie moet plaatsvinden en er treden daarbij problemen op, dan moet daar ook acuut op gereageerd worden. Daar zijn onze bedrijfsprocessen op ingericht, met noodprocedures om uitval van het systeem te kunnen opvangen.”
Om de continuïteit verder te waarborgen is op een geografisch gescheiden locatie een uitwijkomgeving ingericht, die continu up-to-date wordt gehouden en waar, indien noodzakelijk, naar overgeschakeld kan worden.
Beheer van de IT-omgeving
Naast een adequate ondersteuning op de run van de organisatie, verwacht Sanquin dat er onder goed IT-beheer ook inzicht is in foutmeldingen in processen of defecten in hardware.
“Waar het op neerkomt is dat de testuitslag zo snel mogelijk naar de patiënt moet.”
Ten Oever geeft hiervan een voorbeeld: “Nadat de diagnostiekomgeving in productie was genomen, liep er een processbuffer vol waar we melding van hebben gemaakt. Aan de kant van Transfer Solutions is dit uitermate adequaat en vlot gedetecteerd. Ze wisten direct wat er aan de hand was en hebben een herstart gedaan. Dat noem ik goede communicatie, en snel kunnen én willen schakelen.”
Meer dan een klant-leverancierrelatie
Om voorbij een pure klant-leverancierrelatie te komen, kijkt Transfer Solutions ook naar de verdere ontwikkeling van bedrijven of organisaties: de stappen die ze richting de toekomst kunnen en moeten nemen.
Daarom werd er een workshop georganiseerd waarin Sanquin kon kennismaken met Oracle APEX, een techstack die binnen Sanquin nog niet gebruikt wordt, maar in de context van de CLIS-applicatie wel interessant is. De vraag hoe je daarmee begint, of hoe je dat aanpakt, wordt tijdens zo’n workshop of kennissessie heel concreet behandeld, waardoor organisaties een goed beeld krijgen van wat de toepassing van een dergelijke tool nu écht voor hen betekent.
Daarbij merkt Ten Oever dat Transfer Solutions gedrevenheid en bereidheid om kennis te delen aan de dag legt, juist door het organiseren én gezamenlijk deelnemen aan dit soort workshops. “Als het nodig is geeft Transfer Solutions de prikkel om ons up-to-date te houden: misschien moet je het een keer anders doen, nieuwe technologie uitproberen”, legt hij uit.
Resultaatgericht
Uiteindelijk gaat het om het resultaat, waarbij een flexibele opstelling belangrijk is. Zo kan het initiële plan helder uitbeelden wat de oplossing moet zijn, maar kun je gaandeweg door voortschrijdend inzicht tot de conclusie komen dat het toch anders moet. Zo ook Sanquin, dat tijdens de reis de route heeft moeten aanpassen.
Ten Oever: “Onze development-omgeving hadden we gepland in Frankfurt, maar we kwamen uiteindelijk tot de conclusie dat het toch handiger was dat deze naar Amsterdam zou gaan. Dat doe je niet zomaar, daar moeten zorgvuldige stappen voor genomen worden.”
“Transfer Solutions steekt dan direct de handen uit de mouwen, kijkt samen met ons of iedereen meegaat in het nieuwe idee, en organiseert vervolgens wie wat moet doen, en waarvoor. Blijkt na uitgebreid testen dat dit toch niet de goede oplossing zou zijn, dan gaan we weer terug naar de tekentafel.”
Beide teams houden daarbij het oog niet alleen op de bal, maar ook op het doel: het ontwikkelen van goede oplossingen die ook kosteneffectief zijn. Ten Oever: “Waar het op neerkomt is dat de testuitslag zo snel mogelijk naar de patiënt moet. Dat gevoel van klantgerichtheid herkennen we absoluut in de cultuur van Transfer Solutions. Dat je allebei weet wat je ‘normaal’ vindt en hoe je met elkaar omgaat. Wij zijn daarom ook een echte match.”
