Het NIC lanceert volwassenheidsmodel voor maatschappelijk verantwoord inkopen

04 april 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel

Het NIC heeft een nieuwe quickscan gelanceerd. Met behulp van de NIC MVOI-scan kunnen organisaties snel vaststellen waar ze staan op het gebied van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen én stappen zetten om het volgende niveau te bereiken.

De tijd dat een zo laag mogelijke prijs grotendeels bepaalde waar organisaties hun goederen en diensten inkopen ligt steeds verder achter ons. Langetermijndoelstellingen spelen een steeds belangrijkere rol, en daarbij gaat het bovendien niet langer alleen om de belangen van de organisatie zelf, maar ook de samenleving en planeet.

In de bredere shift richting maatschappelijk verantwoord ondernemen vervullen inkoopafdelingen een spilfunctie, stelt Wouter Huisman, Senior Consultant bij Het NIC. “Inkoop is in staat om ambities, wensen en organisatiedoelstellingen omtrent duurzaamheid te vertalen naar een offerteaanvraag voor marktpartijen.”

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen - Hoe volwassen is jouw organisatie?

“Inkoop kan daarmee maatschappelijk verantwoord ondernemen aanjagen en hierin ook bijdragen door bepaalde eisen te stellen in een inkoopproces”, legt hij uit. “Zo kun je ook de markt uitdagen. Contractmanagement borgt vervolgens dat contractuele afspraken – waaronder omtrent maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) – worden nageleefd, wat dus resulteert in het behalen van de verduurzamingsambities.”

Als inkoop- en contractmanagementadviespartner voor organisaties met een maatschappelijke doelstelling, helpt Het NIC inkoopafdelingen hierbij. “Wat betreft MVI betekent dit concreet dat wij de verduurzamingsambities van publieke instellingen vertalen naar aanbestedingsdocumentatie”, vertelt Hervé Banza, Consultant bij Het NIC.

Zelfscan

Om inkoopafdelingen nog beter te helpen om hun maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) naar een hoger plan te tillen, heeft Het NIC nu ook zijn nieuwe quickscan gelanceerd. Met de zelfscan kunnen organisaties makkelijk vaststellen hoe het is gesteld met de volwassenheid op de verschillende onderdelen en subonderdelen binnen maatschappelijk verantwoord inkopen.

De scan vindt zijn oorsprong in het afstudeeronderzoek dat Merel van Dorp deed binnen Het NIC. “De onderzoeksresultaten tonen aan dat het potentieel van MVI nog niet volledig wordt benut omdat organisaties het lastig vinden om ermee te beginnen – en vooral wáár ze moeten beginnen”, vertelt Merel, die inmiddels Junior Consultant is bij Het NIC.

Daarbij is het ten eerste belangrijk om meer bewustzijn te creëren. “Bij beleidsmedewerkers, inkopers, contractmanagers én management”, legt Merel uit. “Ook moet je concrete acties borgen middels procedures, zodat MVI nóg beter kan worden meegenomen in een inkoopproces.”

De inzichten uit het onderzoek vormden de basis van de MVOI-scan. “Het is een tool om inzicht te krijgen in de mate waarin een organisatie duurzaam inkoopt. Ook biedt de tool concrete handvatten om dit beter aan te pakken”, aldus Merel.

Acht dimensies, vier niveaus

Het model brengt de MVOI-volwassenheid van een organisatie in kaart langs acht dimensies. Denk onder meer aan circulariteit, diversiteit & inclusie en klimaat, maar ook beleid & uitvoering en contractmanagement.

NIC-MVOI scan

“Het startpunt is organisatiebreed vastgesteld beleid wat betreft verduurzamingsambities, om vervolgens het beleid te vertalen naar het inkoopbeleid”, legt Wouter uit. “Inkoop, in samenwerking met contractmanagement, kan vervolgens aan de slag met de uitvoering en MVI-thema’s.”

“Contractmanagement is opgenomen zodat beleid, doelstellingen, resultaten en de markt optimaal tot hun recht komen en de lessons learned weer teruggekoppeld worden richting nieuwe aanbestedingen”, vult Hervé aan. “Wij zijn van mening dat inkoop op deze manier écht impact kan maken, omdat de PDCA-cyclus indirect terugkomt in deze acht dimensies.”

Op basis van de score op deze acht dimensies kan een organisatie zien in welk van de vier volwassenheidsniveaus ze zich bevindt: basis, structureren, integreren of optimaliseren. De naam van deze laatste fase illustreert dat je nooit klaar bent: er is altijd ruimte voor verbetering, bovendien moet je altijd blijven meebewegen met een veranderende wereld.

Verantwoordelijkheid voor duurzaamheid

Vanuit de eigen ervaring ziet Het NIC dat er voor veel publieke organisaties vooral nog winst te behalen is door de verantwoordelijkheid voor (inkoop)duurzaamheidsdoelstellingen beter te beleggen. “Er wordt vaak naar inkoop gekeken, maar inkoop is ondersteunend en koopt als het ware in wat de business vraagt”, legt Wouter uit.

Daarbij blijkt de praktijk vaak “weerbarstig”, geeft hij aan. “Organisaties houden in sommige gevallen het duurzaamheidsfeestje tegen vanwege – op korte termijn – te hoge kosten. Ook is er vaak te weinig tijd, waardoor duurzaamheid ondergeschikt raakt in de aanbesteding. Er zit geen incentive bij de financieel verantwoordelijke. Al deze punten raken met name het stuk beleid en uitvoering.”

Merel ziet daarnaast dat MVI vaak nog behoorlijk nauw wordt gedefinieerd. “Veelal zie je de thema’s social return en CO2-reductie voorbijkomen in aanbestedingen. De rest blijft nog wat achter.”

Dat betekent echter zeker niet dat je álle thema’s moet oppakken, legt Hervé uit. “Een belangrijk advies is juist: begin klein en pak alleen de thema’s eruit die voor de organisatie relevant zijn, en ga met die thema’s aan de slag binnen aanbestedingen.”

En waar organisaties volgens Wouter vaak nog terughoudend zijn in het toepassen van de MVI-thema’s binnen criteria of eisen vanwege het ontbreken van de juiste expertise, is er ondertussen heel veel te vinden op het internet aan best practices en tools. “Daardoor gaat dat argument inmiddels niet meer op.”