Tegemoetkomen aan de groeiende zorgvraag met een slimmere inrichting

Argos Zorggroep heeft de ambitie om slimmer te werken. Met als doel om effectiever in te kunnen spelen op de groeiende zorgvraag en het veranderende zorglandschap. BCE Consulting helpt Argos met het applicatiebeheer.

“Binnen de zorg speelt een aantal grote vraagstukken. Bij Argos Zorggroep zien we dit ook terug”, zegt Arnaud van Holst, een leidinggevende binnen het facilitair bedrijf van de zorginstelling.

Neem bijvoorbeeld de ontwikkeling van de zorgvraag. “De komende jaren ontstaat een toenemende zorgvraag, zonder dat hier extra overheidsbudget tegenover staat. Dit betekent feitelijk dat we meer zorg zullen moeten gaan leveren met minder geld en met vrijwel dezelfde bezetting.”

Om deze uitdaging het hoofd te bieden, moet er de komende tijd meer aandacht komen voor “de backbone” van de organisatie: de ondersteunende processen en IT. “Door dit slimmer in te richten – met behulp van procesverbetering en nieuwe technologische ontwikkelingen – kunnen we de zorgmedewerkers ondersteunen en ze laten doen waar zij goed in zijn: zorg leveren”, stelt Arnaud.

Met het herinrichten van de processen kan Argos Zorggroep tegelijkertijd ook een impuls geven aan de ‘employee experience’, legt hij uit. “Voorheen lag de focus vooral op de cliënt, deze stond centraal. De komende jaren wordt de uitdaging vooral om zorgmedewerkers te behouden en vitaal te houden.”

“Een van de manieren om dit te doen is zorgen dat de zorgmedewerkers bij Argos ook echt alle ruimte krijgen om hun werk goed uit te voeren en hun zorghart in te zetten. Dit willen we voor elkaar krijgen door processen slimmer in te richten, waardoor er taakverlichting ontstaat op het gebied van de niet-zorgtaken.”

De oplossing

De focus ligt de komende jaren op het harmoniseren en professionaliseren van alle facilitaire processen. Daarnaast wil de zorginstelling verbeteringen doorvoeren op het gebied van informatietechnologie.

Arnaud: “Alle facilitaire zaken zullen gecentreerd worden onder één noemer, met het doel om slimmer te organiseren met dezelfde kwaliteit. Omdat het over ontzettend veel kleinere processen gaat, die nu versnipperd zijn doordat ze op locaties zelf georganiseerd worden, willen we eerst alle processen centraliseren.”

Het gaat daarbij om zaken zoals de bestellingen van voedsel of linnen, de schoonmaak van het pand, het beheer van de receptie en nog veel meer kleine en grotere processen. Arnaud bracht samen met een kernteam alle processen in kaart, om ze vervolgens over te zetten onder één noemer. “Zodra deze processen gecentraliseerd zijn, ontstaat er overzicht en ruimte voor professionalisering. Vervolgens zullen de verschillende processen stap voor stap verbeterd worden.”

Het plan voor de centralisatie in hoofdlijnen is in 2022 uitgevoerd. Op 1 januari 2023 is Renske van Ewijk, Manager Facilitair Bedrijf, gestart om de routekaart verder uit te werken en de processen stap voor stap onder de loep te nemen en te verbeteren. “Hierbij worden de medewerkers zelf uiteraard betrokken”, legt Arnaud uit.

Een vak apart

Om processen goed door te laten lopen en alvast verbeteringen door te voeren, is Robbert Meereboer van adviesbureau BCE afgelopen jaar ingevlogen als Hoofd Applicatiebeheer. Hiermee wordt ook de wens vervuld om de ICT-afdeling goed voor te bereiden op de veranderingen.

Arnaud: “ICT is echt een vak apart en hier willen we graag meer aandacht voor. De vraagstukken worden alleen maar complexer, daar is vakinhoudelijke kennis voor nodig. Op dit moment is het heel fijn dat we Robbert als high-professional inhuren. Naast de dagelijkse aansturing denkt hij breder mee op de vraagstukken die er liggen.”

Zo houdt Robbert zich bezig met het verder op orde brengen van het securitybeleid. “Om zo te zorgen dat ze klaar zijn voor de toekomst en aan alle wet- en regelgeving blijven voldoen.”

Het uiteindelijke doel is om een ICT-manager aan te nemen die zich hier helemaal op kan richten binnen Argos Zorggroep.

Naast het op orde brengen van het beleid, vraagt dit ook om een stukje bewustwording van de medewerkers. Arnaud: “Goede sloten zijn noodzakelijk, maar mensen moeten ook weten dat ze de deur dicht moeten doen.”