Turner: Lean en 6Sigma filosofie zelden goed toegepast

Lean wordt vaak gezien als methodiek voor procesontwerp, gericht op het terugdringen van verspillingen. Maar Lean is veel krachtiger en in essentie een filosofie gericht op het streven naar perfectie. Het echte succes is de kracht van de individuele medewerker om steeds weer verbeteringen te initiëren. Veel organisaties gunnen zichzelf niet de tijd om deze cultuurverandering te realiseren en structureel beter te presteren.
 
Lean, van oudsher geassocieerd met de (Japanse) maakindustrie, wint de laatste jaren sterk aan populariteit. Vooral in sectoren die diensten en projectmatige producten aan klanten leveren. De basisgedachten van Lean overtuigen iedereen: waardedenken met de klant centraal en een interne procesorganisatie vrij van verspillingen. Gecombineerd met de 6 Sigma-aanpak, die pieken en dalen in processen bestrijdt, biedt Lean een sterke set aan technieken voor stroomlijning van de organisatie.
 
Doorbraak, vooral in houding en gedrag
Door toepassing van de principes van Lean, vinden organisaties vaak een doorbraak in de wijze waarop zij hun bedrijf organiseren. Zo zal een aannemingsbedrijf door just-in-time (JIT) aanlevering van de juiste bakstenen op het juiste moment, precies op de locatie waar wordt gemetseld, veel tijd en geld besparen. Immers, gezoek in de opslag, op en neer gesjouw met stenen over de bouwplaats en beschadiging van overige voorraad treden niet meer op. Die verantwoordelijkheid komt terug bij de leveranciers, die opslag en transport veel beter en goedkoper kunnen verzorgen. De leverancier en de aannemer zullen wel hun logistieke processen goed op elkaar moeten afstemmen. Dit is een wezenlijke cultuurverandering vanuit een verleden waarin de aannemer dicteerde wanneer wat nodig was. In de dienstensector zijn er vergelijkbare voorbeelden van afdelingen die elkaar informatie moeten aanleveren. Ook hier is deze vaak niet direct goed en niet tijdig beschikbaar, waardoor gezocht moet worden naar de ontbrekende stukjes. Kostbare tijd gaat verloren en er ontstaat ergernis op de afdeling.


 
Naast JIT kent Lean andere krachtige principes die een wezenlijke verandering betekenen voor eigen medewerkers en businesspartners. Door dit soort ingrijpende veranderingen heeft het management vaak de verwachting dat ook snel stevige kostenreducties zullen worden gerealiseerd. Dit is echter niet direct het geval. De gedragsverandering die Lean krachtig maakt, kost tijd. Op termijn zal de organisatie succesvoller zijn maar het vergt tijd en consequent leiderschap om behalve aan proces-verbetering vooral ook te werken aan coaching en stimulering van medewerkers in hun nieuwe rol.
 
Kies uit overtuiging… of kies niet
Permanent kennis met elkaar delen, aanspreekbaar zijn op prestaties en streven naar steeds beter zijn de pijlers onder Lean. En tevens de terreinen waarop medewerkers zich kwetsbaar voelen. Lean doe je er dan ook niet even bij. Het management moet oprecht overtuigd zijn. Zij vervullen de belangrijkste voorbeeldfunctie en moeten dagelijks sturen op toepassing van het nieuwe gedrag om inbedding in de cultuur echt te realiseren.
 
Selectief waar het kan
Hoewel de Lean filosofie in haar allesomvattende vorm de meeste voordelen zal leveren, is selectieve toepassing in veel situaties een logische en pragmatische benadering. Zo kan gebruik van first time rightprincipes vaak al snel tot succes leiden. Op een crediteurenadministratie worden bijvoorbeeld alleen complete facturen geaccepteerd terwijl in het verleden de ontbrekende factuurinformatie wel bij elkaar werd gezocht. Leveranciers worden aangesproken betere facturen aan te leveren. Er zijn diverse voorbeelden van situaties waarin de productiviteit verdubbelde en de doorlooptijd daalde met 50-70%. Zo realiseert Lean al voordelen zonder dat een bedrijfsbrede uitrol is gerealiseerd, terwijl verandering van houding en gedrag wel een integraal onderdeel vormt van de verbetering.
 
Echt resultaat door meer zelfstandigheid en betrokkenheid
Lean is niet bij iedereen meteen enthousiast ontvangen. De Engelse term wordt nogal eens als marketingretoriek afgedaan. Meer van inhoudelijke aard is de overtuiging dat het stroomlijnen van de organisatie en strak organiseren van rollen en verantwoordelijkheden leidt tot meer routinematige arbeid en demotivatie van medewerkers. In de praktijk houden deze tegenwerpingen echter geen stand. De vrijheid en zelfstandigheid die elke medewerker krijgt om steeds actief mee te denken over hoe telkens verbeteringen in zijn werkpakket mogelijk zijn, is de ultieme vorm van zelfstandigheid en motivatie die medewerkers kan worden geboden. Juist hierdoor zullen zij het plezier en de passie voor hun werk vergroten. En tegelijkertijd hun bijdrage aan het product en de dienstverlening aan de klant versterken.
 
Een artikel van Jeroen Dekkers, Practice Leader Operational Excellence bij Turner.