AevesBenefit helpt Ergon met opzetten van nieuwe wasserij

Toen Ergon op zoek ging naar een partner voor de ontwikkeling van zijn nieuwe wasserij, haalde het inkoopadviesbureau AevesBenefit aan boord. Het bureau heeft Ergon geholpen bij het opstellen en begeleiden van het aanbestedings- en selectietraject.

Ergon is de uitvoeringsorganisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningsschap Regio Eindhoven (GRWRE) van de gemeenten Eindhoven, Heeze-Leende, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre. Ergon voert voor deze gemeenten een deel van de Participatiewet uit, inclusief de voormalige Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw).

Ruim 2.300 medewerkers met een beperking werken bij Ergon of via Ergon bij een reguliere werkgever. Daarnaast helpt Ergon zo’n 2.000 werkzoekenden per jaar vanuit de Participatiewet aan werk.

Als werkgever biedt Ergon werk aan in diverse sectoren, denk aan assemblage en montage, kwekerij, logistiek, postbezorging en ook textieldiensten. De wasserij die deze textieldiensten aanbiedt is de laatste jaren flink gegroeid en zal naar verwachting verder groeien.

Tegen deze achtergrond had Ergon de ambitie om de capaciteit te verhogen en de kwaliteit van de wasserij te verbeteren. Tegelijkertijd wilde de uitvoeringsorganisatie ook de gelegenheid aangrijpen om zijn wasserij verder te verduurzamen.

De voornaamste functionele doelstellingen binnen de scope:

• Van twee locaties naar huisvesting in één nieuw te bouwen wasserij
• Introductie van radio-frequency identification-technologie (RFID)
• Behoud van minimaal 160 fte werkplekken
• Individuele prestatiemeting
• Duurzaamheid & klimaatbeheersing (USP)
• Toename naar 45 ton wasgoed op weekbasis
• Taakstellend budget

Een nieuwe beschutte omgeving

De wasserij is een beschutte omgeving, wat inhoudt dat mensen hier onder aangepaste omstandigheden en passende begeleiding kunnen werken. Er worden twee soorten wasstromen verwerkt, waarvan de grootste het bed- en badlinnen voor zorginstellingen en tafellakens van restaurants is. Daarnaast kan ook persoonsgebonden wasgoed verwerkt worden, bijvoorbeeld gekenmerkte kleding vanuit een verzorgingstehuis.

De verbeterwens van Ergon is allesomvattend: er moet een nieuwe wasserij komen, waarbij op dezelfde prikkelarme manier in een beschutte omgeving gewerkt kan worden en waar het gehele wasproces van A tot Z kan plaatsvinden.

“De markt voor dit vraagstuk is complex”, zegt Frank Roebroek, managing consultant bij AevesBenefit. Hij was samen met Peter van de Put vanuit AevesBenefit betrokken bij de zoektocht naar en het contracteren van de juiste partner.

“Er komt namelijk veel kijken bij de realisatie, denk aan industriële wasmachines, drogers, hangzakken en transportbanen”, legt hij uit. “Maar ook zijn er warmwaterpompen nodig die de warmte van de mangel en wasdrogers opvangen, zodat deze vervolgens ‘hergebruikt’ kan worden voor de opwarming van het water voor de wasmachines. En uiteraard is er passende software nodig om dit alles soepel te laten verlopen.”

Door de grote diversiteit en complexiteit binnen één uitvraag hadden Van de Put en Roebroek een duidelijk advies voor Ergon. “Een concurrentiegerichte dialoog was hiervoor de juiste aanbestedingsstrategie.” Deze aanpak bestond uit de volgende fases:

Voorbereiding

Het projectteam startte een marktconsultatie om meer informatie te winnen. “Vervolgens kon de selectieleidraad opgesteld worden. In eerste instantie hebben we gezamenlijk met de projectgroep zoveel als mogelijk functioneel omschreven wat er nodig was”, aldus van de Put.

Zo is niet in de aanbestedingsstukken gezet dat er ‘500 wasmachines’ moeten komen, maar dat er zo’n 45 ton wasgoed per maand gewassen moet worden. Van de Put: “Hoe de leverancier dat voor elkaar krijgt, is vervolgens aan hem.”

Voorselectie

Naar aanleiding van de selectieleidraad hebben vier partijen zich aangemeld voor deelname aan de procedure. Hiervan waren twee inschrijvingen ongeldig en zijn terzijde gelegd. Onder het begrip ‘ongeldige inschrijvingen’ vallen alle onaanvaardbare, onregelmatige, niet-geschikte of niet-passende en niet-gedane inschrijvingen.

Dialoogrondes

In de dialoogfase gaat de dialoog echt van start. Beide marktpartijen krijgen een eigen dagdeel toegewezen. De marktpartijen bepalen de agenda en sturen deze vooraf op. De projectgroep controleert, corrigeert waar nodig en accordeert deze gezamenlijk en koppelt dit terug aan de marktpartij.

“Het belangrijkste doel van de dialoog is het toetsen van de invulling die een marktpartij van plan is te geven aan de opdracht. Daarnaast presenteren ze een eerste opzet van een mogelijke opstelling van de wasserij en kunnen zij vragen stellen over alle (on)mogelijkheden”, legt Roebroek uit.

Een voorbeeld: een marktpartij had een opstelling geschetst waarbij de drogers op een extra verdieping geplaatst zouden worden. De vraag luidde daarom: “Mogen we een verdieping/platform plaatsen om daar de drogers op te plaatsen?”

Van de Put en Roebroek hadden als taak om een brede afspiegeling van de organisatie mee te nemen in het aanbestedingsproces. Zo moesten ze er onder meer voor zorgen dat zowel vanuit de werkvloer als vanuit leidinggevenden feedback gegeven kon worden op het traject (en/of antwoorden op vragen).

“Na de laatste dialoogronde hebben we de conceptuitvraag aangepast en herschreven. Belangrijk is wel dat de scope van de opdracht niet verandert. Zodoende werk je van functionele omschrijvingen naar een steeds concretere en gedetailleerdere uitvraag”, vertellen Van de Put en Roebroek.

Offerteprocedure

Na de dialoogrondes werd de aanbestedingsleidraad definitief gemaakt en konden de offertes worden ingediend. Uiteindelijk is één partij gekozen als de winnaar van het aanbestedingstraject.

Waar staan we nu?

Inmiddels staan alle loopbanden en machines in bestelling en is er al gestart met het gereedmaken van de locatie. “Hopelijk zullen de eerste wasjes medio 2023 gaan draaien en kunnen de medewerkers van de wasserij nog jaren in een nieuwe beschutte omgeving hun werkzaamheden uitvoeren”, besluiten Van de Put en Roebroek.