Kunstig aanbesteden: Een kunstwerk aanbesteden middels een prijsvraagprocedure
Het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam is een academisch ziekenhuis waar zorg, wetenschap en onderwijs evenals gastvrijheid aan patiënten, bezoekers, medewerkers en studenten centraal staan. Dit grootste academisch medisch centrum van Nederland ontvangt dagelijks grote hoeveelheden patiënten en bezoekers en heeft zo’n 15.000 personeelsleden.
Niet gek dus dat de openbare ruimtes van het ziekenhuis er (naast schoon, netjes en verzorgd) ook best inspirerend uit mogen zien. Kunst kan daaraan bijdragen. Het gebouw is ruim van opzet, straalt rust uit en leent zich daarom goed voor het tonen van kunst.
Omdat er voor kunst geen uitzondering geldt in de aanbestedingswet, moeten ook kunstaankopen worden aanbesteed. Niet zomaar een aanbesteding.
De inkoopafdeling van het Erasmus MC wilde graag een aanbestedingsprocedure inzetten die goed aansluit bij de aanschaf van een kunstwerk: namelijk een prijsvraag, waarbij kunstenaars zich kunnen onderscheiden met hun creativiteit door het indienen van een uniek ontwerp. Aan AevesBenefit de taak om deze uitzonderlijke procedure te begeleiden.
De procedure
De aanbesteding moest leiden tot een nieuw kunstwerk op het voorplein van het Erasmus MC. De prijsvraag vond plaats volgens de niet-openbare variant, waarbij het aantal aanbieders wordt beperkt door een pre-kwalificatie. Hierdoor ontstaan twee fases.
Om de aanbesteding voldoende onder de aandacht te brengen bij kunstenaars, werd deze niet alleen via TenderNed in de markt gezet. Zo is er bekendheid gecreëerd via de LinkedIn-pagina van het Erasmus MC en via BK-informatie, het vakblad voor beeldend kunstenaars. De leveranciers op deze markt kunnen namelijk kunstorganisaties zijn, maar ook beeldend kunstenaars of zelfstandig ondernemers.
Fase 1
Aan geïnteresseerde kunstenaars is gevraagd een visie te schrijven met een voorstel in de vorm van een plan van aanpak. De kunstenaar mocht zelf bepalen welke locatie het beste zou passen bij zijn kunstwerk. Daarbij zijn er door Erasmus MC drie potentiële locaties aangewezen. Via plattegronden en foto’s uit diverse hoeken is dit weergegeven in de aanbestedingsstukken.
In het plan moest de kunstenaar de keuze voor zijn gekozen locatie onderbouwen en aangeven waarom zijn kunstwerk zou aanspreken bij het publiek. De locatie is namelijk openbaar en wordt door een breed publiek bezocht.
Uiteraard werden er ook eisen gesteld aan het kunstwerk, zoals maximale kosten en een uiterlijke opleverdatum. Ook was een vereiste dat het kunstwerk minimaal 30 jaar mee moet gaan en de onderhoudskosten mochten maximaal 5% van de waarde van het kunstwerk zijn.
Tot slot moesten inschrijvers voldoen aan twee kerncompetenties: ervaring met het ontwerpen van kunstopdrachten in publieke buitenruimtes enerzijds en ervaring met kunstontwerpen die passen bij de architectuur van het betreffende gebouw en de doelgroep anderzijds.
Inherent aan een prijsvraagprocedure is dat een onafhankelijke jury alles beoordeelt. Alleen indien een inschrijver aan alle eisen voldeed en de jury de visie met het plan van aanpak tenminste met ‘voldoende’ had beoordeeld, werd de inschrijver geschikt bevonden.
In totaal waren er 16 geschikte inschrijvingen, maar er konden er slechts drie door naar de tweede fase. Door de kunstenaars te ranken op basis van de scores op de visie met plan van aanpak kon worden bepaald wie er door mochten. De drie gelukkige kunstenaars kregen een bedrag uitgekeerd om fase 2 uit te werken.
Fase 2
De drie kunstenaars werkten het ontwerp, zoals gepresenteerd in het plan van aanpak, verder uit. Als onderdeel van de 2e fase mochten zij individueel hun gedetailleerde ontwerp in maximaal een uur tijd presenteren aan de jury.
De vorm van deze presentatie stond vrij. Zo liet een kunstenaar een video zien, betrok de ander een digitaal ontwerpprogramma in de presentatie, werden er miniaturen gepresenteerd van de mogelijke kunstwerken en werd het materiaal waarmee het kunstwerk gemaakt zou gaan worden meegebracht om te laten zien.
De beoordeling
AevesBenefit-consultant Annemarie Mansvelder beoordeelde zelf niet, maar was bij alle stappen in de procedure nauw betrokken. Ze vertelt: “Bij deze bijzondere aanbestedingsprocedure maak je optimaal gebruik van de creativiteit van de markt. Daardoor kregen we drie uiterst verschillende kunstwerken gepresenteerd. De jury beoordeelde onder andere of het kunstwerk past bij de functie, doelgroep, situatie en architectuur van Erasmus MC.”
De jury bestond uit leden van de Kunstcommissie Erasmus MC. Zij zijn verantwoordelijk voor het aanschaffen en beheren van beeldende kunst aan de wand, op de vloer en in de lucht in de openbare ruimte. Ook voor de jury was het nieuw om op deze manier een kunstwerk aan te schaffen en te beoordelen. Een enorme uitdaging om binnen de kaders te blijven en objectief te oordelen. Daarbij is het de taak van AevesBenefit om hierbij goede hulp en begeleiding te bieden.
Annemarie: “Het is belangrijk om goed te motiveren waarom een kunstwerk wel of niet zou passen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door het kunstwerk door diverse ‘brillen’ te bekijken. Hierdoor is er goed gekeken of het kunstwerk een breed publiek aanspreekt, zoals het personeel, kinderen, zieke mensen maar ook de bezoekers. Zíj moeten uiteindelijk een stukje beleving uit het werk halen. Aan de kunstenaar de taak de jury te overtuigen om dit zo goed als mogelijk te laten zien en uit te werken.”
De uiteindelijke winnaar is het ontwerp van de beeldend kunstenaar Nadim Karam (de founder van Atelier Hapsitus in Beirut en Nadim Karam Studio in Rotterdam). Het werk ‘Pop up Bubbles’ verbeeldt dromen van mensen, nu en in de toekomst. De 7,5 meter hoge, stalen sculptuur bestaat uit twintig vormen van luchtbellen met daarin poëtische figuren.
De jury is met name positief over de gelaagdheid in dit werk: “Iedereen kan zijn eigen beeld vormen. Het is toegankelijk voor iedereen, maar heeft ook een eigen verhaal voor iedereen. De kunstenaar spreekt over dromen en niet over ziek zijn of beter worden, waardoor de mens als individu met haar eigen verhaal centraal staat en niet enkel de patiënt.”
Resultaat, evaluatie en vervolg
Het Erasmus MC en de juryleden waren zeer positief over de samenwerking. “Deze aanbesteding middels een voor hen nieuwe procedure is met een super resultaat afgesloten. AevesBenefit heeft deze procedure van A tot Z begeleid, voorzien van het juiste advies én voor een haalbare planning gezorgd, waarbij rekening is gehouden met het maken van het kunstwerk”, aldus Mansvelder.
Om het creatieve proces dat daarmee gepaard gaat optimaal ruimte te geven, is binnen de twee fases van de procedure voldoende tijd gegeven aan de kunstenaars voor het uitwerken van de inschrijvingen. Ook heeft de projectgroep goed nagedacht over het enerzijds zorgvuldig stellen van randvoorwaarden, en anderzijds veel opties open laten.
Door de aanbesteding niet “dicht te timmeren”, konden kunstenaars hun creativiteit optimaal aanspreken. Het Erasmus MC en de winnende kunstenaar gaan nu aan de slag met het aanvragen van de gemeentelijke vergunning(en) en de uitvoering. Volgens planning zal het kunstwerk eind 2022, begin 2023 worden geplaatst.
