BCE Consulting helpt Aces Direct met professionaliseringsslag
BCE Consulting heeft de afgelopen periode de Tilburgse IT-dienstverlener Aces Direct geholpen bij verschillende veranderinitiatieven. Een gesprek met Sven van Boxtel, algemeen directeur van Aces Direct, over de uitdagingen, oplossingen en samenwerking.
“Wij willen gezien worden als een volledig IT-businesspartner. Hierbij hoort ook de rebranding die wij onlangs doorgevoerd hebben, een nieuwe visie waarin de ‘Aces 8’ centraal staat. Dit zijn acht vaste, doorlopende punten die samen zorgen voor een continue loop van vooruitgang”, zegt Van Boxtel, die inmiddels zestien jaar werkzaam is bij Aces Direct.
“We richten ons hierbij op organisaties met 100+ werkplekken, waar wij de gehele werkplekinrichting oppakken met alles wat daarbij komt kijken.”
Om deze groei te kunnen bereiken staat het verder professionaliseren van projectmanagement centraal. Groei, co-creatie en ownership zijn hierbij belangrijke elementen. “Aces Direct is geen top-down organisatie, maar een plek waar gelijkwaardigheid hoog in het vaandel staat als het gaat om inbreng.”
Zo is Aces Direct – dat circa 80 mensen telt – dan ook gevestigd in een pand dat is ingericht is als dorpsstructuur ‘The Village’. Dit biedt een kapstok voor medewerkers om mee te denken in ontwikkelingen en verbeteringen. Zo zijn er burgemeesters, die gekozen en gewaardeerd worden, er is een ondernemingsraad (‘gemeenteraad’).
De grote IT-vraag
Om de groeidoelstellingen te ondersteunen was het management van Aces Direct op zoek naar hoe de IT-resources in lijn konden worden gebracht met de businessdoelstellingen.
Van Boxtel: “Om IT voor de business te laten werken, zijn we begonnen met ons eigen IT-landschap onder de loep te nemen. Hoe zit het met de beheersbaarheid, onderhoud en veiligheid? Hoe richten we de workflow in? Daarnaast was al duidelijk dat er op redelijk korte termijn een ander CRM-systeem zou moeten komen, een grote ‘ader’ binnen de organisatie.”
“Al met al een vrij chaotisch plaatje met een hoop vragen. Daarbij konden we wel wat hulp bij gebruiken. We hebben toen BCE Consulting aan boord gehaald.”
“BCE Consulting is van start gegaan met een inventarisatie van het IT-landschap. Het rapport dat hieruit uitkwam bood een mooi inzicht en duidelijke kansen. Zo’n kritisch rapport doet altijd een beetje pijn, maar dat is natuurlijk juist goed. We willen graag samenwerken met een partij die de vinger op de zere plek kan leggen en ons positief kritisch vertelt waar verbeterpunten en kansen liggen. Dat kan BCE Consulting als geen ander.”
De conclusie van het rapport? “De structuur van de besluitvorming mist een heldere ‘wanneer-hoe-wat’, waardoor er lastiger procesmatig gekeken kan worden naar de doorloop en toetsing van besluiten. Dat kan beter!”
Uitvoering en aanpak
Om de structuur van besluitvorming te borgen is er een team Portfoliomanagement in het leven geroepen. Een team met een heldere overlegstructuur die op basis van business cases besluiten neemt. Twee adviseurs van BCE Consulting hebben de uitvoering en begeleiding hiervan opgepakt.
Van Boxtel: “BCE heeft bijgedragen aan het in- richten van een nieuwe besluitvormingsstructuur, waardoor IT ondersteunend is aan de business en er meer ownership ontstaat.”
Daarnaast is er gekozen voor een nieuw CRM-systeem (Customer Relationship Management), die beter aansluit op de nieuwe richtlijnen en groeiwensen. BCE Consulting was betrokken bij de tenderfase, en heeft ook de implementatie begeleid als projectleider. “Zonder de hulp van BCE Consulting hadden we zeker voor een aantal onhandigheden gestaan gedurende de migratie”, aldus Van Boxtel.
“Inmiddels staat er een CRM met meer inzicht waar iedereen heel tevreden mee is.”
Terugkijkend op de samenwerking met BCE Consulting zegt Van Boxtel: “Het fijne aan de samenwerking is dat zij ons echt vertellen waar het op staat. Positief kritisch. Ze hebben een ondernemersmentaliteit, houden een menselijke maat aan en er wordt naar het hele plaatje gekeken voordat zij met een oplossing komen. De hands-on mentaliteit van BCE Consulting past bij onze drive.”
