Het belang van goede algemene voorwaarden voor een consultant

Het zijn bekende termen in het bedrijfsleven: leveringsvoorwaarden of algemene voorwaarden. Veel consultants vragen zich af of het opstellen van voorwaarden wel op hen van toepassing is. Het voelt misschien overdreven, jouw klanten zullen toch niet moeilijk gaan doen in de toekomst? Toch kan dit elke adviseur natuurlijk altijd gebeuren.

Het is daarom verstandig om afspraken te maken waarin je vooraf duidelijk bent over wat er van zowel jou als je opdrachtgever verwacht wordt. Goede voorwaarden kunnen zo een hoop gedoe voorkomen.

Wat zijn leveringsvoorwaarden?

Door voorwaarden op te stellen bij een overeenkomst of contract bij een opdracht is het voor de opdrachtgever duidelijk hoe het onder meer zit met aansprakelijkheid en betalingen. Ze worden ook wel algemene voorwaarden of “de kleine lettertjes” genoemd. Met de leveringsvoorwaarden dek je je als onafhankelijke consultant in voor risico’s die bij het ondernemerschap horen.

Waarom voorwaarden opstellen als consultant?

Met duidelijke voorwaarden weet je zeker dat jij en je cliënt dezelfde verwachtingen hebben. Niemand gaat een opdracht of contract aan met een conflict als doel, maar mocht het wel gebeuren is het voor beide partijen duidelijk wat de volgende stappen zijn.

Het bespaart je tijd

Bij elke nieuwe overeenkomst zijn de voorwaarden van toepassing en hoef je deze niet opnieuw op te stellen voor elke opdrachtgever. Daarnaast scheelt het een hoop tijd bij een conflict als je duidelijke afspraken hebt gemaakt en je kunt verwijzen naar je voorwaarden.

Het bespaart je geld

Tijd is geld, maar ook het beperken van je aansprakelijkheid kan je een hoop geld besparen. Je kunt het nooit volledig uitsluiten, maar wel een (redelijk) maximaal bedrag instellen waarvoor je aansprakelijk kunt worden gesteld mocht je een verkeerd advies geven of een fout maken in je werk.

Het geeft duidelijkheid

Door de algemene voorwaarden is de situatie voor iedereen vooraf duidelijk zodat discussies en ingewikkelde rechtszaken voorkomen kunnen worden.

Het geeft vertrouwen

Met algemene voorwaarden geef je aan dat je een professional bent, wat klanten een teken van vertrouwen geeft. Dit komt jouw reputatie als consultant ten goede. Met redelijke voorwaarden zullen opdrachtgevers bovendien eerder bereid zijn van jouw diensten gebruik te maken.

Wat leg je vast in je leveringsvoorwaarden?

Wat je in je leveringsvoorwaarden opneemt, verschilt uiteraard per ondernemer. Er zijn een aantal afspraken die bijna altijd in deze voorwaarden terugkomen, bijvoorbeeld:

• Offertes: hoe lang deze geldig zijn.
• Betalingsvoorwaarden: de betalingstermijn en wat er gebeurt bij een niet-tijdige betaling.
• Aansprakelijkheid: beperking van je aansprakelijkheid bij schade.
• Wat er gebeurt bij geschillen: gaat dit bijvoorbeeld via de rechter of een geschillencommissie?

Sta sterker door het beperken van je aansprakelijkheid

Hier geven we een aantal tips voor afspraken die we je aanraden om op te nemen in je leveringsvoorwaarden. Hiermee beperk je je aansprakelijkheid en daarmee je risico als ondernemer.

Tip 1: Sluit indirecte schade uit

De definities directe en indirecte schade worden vooral gebruikt om een onderscheid te maken tussen schade die dicht bij de gebeurtenis ligt en schade die daar verder vanaf ligt.

Voorbeeld: Als jij een fout maakt en de klant maakt kosten, maar ook de reputatie van de klant lijdt hieronder, dan is reputatieschade het indirecte gevolg van jouw fout.

Het is belangrijk om indirecte schade zoveel mogelijk specifiek te benoemen in je leveringsvoorwaarden als je situaties zoals deze wilt uitsluiten.

Tip 2: Beperk de duur van de aansprakelijkheid

In principe kun je nog jaren na het maken van een fout aansprakelijk gesteld worden. Een opdrachtgever zou jou als ondernemer bijvoorbeeld vandaag nog aansprakelijk kunnen stellen voor een verkeerd advies dat je in 2012 hebt gegeven. Ook al is de kans klein, het is altijd verstandig om je aansprakelijkheid te beperken tot een maximaal aantal jaren na het afronden van een opdracht.

Wees hierbij niet te onredelijk door een korte periode in je voorwaarden op te nemen, maar houd een maximum aan van rond vijf jaar. Anders kan een rechter je leveringsvoorwaarde als onredelijk beschouwen.

Tip 3: Beperk het bedrag waarvoor je aansprakelijk gesteld kunt worden

Als ondernemer zit je niet te wachten op hoge schadeclaims. Vaak wordt dan ook de vraag gesteld hoe je eventuele kosten kunt beperken. Dit kan door het bedrag waarvoor je aansprakelijk gesteld kunt worden te limiteren. Het is gebruikelijk om hier een aantal maal jouw opdrachtsom voor te kiezen.

Voorbeeld: Stel je voor, als IT-consultant reken je €20.000 voor het leveren van nieuwe software aan een bedrijf dat van CRM-systeem wil wisselen. De huidige data moet overgezet worden en de nieuwe software moet grote volumes informatie aankunnen.

Tijdens de implementatie blijkt dat de geleverde software niet in staat is om alle data te verwerken. De klant heeft hoge kosten gemaakt voor invoering en de totale schadepost komt uit op €125.000. Als je je aansprakelijkheid hebt beperkt tot drie maal de opdrachtsom bedraagt je totale aansprakelijkheid slechts €60.000.

Let op! Het is nooit mogelijk om je aansprakelijkheid bij fouten volledig uit te sluiten. Onredelijke leveringsvoorwaarden kunnen bij conflicten namelijk compleet worden genegeerd, mocht het op een rechtszaak aankomen.

Tip 4: Zorg ervoor dat je goed verzekerd bent

Van grote organisaties tot individuele opdrachtgevers, ze vertrouwen op jouw expertise en ervaring. Pakt een advies toch verkeerd uit? Dan wil je je geen zorgen maken om torenhoge kosten en ingewikkelde rechtszaken. Je kunt namelijk nooit alle aansprakelijkheid uitsluiten in je leveringsvoorwaarden.

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) beschermt jouw onderneming voor aansprakelijkheid voor financiële schade die anderen lijden, door een beroepsfout van jou. Hoewel aanspraken niet zo vaak voorkomen als in de medische of juridische sectoren, zijn de bedragen waarom het gaat binnen consultancy vaak een stuk hoger, soms zelfs tot in de tonnen.

Voorbeeld: Je interpreteert als consultant een rapport verkeerd en geeft advies gebaseerd op onjuiste gegevens. Het bedrijf heeft de wijzigingen doorgevoerd en moet veel kosten maken om deze te corrigeren.

Met deze verzekering betaal je de financiële gevolgen niet uit eigen zak en krijg je juridische ondersteuning bij een conflict. De beroepsaansprakelijkheidsverzekering is niet verplicht vanuit de wet, maar in veel gevallen vraagt een klant er wel om.

Let op! Wist je dat je tot vijf jaar (tenminste) na het maken van een beroepsfout nog aansprakelijk gesteld kunt worden? Als je al een verzekering hebt, maar deze wilt opzeggen, ben je niet meer gedekt voor de periode dat je de verzekering nog wel had. Gelukkig kun je bij sommige verzekeraars overstappen en gebruikmaken van dekking voor beroepsfouten met terugwerkende kracht (inloop). Dus hoe eerder je de beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluit, hoe beter.

Wat als een opdrachtgever niet akkoord gaat met je voorwaarden?

Wanneer je deze afspraken duidelijk vastlegt in je voorwaarden, kun je er een beroep op doen in het geval van een geschil of discussie. Maar ook al heb je duidelijke voorwaarden opgesteld om je aansprakelijkheid te beperken, soms willen je opdrachtgevers er niet mee akkoord gaan.

Kies je er in dat geval alsnog voor om een overeenkomst zonder voorwaarden aan te gaan met de klant, dan loop je meer risico. Als je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebt afgesloten en je wordt aansprakelijk gesteld voor bijvoorbeeld een beroepsfout of verkeerd advies, dan kan er door de verzekeraar een hoger eigen risico worden gerekend.

Het is daarom altijd belangrijk om duidelijke en eerlijke voorwaarden op te stellen en deze duidelijke te communiceren, voordat je een opdracht aanneemt.

Meer info om jouw onderneming te beschermen

Zoals eerder aangegeven, kun je je aansprakelijkheid nooit helemaal uitsluiten. Daarnaast kan een conflict altijd voorkomen. Jezelf extra indekken voor hoge kosten of rechtsbijstand is daarom geen overbodige luxe.

Met een flexibele verzekering die je dagelijks kunt opzeggen of wijzigen, en die transparante voorwaarden heeft, zit je nergens aan vast en bescherm je je onderneming voor onverwachte situaties.

In het kort

Risico’s zijn er altijd, die horen nu eenmaal bij ondernemen. Hierbij nog even in het kort wat je zelf kunt doen om je aansprakelijkheid en risico’s te beperken:

• Zorg voor duidelijke voorwaarden en hanteer deze op de juiste manier.
• Beperk het bedrag voor aansprakelijkheid tot op redelijke hoogte.
• Sluit schade voor bedrijfsstilstand en indirecte schade uit.
• Beperk de duur van je aansprakelijkheid.
• Zorg ervoor dat je klant akkoord gaat met je voorwaarden.
• Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af.

Onze contentpartner: Insify

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Insify, een verzekeraar voor de zakelijke markt. Met de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Insify kunnen ondernemers zich verzekeren voor aansprakelijkheid voor financiële schade die anderen (zoals opdrachtgevers) lijden, door een beroepsfout van jezelf.

Of je nu werkt als strategisch adviseur, management consultant of IT-consultant, met Insify heb je de vrijheid om te doen waar je goed in bent, zonder papierwerk en gedoe met tussenpersonen. Voor ondernemers, door ondernemers.

Enkele voordelen die Insify voor zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering belooft: afgesloten in twee minuten, geen hoge advieskosten, transparante voorwaarden, inloopdekking voor overstappers, inclusief rechtsbijstand en kosten voor verweer, en dagelijks kosteloos opzeggen of wijzigen.