Mammoet werkt met Finext aan programma- en veranderaanpak
Bij het opzetten van een wereldwijd strategisch programma kiest Mammoet voor een planmatige aanpak. Omdat Mammoet geen specialist is op het gebied van grote veranderprogramma’s, brengt Finext deze expertise in. Zo krijgt het miljoenenprogramma een gestructureerde programma- en veranderaanpak en een programma management office.
Mammoet bestaat al meer dan 200 jaar en is een marktleider in zwaar horizontaal en verticaal transport. Het bedrijf heeft zo’n zesduizend mensen in dienst en is onderdeel van SHV, een familiebedrijf dat ook eigenaar is van onder andere Makro, Nutreco, ERIKS en SHV Energy.
Om ook in de toekomst voorop te blijven lopen, ontwikkelde Mammoet zijn ‘Reshape to win’-strategie. Mark de Jong, programmadirecteur bij Mammoet, vertelt hierover: “We willen meer toekomstgericht en strategisch sturen. Zo willen we onze concurrentiepositie wereldwijd nog verder verbeteren, en marktleider blijven.”
Aanpak programma vanuit veranderperspectief
Investeren in een ERP-programma is één van de pijlers om deze strategie meetbaar en werkbaar te maken. De Jong ziet zo’n ERP-programma vooral als een veranderprogramma: “Het verbeteren van je bedrijfsefficiëntie is voornamelijk een groot changemanagementprogramma, systemen vormen daar maar een klein onderdeel in. Je moet dan ook voornamelijk op de change focussen.”
Deze visie sluit nauw aan bij de visie van Finext op programmamanagement. “Een programma is pas geslaagd als er draagvlak is en de nieuwe manier van werken daadwerkelijk gebruikt wordt,” vertelt Vanessa Rouw. Zij is vanuit Finextnauw betrokken bij de inrichting van het programma en het Programma Management Office (PMO).
Planmatige programma-aanpak met MSP
Draagvlak creëren is dan ook een belangrijk component van het programma. Dat kan een spanningsveld opleveren. De Jong: “Draagvlak ontstaat bij de beste oplossing voor velen, wat niet per se de beste technische oplossing hoeft te zijn. Dit zijn twee verschillende assen, die samen de essentie van een goed programma vormen. Bij veel bedrijven gaat het hier fout.”
Samen met Finext wordt voor een gestructureerde aanpak gekozen, gebaseerd op Managing Successful Programmes (MSP). “MSP geeft een goede basis, die we per situatie aanvullen met elementen uit Value Based Project Management, Agile en Lean, zodat je precies datgene gebruikt wat nuttig is,” vertelt Rouw.
De gestructureerde inrichting van het programma was een grote wens van De Jong. “Ik ben nogal van het planmatig werken, dat past bij mij. Mammoet is extern heel goed in het managen van complexe projecten, maar voor interne projecten hadden we nog geen framework of plan.”
De aanpak van het programma omvat ook het inrichten van een PMO. “Het opzetten van een PMO helpt bij het maken van keuzes,” zegt De Jong.
Ook helpt het PMO bij het vinden van een goede balans tussen sturen op intuïtie en sturen op tijd, geld en scope. De Jong: “Ik kan vrij zwart-wit en feitelijk zijn, maar voor de langere-termijn richting stuur ik meer op intuïtie. Binnen het programmateam wil je verschillende type mensen, zodat die je op beide assen scherp houden.”
Daarnaast wordt de besluitvorming helder neergezet. “Wie mag waar iets van vinden? Dat moet je vooraf met elkaar besluiten. Dan praat je over het neerzetten van een Global Process Organization (GPO). Die is er informeel al wel, maar die moet formeel worden. De stap van het aankondigen van lijstje naar draagvlak binnen het hele bedrijf is niet zomaar gezet.”
Heldere keuzes rondom programma-inrichting
De gewenste planmatige aanpak van het programma is één van de redenen om de hulp van Finext in te schakelen. “Een wereldwijd programma is een weg met veel obstakels, en als bedrijf zijn we niet gewend om dit soort programma’s te doen. Per steen die je optilt, moet je keuzes maken,” stelt De Jong. “Omdat wij de kennis en kunde van dit soort programma’s niet hebben, helpt het om een partij als Finext erbij te hebben.”
De programmadirecteur is enthousiast over de samenwerking. “Welke steen je ook optilt, je kunt een gezonde discussie hebben over de juiste aanpak of de ervaringen bij andere bedrijven. Een belangrijke toegevoegde waarde van Finext is dat zij niet alleen de expertise heeft, maar die ook op een begrijpelijke en eenvoudig toegankelijke manier overbrengt.”
Ook past de cultuur van Finext goed bij die van Mammoet. “De manier van samenwerken, de standaarden en de pragmatiek passen heel erg bij de aannemerswereld. De pragmatische insteek is onderscheidend ten opzichte van concurrenten.”
Covid-19
Na een voortvarende start wordt het programma tijdelijk on hold gezet. “Enorm zonde, maar helaas is het door de coronacrisis niet anders,” zegt De Jong. “We waren net zover dat we met een wereldwijd team gezamenlijk de programmadoelen hadden opgesteld, één van de leukste momenten van het programma. Binnen korte tijd hadden we een goed momentum te pakken. Daar denk ik met veel genoegen en trots op terug.”
Het programma is er klaar voor om operationeel te draaien: “De doelstellingen zijn duidelijk, met budgetten en planningsdoelstellingen vertaald naar deel-opleveringen,” vertelt De Jong. “We hebben een on-boarding pack, rapportages en een concrete overleg- en besluitstructuur. Ook hebben we standaardagenda’s, opgedeeld in subpakketten.”
Ondanks dat het programma tijdelijk gestopt is, heeft de planmatige aanpak wel al resultaten opgeleverd. De Jong: “Het geeft mij de bevestiging dat wij zelf niet in staat zijn om een programma zoals dit in het juiste framework te plaatsen. Nu hebben we goede discussies gehad over governance, rollen, besluitvorming en vastlegging van die besluiten. Daardoor hebben we antwoord op de vraag hoe je een miljoenenprogramma opdeelt in hapklare brokken die iets opleveren.”
