MOJEO werkt mee aan megabouwproject in hartje Kerkrade
Sinds een aantal jaren werkt Kerkrade aan plannen voor het Center Court Kerkrade (tegenwoordig Vie), om bewoners van Kerkrade en de omgeving een impuls te geven op het gebied van gezondheid en vitaliteit. Het project behelst naast tal van programma’s, deelprojecten en initiatieven op het gebied van vitaliteit ook de bouw van een groot sportcomplex, zwembad en een kenniscentrum voor gezondheid en vitaliteit.
Met een budget van vele tientallen miljoenen is het één van de grootste initiatieven in de zuidelijke regio. Het aantal mensen dat (in)direct bijdraagt gedurende de looptijd van het programma zal toenemen van enkele tientallen naar enkele honderden.
Om controle te houden over dit megaprogramma besloot de gemeente Kerkrade in het eerste kwartaal van 2020 een programma management office (PMO) op te zetten. Een PMO is een organisatie-eenheid die condities creëert en bijdragen levert aan een succesvolle uitvoering en realisatie van een programma.
Jeroen van Doremalen, Senior Projectmanager bij MOJEO, is in juni 2020 gestart bij de opdrachtgever om samen met de interne PMO’er, Daisy Broeders, een programma management office op te zetten.
“Een PMO biedt besluitvormers inzicht en controle door onder meer het opstellen van voortgangsrapportages, het ordenen van projectdocumentatie, deze ter beschikking stellen bij de juiste doelgroepen, het aanbrengen van structuur voor verschillende overleggen en het vastleggen hiervan”, aldus Van Doremalen en Broeders.
Van Doremalen ging eerst in gesprek met de stakeholders en belanghebbenden binnen de projectorganisatie, waardoor duidelijk werd waar de behoefte ligt. Naar aanleiding van deze inventarisatie is hij met een voorstel gekomen hoe een PMO de verschillende behoeftes voor het programma kon invullen.
Met een soepele overgang van het goedgekeurde voorstel naar verdere implementatie, heeft Inge Crijnen, Project Management Officer bij MOJEO, geleidelijk de bemensing van het PMO vormgegeven. Hiermee werd nog meer houvast geboden om de bouwblokken in de toekomst goed uit te kunnen voeren.
Daarnaast heeft Crijnen meegeholpen bij de standaardisatie van de taken die binnen het PMO vallen, zoals het maken van agenda-templates, een actie- en besluitenlijst, programmatijdlijn, rapportagetool en handboek waarin alle informatie van het programma duidelijk is geformuleerd (programmabenaming, opslag van projectdocumentatie, programmastructuur en communicatiestructuur).
Met behulp van de PMO zijn de bouwblokken Planning, Stakeholder Management & Communicatie, Finance en Rapportages binnen tijd en budget geïmplementeerd.
Naar aanleiding van de implementatie en bemensing van het PMO wordt er efficiënter vergaderd, is er meer duidelijkheid en structuur in het programma, geven de rapportagetool en het dashboard het kernteam meer inzicht en de mogelijkheid om het project beter te kunnen sturen en bewaken.
Daarnaast zijn er door MOJEO zaken rondom de programma-inrichting aangestipt en verbeterd. Zo is de plaats van het PMO veel prominenter geworden en komt er een stevig mandaat. Hiermee wordt ook duidelijk dat het PMO een centrale plek inneemt in het programma.
Verfrissend en van waarde
Projectdirecteur Raph Stijns kijkt terug op een prettige samenwerking met het adviesbureau: “Jeroen en Inge hebben ons vanuit hun beider rol ontzettend geholpen op een respectvolle, integere, deskundige en boven alles vriendelijk wijze. Jeroen ontpopte zich op grond van zijn ervaring als senior projectmanager al snel tot een soort klankbord voor mij als projectdirecteur in zaken die het managen van processen binnen de context van een complex project aangaan.”
“Inge wist op haar beurt bijzonder snel te schakelen als het ging om het inzichtelijk maken van moeilijke(re) materie en hoe deze vervolgens op een vrij eenvoudige wijze in een dashboard-achtige omgeving over het voetlicht kon worden gebracht. In een politiek bestuurlijke omgeving waren beider inzichten verfrissend en van waarde.”
