MOJEO helpt Obvion met opzetten en bemannen van een PMO
Het Octopus programma bij Obvion Hypotheken heeft als doel om een nieuw model te implementeren voor het berekenen van kapitaal en voorzieningen, en onderliggende processen en systemen aan te passen. Vanwege de complexiteit van het programma koos het programmateam ervoor een projectmanagement office op te tuigen.
De naam Octopus is gekozen vanwege de verschillende werkstromen binnen het programma en de vele relaties en afhankelijkheden met andere projecten en programma’s. Marieke Keij, projectmanager bij Obvion legt uit: “Binnen een programma van deze omvang heb je te maken met veel (externe) ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe regelgeving van de Europese Centrale Bank.”
“Daarnaast blijft de Rabobank onze moederorganisatie. ‘Octopus’ is een Obvion-programma, maar we rapporteren aan diverse projecten binnen de Rabobank. Ook binnen Obvion zijn er afhankelijkheden met andere projecten en initiatieven.”
Bij Obvion bestond de behoefte om het programma Octopus te structureren en aan te vullen met resources op ondersteunend gebied. Samen met de manager van Projectmanagement bij Obvion kwam Keij tot de conclusie dat het waardevol zou zijn om een structureel Project Management Office in te richten. “Door de complexiteit en dynamische omgeving van het programma hebben we behoefte aan projectondersteuning. Dit draagt daarnaast ook bij aan onze strategie.”
Inrichting van de PMO
Projectmanagementspecialist MOJEO werd aan boord gehaald. Er was al een samenwerking tussen de twee partijen op het gebied van projectmanagement. Keij: “We konden makkelijk schakelen met MOJEO om te kijken in hoeverre zij ons konden helpen bij het inrichten van een projectmanagement office. ’We hebben met MOJEO besproken welke rol de PMO-bouwblokken hierin zouden kunnen vervullen. MOJEO leverde hierbij een concrete werkwijze met een heldere planning hoe dit binnen drie maanden doorgevoerd kon worden.”
Vervolgens is Hans Leenders van MOJEO gestart als projectmanager voor het inrichten van een structuur voor de ondersteuning binnen het programma Octopus. Op verzoek van de manager projectmanagement heeft Leenders alle PMO-bouwblokken ook voor de projectmanagement-organisatie bekeken. Aanbevelingen waren hierdoor niet alleen van toepassing op het programma Octopus, maar ook op andere programma’s en projecten van Obvion.
De aanpak van MOJEO beviel Keij goed. “Hans heeft in de eerste drie weken veel interviews gehouden met projectmedewerkers, managers en overige belanghebbenden. De inventarisatiefase is snel en consequent afgerond. Binnen twee à drie weken had MOJEO een totaalbeeld van de programma-organisatie gevormd. Met deze informatie heeft Hans een plan gemaakt hoe we – op basis van de bouwblokken – het programma beter kunnen structureren en de ondersteuning efficiënter kunnen inrichten. Het was hierbij ook handig dat Hans als externe projectmanager zijn inzichten kon inbrengen.”
Na de inventarisatiefase heeft Leenders een overzichtelijk plan van aanpak gepresenteerd aan de stuurgroep van het programma. Vervolgens is hij voortvarend aan de slag gegaan met het inrichten van de PMO-bouwblokken binnen Octopus.
“Hans presenteerde in deze fase één keer per twee weken de planning en voortgang aan de hand van het plan van aanpak richting mij, als projectmanager van Octopus, en richting de manager projectmanagement bij Obvion”, vertelt Keij. “Hans had binnen deze meetings altijd alles keurig op orde en bewaakte nauwkeurig de voortgang van het project.” De bouwblokken die geïmplementeerd zouden worden om het project de benodigde structuur te geven zijn helemaal afgerond.
PMO-support
“Op een gegeven moment kwamen we in een overgangsfase waarin we als organisatie behoefte hadden aan iemand die op operationeel gebied structureel invulling kon geven aan het PMO”, vervolgt Keij.
Leenders heeft vervolgens samen met Obvion een inschatting gemaakt voor de benodigde inzet. “Toen is er een PMO’er van MOJEO begonnen bij Obvion om het PMO structureel te gaan bemannen. Hans heeft deze collega ingewerkt en haar alle ins & outs van het programma bijgebracht.”
“Het PMO heeft een duidelijke toegevoegde waarde. De kennis en ondersteuning van MOJEO heeft ons hierbij geholpen.”
Hierdoor kon de PMO’er een vliegende start maken in haar rol. Marieke: “Ze voert nu uit wat Hans in eerste instantie heeft opgezet. Daarnaast heeft zij ook een aantal zaken doorontwikkeld, zoals bijvoorbeeld een resourceplanning-tool.”
De samenwerking
Keij is over het resultaat en de toegevoegde waarde van het PMO heel duidelijk: “We hebben de projectorganisatie beter gestructureerd en echt stappen gemaakt in de uitvoering van het project.”
Voorafgaand aan het project had Keij wat zorgen over de complexiteit van de inhoud van het programma Octopus. Doordat de medewerkers van MOJEO voorafgaand genoeg voorbereiding hadden getroffen en met veel Obvion-collega’s in gesprek zijn gegaan, konden ze zich zelfstandig op een goed niveau inwerken bij Obvion. “Tijdens het project is dat dan ook geen moment een probleem geweest. Dit hebben de medewerkers van MOJEO echt uitstekend gedaan. Ik ben positief verrast over de snelheid waarmee MOJEO het PMO heeft ontwikkeld. Het is verder ontwikkeld dan ik vooraf had verwacht.”
Daarnaast heeft de projectmanager van Obvion ook echt ervaren wat het begrip MOJO inhoudt. “De naam MOJEO stamt af van het woord mojo en dat mojo komt wel echt over. Ik ontmoet van MOJEO eigenlijk alleen maar enthousiaste mensen die heel goed weten wat ze doen en met een bepaalde professionaliteit de projecten binnenstappen. Het team kenmerkt zich door mensen die een enorme drive en passie voor het projectmanagement-vak bezitten.”
