Thuis- en digitaal werken tips voor Scrum Masters
Werken in coronatijd zorgt voor allerlei uitdagingen voor Scrum Masters. Product Owners en Development Teams lopen niet meer langs voor hun vragen, maar moeten nu remote inbellen. De Daily Scrum met het gehele team vindt ook niet langer staand bij een bord plaats, maar is nu volledig digitaal. Hoe kan je als Scrum Master hier het beste mee omgaan?
Quirine van Wijngaarden is een ervaren Scrum Master werkzaam bij Prowareness. Net als haar collega’s moet ook zij zich aanpassen aan de nieuwe manier van werken. Vanuit haar eigen ervaringen, deelt ze enkele tips voor Scrum Masters om zo effectief mogelijk om te gaan met het nieuwe normaal.
Afspraken over remote werken en structureren Daily scrum
Een belangrijke eerste tip van Van Wijngaarden is om goede afspraken te maken voor remote werken: ”Remote werken vraagt om expliciete communicatie en afstemming. Ga daarom terug naar de basis en maak met afspraken elkaar over hoe je remote met elkaar wilt samenwerken”. Hoewel sommigen dergelijke afstemming als overbodig bestempelen, blijkt in de praktijk vaak dat het team hier wel degelijk de vruchten van plukt, vertelt Van Wijngaarden.
Belangrijk hierbij is dat de “impliciete informatiestromen expliciet en transparant worden”, legt Van Wijngaarden uit. Diverse vragen kunnen hiervoor binnen het team gesteld en beantwoord worden, zoals: ‘Welke informatie moeten we delen?’; ‘Waar slaan we deze op?’; ‘Wat hebben we nodig om ons voor te bereiden op onze volgende Sprint?’ of; ‘Welke tools gaan we gebruiken voor communicatie?’
Verder is het bij online belangrijk om de Daily Scrum te structureren. Van Wijngaarden legt uit hoe haar team dit heeft gedaan aan de hand van meerdere vragen: 1) ‘is de sprint backlog up to date?’; 2) ‘Wat is de progressie ten opzichte van de sprint goal’; 3) ‘wie heeft afstemming nodig, zowel binnen als buiten het team?’; en 4) overige vragen. Van Wijngaarden: “Deze vragen beantwoordt het team elke dag, dit geeft hun structuur tot de volgende Daily Scrum.”
Kan het team nog empirisch te werk gaan?
Het is belangrijk om binnen het team te achterhalen of deze nog in staat is om empirisch te werken. Om daar achter te komen, zo legt Van Wijngaarden uit, is het belangrijk dat Scrum Masters aan de hand van drie vragen de pijlers van het empirisme doorlopen.
Het gaat om de volgende vragen: 1) ‘Maakt het team nog steeds transparant wat ze bouwen, wat de voortgang is ten opzichte van het sprintdoel en heeft de klant nog steeds een goed beeld van wat het team levert?’; 2) ‘Kan het team nog steeds inspecteren of ze hiermee binnen de gestelde kaders opereren, en de beoogde klantwaarde leveren, en Is de benodigde feedback hiervoor bij de klant op te halen?’; en 3) ‘Kan het team – wanneer het buiten de gestelde kaders moet treden – het plan aanpassen en bijsturen?’
Geschikte tooling per event
Volgens de Prowareness adviseur dienen Scrum Masters met hun team door te nemen hoe zij remote de Scrum Events kunnen doorlopen. Hiervoor kunnen verschillende toolings worden ingezet en hierin moet een keuze worden gemaakt. Voorbeelden van algemene tools zijn Zoom, Jira, Teams, Skype.
Voor Sprint Retrospectives zijn tools als Mural, Poll Everywhere of Retrium mogelijk geschikt, terwijl PlanITpoker een mogelijke oplossing is voor Refinements. Aan Scrum Masters te taak om hiermee te experimenteren en aan het team te vragen naar hun ideeën hierover.
Regelmatig contact met videobellen
Tools zijn belangrijk, maar in lijn met het Agile Manifesto, zijn mensen nog veel belangrijker. Het is volgens Van Wijngaarden dan ook belangrijk dat Scrum Masters “regelmatig in contact staan met hun teamgenoten”, bijvoorbeeld door te videobellen. Ook dienen zij teamleden te stimuleren om het zelfde te doen, mede ook om elkaar waar nodig te assisteren om zo goed mogelijk te kunnen aansluiten op de remote events.
Scrum Master, focus op de kern
Het is volgens Van Wijngaarden belangrijk dat Scrum Masters zich ook in de nieuwe, virtuele werksituatie, blijven focussen op hun kernrollen, die van facilitator, teacher, mentor en coach. Zo kunnen zij voor het team bijvoorbeeld een kennissessie organiseren, zodat de teamleden hun kennis over Scrum, de Stacey Matrix of Planning Poker kunnen opfrissen, of bijvoorbeeld een coachingsessie verzorgen.
Feedback ophalen, kennis verrijken, continu verbeteren
Het is voor Scrum Masters essentieel om binnen het team voortdurend feedback op te halen over wat het team nodig heeft, Nu iedereen thuiswerkt, biedt dit de ideale mogelijkheid om de kennis te verrijken, onder meer door artikelen (bijvoorbeeld op LinkedIn) te lezen, ervaringen binnen het Scrum Master Gilde te delen of andere Scrum Masters te raadplegen, legt Van Wijngaarden uit. Dat draagt bij aan een cultuur waarin continu verbeteren centraal staat.
Houdt ruimte voor plezier
Tot slot raadt Van Wijngaarden Scrum Masters aan om binnen het team ook ruimte en tijd vrij te maken voor fun, ter bevordering van de teamgeest. Voorbeelden zijn het organiseren van een informeel (online) contactmoment met het hele team, een (virtuele) vrijdagmiddagborrel, een online pubquiz, of een andere ludiek evenement.
