Finext implementeert AFAS bij onderwijsgroep Esprit Scholen
Finext heeft Esprit Scholen geholpen met het selecteren en implementeren van nieuwe financiële software. De Amsterdamse scholenorganisatie heeft te maken met verschillende geldstromen. Om deze complexiteit te stroomlijnen is gekozen voor AFAS, zodat de facturatie en inkoopaanvragen worden geautomatiseerd en geïntegreerd binnen één systeem. Toch was hier en daar nog wat maatwerk nodig om aan alle wensen te voldoen.
Met zijn veertien scholen biedt Esprit een behoorlijk gevarieerd onderwijsaanbod: zowel primair als voortgezet onderwijs, van praktijk tot en met gymnasium, en met internationale scholen en tweetalig havo en vwo. Deze grote variatie gaat gepaard met complexe geldstromen. Zo kennen het primair en voortgezet onderwijs een subsidiestroom en een vrijwillige ouderbijdrage, terwijl de internationale scholen particulier bekostigd worden.
Toen Esprit Scholen besloot dat het tijd was om zijn financiële processen te stroomlijnen, werd de hulp ingeschakeld van Finext. Niet alleen om de nieuwe software te implementeren, maar ook om te zorgen dat de juiste oplossing werd geselecteerd. “We hebben een uitgebreide toolselectie gedaan, waarbij we in sessies met de schoolleiders en finance hebben gekeken naar functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten”, vertelt Paul van den Bosch, die vanuit Finext nauw was betrokken bij de toolselectie en implementatie van het nieuwe financiële systeem.
Uiteindelijk wordt gekozen voor software van AFAS. De keuze is gebaseerd op gebruikersvriendelijkheid en kosten, maar ook de geïntegreerde module voor inkoopaanvragen speelt een belangrijke rol. “Via een klein voorportaaltje is er één verbinding tussen de verschillende onderdelen”, legt Van den Bosch uit. “Daarnaast zit er een complete workflow rondom de inkoopaanvragen in het pakket.” Ook dit is belangrijk voor Esprit, aangezien factureren en inkoopfacturen verwerken de basis vormt van de administratie.
Nooit een perfect moment
Bij de planning van het implementatietraject moest rekening worden gehouden met de schoolkalender. “Er is eigenlijk nooit een perfect moment om live te gaan met een systeem”, aldus Van den Bosch. “Maar in een scholengemeenschap moet het wel echt voor de zomervakantie. De factuurstromen voor de ouderbijdragen lopen van september tot en met november. Ook moet je dan alweer rekening gaan houden met de herfst- en kerstvakantie.”
Vertragingen waren dus uit den boze. Van den Bosch: “We wisten dat we een uitdaging rondom de deadline hadden, maar ook dat er altijd onverwachte zaken opkomen tijdens een implementatie. Je weet vooraf niet wat stroefheid gaat opleveren, maar dat er iets gaat spelen kun je vooraf aan zien komen. We zijn dan ook meteen na de meivakantie begonnen en hebben binnen tweeënhalf maand het systeem neergezet.”
Maatwerk
Daarbij had het team ook nog eens te maken met de extra complexiteit die het internationale onderwijs binnen Esprit Scholen met zich mee brengt. “De ouderbijdrage is voor het primair en voortgezet onderwijs aanvullend op de financiering van de overheid en vaak per klas gelijk. Binnen het internationaal onderwijs gaat het niet alleen om een volledig particuliere bijdrage, maar wisselt de hoogte van de bijdrage ook nog eens binnen de klas”, licht Van den Bosch toe. “Bovendien gaan de facturen vaak naar de bedrijven waar de ouders werken, in plaats van rechtstreeks naar de ouders.”
“Soms kom je een situatie tegen die zo uitzonderlijk is, dat een stukje aanvullend maatwerk toch de beste keuze is.”
Dit werd opgelost met maatwerk. “We proberen zo veel mogelijk in te richten op basis van de standaardfunctionaliteiten van AFAS”, geeft Van den Bosch aan, “maar soms kom je een situatie tegen die zo uitzonderlijk is, dat een stukje aanvullend maatwerk toch de beste keuze is.”
Maximale betrokkenheid
Om de drukbezette medewerkers niet nog meer te belasten werd besloten geen schaduw te draaien rondom de livegang van AFAS. “Natuurlijk is schaduwdraaien prettig, maar in dit geval bracht dat veel nadelen qua werkdruk met zich mee. Vooraf hebben we het uiteraard goed getest. Dat vermindert de risico’s. De belangrijkste stromen liepen goed, maar de dingen die nog aangepast moesten worden, zouden de business niet in gevaar brengen. Vervolgens hebben we nog twee maanden optimalisatieslagen gedaan met de gebruikers.”
Daarbij werd veel aandacht gegeven aan het meenemen van de gebruikers. “Zo’n project moet je niet over de schutting gooien, maar zorgvuldig begeleiden en overdragen. We zijn veel naar de scholen gegaan om maximale betrokkenheid te creëren, waar nodig hebben we zelfs één op één training gegeven.”
Inmiddels draait de AFAS-software naar volle tevredenheid. De workflows rondom inkoop en het goedkeuren van crediteuren verlopen soepel en volgens de richtlijnen van de accountant. De facturatie is sneller en kan eenvoudiger via bulkfacturatie uitgevoerd worden. Ook worden de kostendragers en kostenplaatsen nu gesplitst. Zo worden de locatiekosten geboekt op huisvesting, maar ook apart geregistreerd voor voortgezet onderwijs en basisonderwijs. Dit maakt de boekingen nauwkeuriger en de rapportages zuiverder, wat meer inzicht en handvatten op schoolniveau geeft.
