Checklist en tips voor het 1,5 meter-kantoor
In de nieuwe anderhalvemetersamenleving, die voorlopig niet zal verdwijnen, is werken op afstand het nieuwe credo. Dat heeft tot gevolg ook kantoren anderhalvemeter-proof gemaakt moeten worden. Rob Grevenstette, consultant bij Drees & Sommer, deelt een checklist en geeft tal van tips over hoe vastgoedbeheerders en kantoorbazen hun kantoor kunnen klaarstomen voor de anderhalvemetereconomie.
Spaces
Bedrijfsrestaurant
Korte termijn
- Spreiding van lunchtijden
- Spreiding van zitplekken
- Verruiming van openingstijden
- Spreiding mensen bij uitgiftebuffet
- Maatregelen voor personeel voedselbereiding (afstand, handschoenen, etc.)
- Afhaallunch introduceren
- Voorzieningen bij spreiden werktijden (ontbijt en diner)
- Focus op gezonde voeding
- Pas op met de gratis fruit manden op etages; hier grijpt iedereen in. Schaf deze af of geef per stuk uit in het bedrijfsrestaurant
- Etenswaren voorverpakken
- Blikjes en wegwerpbekers
- Tijdelijk overgaan op eenmalig te gebruiken bestek/bekers/zout/peper/etc.
- Stickers op vloer voor rijvorming bij kassa
Lange termijn
- Cashless betaalsystemen
- Aanpassingen/verbouwingen in restaurant (bijvoorbeeld hygiëneschotten, gesloten koelingen)
- Bestel app introduceren; dan kan de bestelling afgehaald worden op een specifiek moment, hierdoor spreiding van gasten
- Snoep-/snackautomaten introduceren verspreid door het pand
Pantry
Korte termijn
- Coffeecorner: het is altijd “een komen en gaan” bij de coffeecorner. Belangrijk om ook hier de gewenste afstand in goede banen te leiden met signing en plexiglas panelen tussen de koffieautomaten
- Koffiemachines uitzetten of met clean wipes erbij zodat iedereen het toetsenpanel schoonmaakt; handschoen voor knoppenbediening
- Koffiemachines uit: koffierondes (helpt ook de cateraar en voorkomt dat meerdere mensen bewegen in het gebouw)
Lange termijn
- Mogelijkheden koffiemachine bediening via spraak
Vergaderruimtes
Korte termijn
- 30% van de stoelen verwijderen om voldoende afstand tussen de aanwezigen te verwijderen
Lange termijn
- Huisvestingsplan herzien, ruimtes opnieuw indelen
Sanitaire ruimtes
Korte termijn
- Deuren algemene ruimtes open houden/deurklink-oplossing
- ‘Bezet/vrij’ op eerste deur gebruiken, voorkomt onnodig inlopen in kleinere ruimte
- Papieren handdoekjes introduceren
Lange termijn
- Automatische kranen
- Luchtblazers vervangen voor papieren handdoekjes
- Automatische middelen (zeep, cleanseat)
Verkeersruimtes
Korte termijn
- Pijlen voor eenrichtingsverkeer op de vloer (stickers)
- Routing met plantenbakken aangeven (zones blokkeren)
- Trappenhuizen aanmerken voor eenrichtingsverkeer
- Clean Hands Dispensers: plaats op strategische plekken dispensers waar medewerkers hun handen kunnen desinfecteren
- Hygiëneprotocol duidelijk zichtbaar ophangen
Lange termijn
- Pijlen voor eenrichtingsverkeer opnemen in de vloerbedekking
- Deurknoppen vermijden; automatische deuren plaatsen
Werkplek
Korte termijn
- Scan binnen uw pand welke werkplekken geschikt zijn voor terugkeer van medewerkers
- Cirkel van 1,5 meter visueel rondom de werkplek/stoel aanbrengen
- Natuurlijke ventilatie (dagelijks ramen open voor verse luchttoevoer)
- Mensen voorzien van eigen laptops en geen vaste pc’s
- Desk pads: bureau placemats van papier die je elke dag kunt verversen
- Bureauschermen (panelen) tussen bureaus om contact te voorkomen
- Flexplekken afschaffen > indien mogelijk eigen werkplekken of 1 vaste plek per persoon per dag
- Verwijder vaste telefoons
Lange termijn
- Aanpassen van het werkplekconcept, manier van werken, thuiswerken.
Kantoor
Korte termijn
- Spreek een gefaseerde terugkeer op kantoor voor afdelingen, maak een groeimodel naar de volle 100% over een periode van 4-8 weken (overeenkomstig met infectierichtlijnen RIVM)
- Meubilair dat aan werknemers is uitgeleend terughalen
- Safe zone signing: geef door middel van bijvoorbeeld tape of grote vloercirkels aan hoe medewerkers zich aan de 1,5 meter afstand kunnen houden
- Geen snoeppotten op afdelingen/bij receptie. Indien wel gewenst, alleen snoep met wikkelfolie
Lange termijn
- Antibacteriële coating op gladde wand- en vloeroppervlaktes aanbrengen (zoals in ziekenhuizen)
Beveiliging
Korte termijn
- Fysieke beveiliging bij de entree(s) om drukte te voorkomen
- BHV organisatie reviewen (zijn er nog voldoende BHV’ers in het pand dagelijks?)
Lange termijn
- Geautomatiseerd deurbeleid om maximaal aantal aanwezige personen te beheersen
Parkeren
Korte termijn
- Voorschrift dat auto’s achteruit in moeten parkeren, is veiliger en voorkomt dat je aan dezelfde kant uitstapt.
Lange termijn
- Toegang met kentekenherkenning
Services
Schoonmaak
Korte termijn
- Flexplekken voorzien van schoonmaak-kits
- Uitbreiding/aanpassing schoonmaakprogramma
- Voornamelijk avondschoonmaak invoeren om drukte op de dag te voorkomen.
- Enkele schoonmakers op de dag voor de frequente schoonmaak van werkplek/algemene ruimtes.
- Voorraad aan hygiënemiddelen aanleggen
- Introduceer vendingmachines met hygiënemiddelen
- Prullenbakken tijdelijk open laten
- Procedure voor de schoonmaak van potentieel geïnfecteerde ruimtes
- Clean-desk policy belangrijker dan ooit!
Receptie
Korte termijn
- Balie-screens: transparante panelen speciaal voor balies en recepties. Gemakkelijk te plaatsen op elk type balie
- Tape/stickers op de vloer om afstand tot elkaar te bewaren
- Geen fysieke toegangsbadges die uitwisselbaar zijn: persoonlijke papieren of stickers uitdelen die daarna vernietigd worden.
- Eventueel tourniquet stil en open zetten
Lange termijn
- Digitale receptie
- Vooraf online inschrijven + safety-video bekijken
- Informatie e-mail sturen naar gasten met toelichting op de genomen maatregelen en voorschriften
Leveranciers
Korte termijn
- Afspraken over maatregelen maken
- (praktisch) - protocol per dienst voor eigen medewerkers en uitvoering opstellen
Lange termijn
- Al het niet urgente onderhoud buiten kantoortijden (om beweging door het gebouw te voorkomen)
People & Behaviour
Gasten
Korte termijn
- Brochure met hygiëne-instructies + uitgifte latex handschoenen en desinfectiemiddel uitdelen
- In de eerste periode geen gasten ontvangen
- Al het personeel van de facilitaire diensten welke zich in de gebouwen begeven voorzien van mondmaskers en handschoenen (zij bewegen zich rond)
- Gast formulier laten ondertekenen met daarin vragen over gezondheid
- Gast van tevoren informeren over getroffen maatregelen
Lange termijn
- Online safety- en instructievideo naar gasten sturen, met digitale handtekening voor akkoord nakijken.
- Safety-video maken met uitleg welke maatregelen uw bedrijf heeft getroffen.
- Na verloop van tijd gasten ontvangen, maar geen grote groepen (max. 2)
Veiligheid
Korte termijn
- Noodplan updaten m.b.t. alle getroffen maatregelen in het pand
Algemeen
Korte termijn
- Communicatie naar de medewerkers voordat men weer naar kantoor gaat om de genomen maatregelen toe te lichten (webinar?)
- Gespreide start en eindtijden, om drukte op knelpunten in het gebouw te voorkomen
- Verantwoordelijke voor instructie en handhaving: Health officer
- Afspraken met andere huurders en gebouwbeheerder in het geval van multi-tenantgebouw
Technologie
Toegangscontrole
Lange termijn
- Met gebruik van mobiele telefoon/app. Geen fysieke badges mee.
- Automatische deuren
- Loopzone signing
Smart Building
Lange termijn
- Introduceer een smart building-concept, waarbij alle bediening op sensoren gaat en bezetting gemeten kan worden.
- Persoonlijke app bediening voor werkplek en gebouw.
Gebouwinstallaties
Korte termijn
- Luchtbehandeling, filters vervangen
Lift
Korte termijn
- Luchtafzuigcapaciteit opvoeren om virusdeeltje te minimaliseren
- Controle luchtvochtigheid (in verband met impact virus)
- Liftengebruik minimaliseren (alleen voor bovenste etages en minder validen) (trap promoten)
- Maximaal aantal mensen in lift voorschrijven
- Belijning op de liftvloer
Lange termijn
- Lift oproepen met app
- Lift automatisch op iedere etage laten stoppen (voorkomt etage knoppen indrukken)