Checklist en tips voor het 1,5 meter-kantoor

26 mei 2020 Consultancy.nl

In de nieuwe anderhalvemetersamenleving, die voorlopig niet zal verdwijnen, is werken op afstand het nieuwe credo. Dat heeft tot gevolg ook kantoren anderhalvemeter-proof gemaakt moeten worden. Rob Grevenstette, consultant bij Drees & Sommer, deelt een checklist en geeft tal van tips over hoe vastgoedbeheerders en kantoorbazen hun kantoor kunnen klaarstomen voor de anderhalvemetereconomie.

Spaces

Bedrijfsrestaurant

Korte termijn

  • Spreiding van lunchtijden
  • Spreiding van zitplekken
  • Verruiming van openingstijden
  • Spreiding mensen bij uitgiftebuffet
  • Maatregelen voor personeel voedselbereiding (afstand, handschoenen, etc.)
  • Afhaallunch introduceren
  • Voorzieningen bij spreiden werktijden (ontbijt en diner)
  • Focus op gezonde voeding
  • Pas op met de gratis fruit manden op etages; hier grijpt iedereen in. Schaf deze af of geef per stuk uit in het bedrijfsrestaurant
  • Etenswaren voorverpakken
  • Blikjes en wegwerpbekers
  • Tijdelijk overgaan op eenmalig te gebruiken bestek/bekers/zout/peper/etc.
  • Stickers op vloer voor rijvorming bij kassa 

Lange termijn

  • Cashless betaalsystemen
  • Aanpassingen/verbouwingen in restaurant (bijvoorbeeld hygiëneschotten, gesloten koelingen)
  • Bestel app introduceren; dan kan de bestelling afgehaald worden op een specifiek moment, hierdoor spreiding van gasten
  • Snoep-/snackautomaten introduceren verspreid door het pand 

Pantry

Korte termijn

  • Coffeecorner: het is altijd “een komen en gaan” bij de coffeecorner. Belangrijk om ook hier de gewenste afstand in goede banen te leiden met signing en plexiglas panelen tussen de koffieautomaten
  • Koffiemachines uitzetten of met clean wipes erbij zodat iedereen het toetsenpanel schoonmaakt; handschoen voor knoppenbediening
  • Koffiemachines uit: koffierondes (helpt ook de cateraar en voorkomt dat meerdere mensen bewegen in het gebouw) 

Lange termijn

  • Mogelijkheden koffiemachine bediening via spraak 

Vergaderruimtes

Korte termijn

  • 30% van de stoelen verwijderen om voldoende afstand tussen de aanwezigen te verwijderen

Lange termijn

  • Huisvestingsplan herzien, ruimtes opnieuw indelen

Sanitaire ruimtes 

Korte termijn

  • Deuren algemene ruimtes open houden/deurklink-oplossing
  • ‘Bezet/vrij’ op eerste deur gebruiken, voorkomt onnodig inlopen in kleinere ruimte
  • Papieren handdoekjes introduceren 

Lange termijn

  • Automatische kranen
  • Luchtblazers vervangen voor papieren handdoekjes
  • Automatische middelen (zeep, cleanseat) 

Verkeersruimtes 

Korte termijn

  • Pijlen voor eenrichtingsverkeer op de vloer (stickers)
  • Routing met plantenbakken aangeven (zones blokkeren)
  • Trappenhuizen aanmerken voor eenrichtingsverkeer
  • Clean Hands Dispensers: plaats op strategische plekken dispensers waar medewerkers hun handen kunnen desinfecteren
  • Hygiëneprotocol duidelijk zichtbaar ophangen

Lange termijn

  • Pijlen voor eenrichtingsverkeer opnemen in de vloerbedekking
  • Deurknoppen vermijden; automatische deuren plaatsen 

Werkplek 

Korte termijn

  • Scan binnen uw pand welke werkplekken geschikt zijn voor terugkeer van medewerkers
  • Cirkel van 1,5 meter visueel rondom de werkplek/stoel aanbrengen
  • Natuurlijke ventilatie (dagelijks ramen open voor verse luchttoevoer)
  • Mensen voorzien van eigen laptops en geen vaste pc’s
  • Desk pads: bureau placemats van papier die je elke dag kunt verversen
  • Bureauschermen (panelen) tussen bureaus om contact te voorkomen
  • Flexplekken afschaffen > indien mogelijk eigen werkplekken of 1 vaste plek per persoon per dag
  • Verwijder vaste telefoons

Lange termijn

  • Aanpassen van het werkplekconcept, manier van werken, thuiswerken.

Kantoor

Korte termijn

  • Spreek een gefaseerde terugkeer op kantoor voor afdelingen, maak een groeimodel naar de volle 100% over een periode van 4-8 weken (overeenkomstig met infectierichtlijnen RIVM)
  • Meubilair dat aan werknemers is uitgeleend terughalen
  • Safe zone signing: geef door middel van bijvoorbeeld tape of grote vloercirkels aan hoe medewerkers zich aan de 1,5 meter afstand kunnen houden
  • Geen snoeppotten op afdelingen/bij receptie. Indien wel gewenst, alleen snoep met wikkelfolie

Lange termijn

  • Antibacteriële coating op gladde wand- en vloeroppervlaktes aanbrengen (zoals in ziekenhuizen) 

Beveiliging

Korte termijn

  • Fysieke beveiliging bij de entree(s) om drukte te voorkomen
  • BHV organisatie reviewen (zijn er nog voldoende BHV’ers in het pand dagelijks?) 

Lange termijn

  • Geautomatiseerd deurbeleid om maximaal aantal aanwezige personen te beheersen 

Parkeren 

Korte termijn

  • Voorschrift dat auto’s achteruit in moeten parkeren, is veiliger en voorkomt dat je aan dezelfde kant uitstapt. 

Lange termijn

  • Toegang met kentekenherkenning 

Services 

Schoonmaak 

Korte termijn

  • Flexplekken voorzien van schoonmaak-kits
  • Uitbreiding/aanpassing schoonmaakprogramma
  • Voornamelijk avondschoonmaak invoeren om drukte op de dag te voorkomen.
  • Enkele schoonmakers op de dag voor de frequente schoonmaak van werkplek/algemene ruimtes.
  • Voorraad aan hygiënemiddelen aanleggen
  • Introduceer vendingmachines met hygiënemiddelen
  • Prullenbakken tijdelijk open laten
  • Procedure voor de schoonmaak van potentieel geïnfecteerde ruimtes
  • Clean-desk policy belangrijker dan ooit! 

Receptie

Korte termijn

  • Balie-screens: transparante panelen speciaal voor balies en recepties. Gemakkelijk te plaatsen op elk type balie
  • Tape/stickers op de vloer om afstand tot elkaar te bewaren
  • Geen fysieke toegangsbadges die uitwisselbaar zijn: persoonlijke papieren of stickers uitdelen die daarna vernietigd worden.
  • Eventueel tourniquet stil en open zetten

Lange termijn

  • Digitale receptie
  • Vooraf online inschrijven + safety-video bekijken
  • Informatie e-mail sturen naar gasten met toelichting op de genomen maatregelen en voorschriften 

Leveranciers 

Korte termijn

  • Afspraken over maatregelen maken
  • (praktisch) - protocol per dienst voor eigen medewerkers en uitvoering opstellen 

Lange termijn

  • Al het niet urgente onderhoud buiten kantoortijden (om beweging door het gebouw te voorkomen) 

People & Behaviour 

Gasten

Korte termijn

  • Brochure met hygiëne-instructies + uitgifte latex handschoenen en desinfectiemiddel uitdelen
  • In de eerste periode geen gasten ontvangen
  • Al het personeel van de facilitaire diensten welke zich in de gebouwen begeven voorzien van mondmaskers en handschoenen (zij bewegen zich rond)
  • Gast formulier laten ondertekenen met daarin vragen over gezondheid
  • Gast van tevoren informeren over getroffen maatregelen

Lange termijn

  • Online safety- en instructievideo naar gasten sturen, met digitale handtekening voor akkoord nakijken.
  • Safety-video maken met uitleg welke maatregelen uw bedrijf heeft getroffen.
  • Na verloop van tijd gasten ontvangen, maar geen grote groepen (max. 2)

Veiligheid 

Korte termijn

  • Noodplan updaten m.b.t. alle getroffen maatregelen in het pand

Algemeen

Korte termijn

  • Communicatie naar de medewerkers voordat men weer naar kantoor gaat om de genomen maatregelen toe te lichten (webinar?)
  • Gespreide start en eindtijden, om drukte op knelpunten in het gebouw te voorkomen
  • Verantwoordelijke voor instructie en handhaving: Health officer
  • Afspraken met andere huurders en gebouwbeheerder in het geval van multi-tenantgebouw 

Technologie 

Toegangscontrole

Lange termijn

  • Met gebruik van mobiele telefoon/app. Geen fysieke badges mee.
  • Automatische deuren
  • Loopzone signing 

Smart Building

Lange termijn

  • Introduceer een smart building-concept, waarbij alle bediening op sensoren gaat en bezetting gemeten kan worden.
  • Persoonlijke app bediening voor werkplek en gebouw. 

Gebouwinstallaties

Korte termijn

  • Luchtbehandeling, filters vervangen 

Lift

Korte termijn

  • Luchtafzuigcapaciteit opvoeren om virusdeeltje te minimaliseren
  • Controle luchtvochtigheid (in verband met impact virus)
  • Liftengebruik minimaliseren (alleen voor bovenste etages en minder validen) (trap promoten)
  • Maximaal aantal mensen in lift voorschrijven
  • Belijning op de liftvloer 

Lange termijn

  • Lift oproepen met app
  • Lift automatisch op iedere etage laten stoppen (voorkomt etage knoppen indrukken)

Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup