In de nieuwe anderhalvemetersamenleving, die voorlopig niet zal verdwijnen, is werken op afstand het nieuwe credo. Dat heeft tot gevolg ook kantoren anderhalvemeter-proof gemaakt moeten worden. Rob Grevenstette, consultant bij Drees & Sommer, deelt een checklist en geeft tal van tips over hoe vastgoedbeheerders en kantoorbazen hun kantoor kunnen klaarstomen voor de anderhalvemetereconomie.

Spaces

Bedrijfsrestaurant

Korte termijn

• Spreiding van lunchtijden
• Spreiding van zitplekken
• Verruiming van openingstijden
• Spreiding mensen bij uitgiftebuffet
• Maatregelen voor personeel voedselbereiding (afstand, handschoenen, etc.)
• Afhaallunch introduceren
• Voorzieningen bij spreiden werktijden (ontbijt en diner)
• Focus op gezonde voeding
• Pas op met de gratis fruit manden op etages; hier grijpt iedereen in. Schaf deze af of geef per stuk uit in het bedrijfsrestaurant
• Etenswaren voorverpakken
• Blikjes en wegwerpbekers
• Tijdelijk overgaan op eenmalig te gebruiken bestek/bekers/zout/peper/etc.
• Stickers op vloer voor rijvorming bij kassa 

Lange termijn

• Cashless betaalsystemen
• Aanpassingen/verbouwingen in restaurant (bijvoorbeeld hygiëneschotten, gesloten koelingen)
• Bestel app introduceren; dan kan de bestelling afgehaald worden op een specifiek moment, hierdoor spreiding van gasten
• Snoep-/snackautomaten introduceren verspreid door het pand 

Pantry

Korte termijn

• Coffeecorner: het is altijd “een komen en gaan” bij de coffeecorner. Belangrijk om ook hier de gewenste afstand in goede banen te leiden met signing en plexiglas panelen tussen de koffieautomaten
• Koffiemachines uitzetten of met clean wipes erbij zodat iedereen het toetsenpanel schoonmaakt; handschoen voor knoppenbediening
• Koffiemachines uit: koffierondes (helpt ook de cateraar en voorkomt dat meerdere mensen bewegen in het gebouw) 

Lange termijn

• Mogelijkheden koffiemachine bediening via spraak 

Vergaderruimtes

Korte termijn

• 30% van de stoelen verwijderen om voldoende afstand tussen de aanwezigen te verwijderen

Lange termijn

• Huisvestingsplan herzien, ruimtes opnieuw indelen

Sanitaire ruimtes 

Korte termijn

• Deuren algemene ruimtes open houden/deurklink-oplossing
• ‘Bezet/vrij’ op eerste deur gebruiken, voorkomt onnodig inlopen in kleinere ruimte
• Papieren handdoekjes introduceren 

Lange termijn

• Automatische kranen
• Luchtblazers vervangen voor papieren handdoekjes
• Automatische middelen (zeep, cleanseat) 

Verkeersruimtes 

Korte termijn

• Pijlen voor eenrichtingsverkeer op de vloer (stickers)
• Routing met plantenbakken aangeven (zones blokkeren)
• Trappenhuizen aanmerken voor eenrichtingsverkeer
• Clean Hands Dispensers: plaats op strategische plekken dispensers waar medewerkers hun handen kunnen desinfecteren
• Hygiëneprotocol duidelijk zichtbaar ophangen

Lange termijn

• Pijlen voor eenrichtingsverkeer opnemen in de vloerbedekking
• Deurknoppen vermijden; automatische deuren plaatsen 

Werkplek 

Korte termijn

• Scan binnen uw pand welke werkplekken geschikt zijn voor terugkeer van medewerkers
• Cirkel van 1,5 meter visueel rondom de werkplek/stoel aanbrengen
• Natuurlijke ventilatie (dagelijks ramen open voor verse luchttoevoer)
• Mensen voorzien van eigen laptops en geen vaste pc’s
• Desk pads: bureau placemats van papier die je elke dag kunt verversen
• Bureauschermen (panelen) tussen bureaus om contact te voorkomen
• Flexplekken afschaffen > indien mogelijk eigen werkplekken of 1 vaste plek per persoon per dag
• Verwijder vaste telefoons

Lange termijn

• Aanpassen van het werkplekconcept, manier van werken, thuiswerken.

Kantoor

Korte termijn

• Spreek een gefaseerde terugkeer op kantoor voor afdelingen, maak een groeimodel naar de volle 100% over een periode van 4-8 weken (overeenkomstig met infectierichtlijnen RIVM)
• Meubilair dat aan werknemers is uitgeleend terughalen
• Safe zone signing: geef door middel van bijvoorbeeld tape of grote vloercirkels aan hoe medewerkers zich aan de 1,5 meter afstand kunnen houden
• Geen snoeppotten op afdelingen/bij receptie. Indien wel gewenst, alleen snoep met wikkelfolie

Lange termijn

• Antibacteriële coating op gladde wand- en vloeroppervlaktes aanbrengen (zoals in ziekenhuizen) 

Beveiliging

Korte termijn

• Fysieke beveiliging bij de entree(s) om drukte te voorkomen
• BHV organisatie reviewen (zijn er nog voldoende BHV’ers in het pand dagelijks?) 

Lange termijn

• Geautomatiseerd deurbeleid om maximaal aantal aanwezige personen te beheersen 

Parkeren 

Korte termijn

• Voorschrift dat auto’s achteruit in moeten parkeren, is veiliger en voorkomt dat je aan dezelfde kant uitstapt. 

Lange termijn

• Toegang met kentekenherkenning 

Services 

Schoonmaak 

Korte termijn

• Flexplekken voorzien van schoonmaak-kits
• Uitbreiding/aanpassing schoonmaakprogramma
• Voornamelijk avondschoonmaak invoeren om drukte op de dag te voorkomen.
• Enkele schoonmakers op de dag voor de frequente schoonmaak van werkplek/algemene ruimtes.
• Voorraad aan hygiënemiddelen aanleggen
• Introduceer vendingmachines met hygiënemiddelen
• Prullenbakken tijdelijk open laten
• Procedure voor de schoonmaak van potentieel geïnfecteerde ruimtes
• Clean-desk policy belangrijker dan ooit! 

Receptie

Korte termijn

• Balie-screens: transparante panelen speciaal voor balies en recepties. Gemakkelijk te plaatsen op elk type balie
• Tape/stickers op de vloer om afstand tot elkaar te bewaren
• Geen fysieke toegangsbadges die uitwisselbaar zijn: persoonlijke papieren of stickers uitdelen die daarna vernietigd worden.
• Eventueel tourniquet stil en open zetten

Lange termijn

• Digitale receptie
• Vooraf online inschrijven + safety-video bekijken
• Informatie e-mail sturen naar gasten met toelichting op de genomen maatregelen en voorschriften 

Leveranciers 

Korte termijn

• Afspraken over maatregelen maken
• (praktisch) - protocol per dienst voor eigen medewerkers en uitvoering opstellen 

Lange termijn

• Al het niet urgente onderhoud buiten kantoortijden (om beweging door het gebouw te voorkomen) 

People & Behaviour 

Gasten

Korte termijn

• Brochure met hygiëne-instructies + uitgifte latex handschoenen en desinfectiemiddel uitdelen
• In de eerste periode geen gasten ontvangen
• Al het personeel van de facilitaire diensten welke zich in de gebouwen begeven voorzien van mondmaskers en handschoenen (zij bewegen zich rond)
• Gast formulier laten ondertekenen met daarin vragen over gezondheid
• Gast van tevoren informeren over getroffen maatregelen

Lange termijn

• Online safety- en instructievideo naar gasten sturen, met digitale handtekening voor akkoord nakijken.
• Safety-video maken met uitleg welke maatregelen uw bedrijf heeft getroffen.
• Na verloop van tijd gasten ontvangen, maar geen grote groepen (max. 2)

Veiligheid 

Korte termijn

• Noodplan updaten m.b.t. alle getroffen maatregelen in het pand

Algemeen

Korte termijn

• Communicatie naar de medewerkers voordat men weer naar kantoor gaat om de genomen maatregelen toe te lichten (webinar?)
• Gespreide start en eindtijden, om drukte op knelpunten in het gebouw te voorkomen
• Verantwoordelijke voor instructie en handhaving: Health officer
• Afspraken met andere huurders en gebouwbeheerder in het geval van multi-tenantgebouw 

Technologie 

Toegangscontrole

Lange termijn

• Met gebruik van mobiele telefoon/app. Geen fysieke badges mee.
• Automatische deuren
• Loopzone signing 

Smart Building

Lange termijn

• Introduceer een smart building-concept, waarbij alle bediening op sensoren gaat en bezetting gemeten kan worden.
• Persoonlijke app bediening voor werkplek en gebouw. 

Gebouwinstallaties

Korte termijn

• Luchtbehandeling, filters vervangen 

Lift

Korte termijn

• Luchtafzuigcapaciteit opvoeren om virusdeeltje te minimaliseren
• Controle luchtvochtigheid (in verband met impact virus)
• Liftengebruik minimaliseren (alleen voor bovenste etages en minder validen) (trap promoten)
• Maximaal aantal mensen in lift voorschrijven
• Belijning op de liftvloer 

Lange termijn

• Lift oproepen met app
• Lift automatisch op iedere etage laten stoppen (voorkomt etage knoppen indrukken)