Checklist en tips voor het 1,5 meter-kantoor

26 mei 2020 Consultancy.nl 7 min. leestijd
Meer nieuws over

In de nieuwe anderhalvemetersamenleving, die voorlopig niet zal verdwijnen, is werken op afstand het nieuwe credo. Dat heeft tot gevolg ook kantoren anderhalvemeter-proof gemaakt moeten worden. Rob Grevenstette, consultant bij Drees & Sommer, deelt een checklist en geeft tal van tips over hoe vastgoedbeheerders en kantoorbazen hun kantoor kunnen klaarstomen voor de anderhalvemetereconomie.

Spaces

Bedrijfsrestaurant

Korte termijn

  • Spreiding van lunchtijden
  • Spreiding van zitplekken
  • Verruiming van openingstijden
  • Spreiding mensen bij uitgiftebuffet
  • Maatregelen voor personeel voedselbereiding (afstand, handschoenen, etc.)
  • Afhaallunch introduceren
  • Voorzieningen bij spreiden werktijden (ontbijt en diner)
  • Focus op gezonde voeding
  • Pas op met de gratis fruit manden op etages; hier grijpt iedereen in. Schaf deze af of geef per stuk uit in het bedrijfsrestaurant
  • Etenswaren voorverpakken
  • Blikjes en wegwerpbekers
  • Tijdelijk overgaan op eenmalig te gebruiken bestek/bekers/zout/peper/etc.
  • Stickers op vloer voor rijvorming bij kassa 

Lange termijn

  • Cashless betaalsystemen
  • Aanpassingen/verbouwingen in restaurant (bijvoorbeeld hygiëneschotten, gesloten koelingen)
  • Bestel app introduceren; dan kan de bestelling afgehaald worden op een specifiek moment, hierdoor spreiding van gasten
  • Snoep-/snackautomaten introduceren verspreid door het pand 

Pantry

Korte termijn

  • Coffeecorner: het is altijd “een komen en gaan” bij de coffeecorner. Belangrijk om ook hier de gewenste afstand in goede banen te leiden met signing en plexiglas panelen tussen de koffieautomaten
  • Koffiemachines uitzetten of met clean wipes erbij zodat iedereen het toetsenpanel schoonmaakt; handschoen voor knoppenbediening
  • Koffiemachines uit: koffierondes (helpt ook de cateraar en voorkomt dat meerdere mensen bewegen in het gebouw) 

Lange termijn

  • Mogelijkheden koffiemachine bediening via spraak 

Vergaderruimtes

Korte termijn

  • 30% van de stoelen verwijderen om voldoende afstand tussen de aanwezigen te verwijderen

Lange termijn

  • Huisvestingsplan herzien, ruimtes opnieuw indelen

Sanitaire ruimtes 

Korte termijn

  • Deuren algemene ruimtes open houden/deurklink-oplossing
  • ‘Bezet/vrij’ op eerste deur gebruiken, voorkomt onnodig inlopen in kleinere ruimte
  • Papieren handdoekjes introduceren 

Lange termijn

  • Automatische kranen
  • Luchtblazers vervangen voor papieren handdoekjes
  • Automatische middelen (zeep, cleanseat) 

Verkeersruimtes 

Korte termijn

  • Pijlen voor eenrichtingsverkeer op de vloer (stickers)
  • Routing met plantenbakken aangeven (zones blokkeren)
  • Trappenhuizen aanmerken voor eenrichtingsverkeer
  • Clean Hands Dispensers: plaats op strategische plekken dispensers waar medewerkers hun handen kunnen desinfecteren
  • Hygiëneprotocol duidelijk zichtbaar ophangen

Lange termijn

  • Pijlen voor eenrichtingsverkeer opnemen in de vloerbedekking
  • Deurknoppen vermijden; automatische deuren plaatsen 

Werkplek 

Korte termijn

  • Scan binnen uw pand welke werkplekken geschikt zijn voor terugkeer van medewerkers
  • Cirkel van 1,5 meter visueel rondom de werkplek/stoel aanbrengen
  • Natuurlijke ventilatie (dagelijks ramen open voor verse luchttoevoer)
  • Mensen voorzien van eigen laptops en geen vaste pc’s
  • Desk pads: bureau placemats van papier die je elke dag kunt verversen
  • Bureauschermen (panelen) tussen bureaus om contact te voorkomen
  • Flexplekken afschaffen > indien mogelijk eigen werkplekken of 1 vaste plek per persoon per dag
  • Verwijder vaste telefoons

Lange termijn

  • Aanpassen van het werkplekconcept, manier van werken, thuiswerken.

Kantoor

Korte termijn

  • Spreek een gefaseerde terugkeer op kantoor voor afdelingen, maak een groeimodel naar de volle 100% over een periode van 4-8 weken (overeenkomstig met infectierichtlijnen RIVM)
  • Meubilair dat aan werknemers is uitgeleend terughalen
  • Safe zone signing: geef door middel van bijvoorbeeld tape of grote vloercirkels aan hoe medewerkers zich aan de 1,5 meter afstand kunnen houden
  • Geen snoeppotten op afdelingen/bij receptie. Indien wel gewenst, alleen snoep met wikkelfolie

Lange termijn

  • Antibacteriële coating op gladde wand- en vloeroppervlaktes aanbrengen (zoals in ziekenhuizen) 

Beveiliging

Korte termijn

  • Fysieke beveiliging bij de entree(s) om drukte te voorkomen
  • BHV organisatie reviewen (zijn er nog voldoende BHV’ers in het pand dagelijks?) 

Lange termijn

  • Geautomatiseerd deurbeleid om maximaal aantal aanwezige personen te beheersen 

Parkeren 

Korte termijn

  • Voorschrift dat auto’s achteruit in moeten parkeren, is veiliger en voorkomt dat je aan dezelfde kant uitstapt. 

Lange termijn

  • Toegang met kentekenherkenning 

Services 

Schoonmaak 

Korte termijn

  • Flexplekken voorzien van schoonmaak-kits
  • Uitbreiding/aanpassing schoonmaakprogramma
  • Voornamelijk avondschoonmaak invoeren om drukte op de dag te voorkomen.
  • Enkele schoonmakers op de dag voor de frequente schoonmaak van werkplek/algemene ruimtes.
  • Voorraad aan hygiënemiddelen aanleggen
  • Introduceer vendingmachines met hygiënemiddelen
  • Prullenbakken tijdelijk open laten
  • Procedure voor de schoonmaak van potentieel geïnfecteerde ruimtes
  • Clean-desk policy belangrijker dan ooit! 

Receptie

Korte termijn

  • Balie-screens: transparante panelen speciaal voor balies en recepties. Gemakkelijk te plaatsen op elk type balie
  • Tape/stickers op de vloer om afstand tot elkaar te bewaren
  • Geen fysieke toegangsbadges die uitwisselbaar zijn: persoonlijke papieren of stickers uitdelen die daarna vernietigd worden.
  • Eventueel tourniquet stil en open zetten

Lange termijn

  • Digitale receptie
  • Vooraf online inschrijven + safety-video bekijken
  • Informatie e-mail sturen naar gasten met toelichting op de genomen maatregelen en voorschriften 

Leveranciers 

Korte termijn

  • Afspraken over maatregelen maken
  • (praktisch) - protocol per dienst voor eigen medewerkers en uitvoering opstellen 

Lange termijn

  • Al het niet urgente onderhoud buiten kantoortijden (om beweging door het gebouw te voorkomen) 

People & Behaviour 

Gasten

Korte termijn

  • Brochure met hygiëne-instructies + uitgifte latex handschoenen en desinfectiemiddel uitdelen
  • In de eerste periode geen gasten ontvangen
  • Al het personeel van de facilitaire diensten welke zich in de gebouwen begeven voorzien van mondmaskers en handschoenen (zij bewegen zich rond)
  • Gast formulier laten ondertekenen met daarin vragen over gezondheid
  • Gast van tevoren informeren over getroffen maatregelen

Lange termijn

  • Online safety- en instructievideo naar gasten sturen, met digitale handtekening voor akkoord nakijken.
  • Safety-video maken met uitleg welke maatregelen uw bedrijf heeft getroffen.
  • Na verloop van tijd gasten ontvangen, maar geen grote groepen (max. 2)

Veiligheid 

Korte termijn

  • Noodplan updaten m.b.t. alle getroffen maatregelen in het pand

Algemeen

Korte termijn

  • Communicatie naar de medewerkers voordat men weer naar kantoor gaat om de genomen maatregelen toe te lichten (webinar?)
  • Gespreide start en eindtijden, om drukte op knelpunten in het gebouw te voorkomen
  • Verantwoordelijke voor instructie en handhaving: Health officer
  • Afspraken met andere huurders en gebouwbeheerder in het geval van multi-tenantgebouw 

Technologie 

Toegangscontrole

Lange termijn

  • Met gebruik van mobiele telefoon/app. Geen fysieke badges mee.
  • Automatische deuren
  • Loopzone signing 

Smart Building

Lange termijn

  • Introduceer een smart building-concept, waarbij alle bediening op sensoren gaat en bezetting gemeten kan worden.
  • Persoonlijke app bediening voor werkplek en gebouw. 

Gebouwinstallaties

Korte termijn

  • Luchtbehandeling, filters vervangen 

Lift

Korte termijn

  • Luchtafzuigcapaciteit opvoeren om virusdeeltje te minimaliseren
  • Controle luchtvochtigheid (in verband met impact virus)
  • Liftengebruik minimaliseren (alleen voor bovenste etages en minder validen) (trap promoten)
  • Maximaal aantal mensen in lift voorschrijven
  • Belijning op de liftvloer 

Lange termijn

  • Lift oproepen met app
  • Lift automatisch op iedere etage laten stoppen (voorkomt etage knoppen indrukken)