Drie stappen voor performance improvement in finance

Terwijl de druk op finance toeneemt door groeiende interne en externe eisen, wordt het voor CFO’s steeds belangrijker om prestatieverbetering (‘performance improvement’) binnen hun afdeling door te voeren. Claude van Gils van Celonis beschrijft drie stappen die CFO’s kunnen volgen om hun prestaties op te schroeven.

Stap 1: Inzicht in de processen

Het grootste gevaar voor de CFO is misschien wel het enthousiasme om te verbeteren, vertelt Van Gils. Enthousiasme zorgt er namelijk voor dat er soms iets te snel van start wordt gegaan. Daarom is het verstandig om eerst inzicht te krijgen in het proces. “Het klinkt heel basaal, maar misschien is het proces dat de CFO wil verbeteren best in orde en zijn er andere processen die meer aandacht vereisen.” 

Om snel inzicht in het proces te krijgen kan proces mining worden ingezet, een techniek die de processen visueel inzichtelijk maakt. Process mining verbindt slimme algoritmen aan data uit de systemen die aanwezig zijn binnen de organisatie, zoals SAP, Oracle of Microsoft Dynamisch.

Van Gils geeft een voorbeeld: “de CFO bekijkt hoe de organisatie een beter werkkapitaal kan realiseren. Hij kan eerst onderzoeken hoe vaak de organisatie facturen te laat of juist te vroeg betaalt. Vervolgens kan hij de oorzaak hiervan achterhalen door processen te analyseren. Hiervoor moeten de facturen met de grootste bedragen die te vroeg of te laat worden betaald worden geïdentificeerd.” Vervolgens kan worden bepaald wie of wat (product, leverancier, regio, materiaal, contracttype) hierbij betrokken is. ”Als eenmaal bekend is bij welke producten, leveranciers of contracten de organisatie de grootste winst kan behalen, kan de CFO het proces hierop aanpassen”, legt Van Gils uit.

Stap 2: Het proces verbeteren

Als eenmaal de pijnpunten in een proces zijn geïdentificeerd en onderzocht, kan de CFO na gaan denken hoe deze verbeterd kunnen worden, vervolgt Van Gils: “Als het voorbeeld van facturen wordt aanhouden, gaat de CFO bij deze stap het proces zo aanpassen dat facturen niet langer te vroeg of te laat worden betaald.” Hiervoor kan hij gebruikmaken van machine learning-modellen. Deze modellen weten op basis van data uit het verleden welke facturen risicovol zijn en doen aan de hand van deze inzichten automatische aanbevelingen voor betaaldatums.

Daarnaast kan het model zelf berekenen – aan de hand van de huidige kaspositie – of het interessant is om een ‘vroeg-betaalkorting’ van een leverancier te accepteren of dat het toch interessanter is om tot de uiterste betaaldatum te wachten. Van Gils: “Machine learning is dus een interessante techniek om heel veel data te analyseren en automatisch gegenereerde suggesties te geven aan financiële medewerkers.”

Bij het ontwikkelen van procesverbeteringen, is het in elk geval belangrijk om een 360 graden beeld van een proces te krijgen. Alle stakeholders die een rol spelen in een proces – van begin tot eind – dienen in ogenschouw genomen te worden, aangezien elk van hen mogelijk suggesties heeft voor hoe de efficiëntie of effectiviteit verbeterd kan worden.

Stap 3: De resultaten monitoren

Zodra het proces is aangepast, is het belangrijk om de verbetering te meten en te bekijken wat het oplevert. Het gebruik van een dashboard kan hierbij van pas komen – Niet alleen kan dan realtime de status worden gelezen, ook kan men waarschuwingen ontvangen indien zaken uit de pas dreigen te lopen. De CFO wil immers niet alleen volgen, maar ook proactief kunnen handelen.

Het monitoren van de resultaten en het gebruikmaken van slimme tools zoals dashboards kan worden toegepast op ieder proces; voor het optimaliseren van werkkapitaal, zoals genoemd in het voorbeeld, maar ook bijvoorbeeld voor het verminderen van inkoopkosten, het stimuleren van tijdige betalingen of het stroomlijnen van het PO-goedkeuringsproces.