Meer efficiëntie en innovatie? Ga datagedreven te werk

Veel organisaties maken gebruik van data. En niet zonder reden. Data geven inzicht in het heden en een blik in de toekomst, waardoor je je kunt onderscheiden van de rest. Toch halen slechts weinigen het onderste uit de kan. Datagedreven werken vergt een cultuuromslag en de steun vanuit alle geledingen. Heb je dit niet, dan blijven er kansen liggen. Dat schrijven Albina Vitochina en Constantijn Rijsdijk van Cegeka Consulting.

Bedrijven en instellingen zitten tegenwoordig bovenop hun operationele data. Bergen gegevens waarmee ze werkprocessen efficiënter maken, de dienstverlening opschroeven en zelfs gefundeerde voorspellingen doen. Ze baseren hun beslissingen op data en analyses, niet meer op hun buikgevoel. Ten minste, dat is het idee.

In hun poging om datagedreven te werken, blijven veel organisaties steken op de datakwaliteit en een eerste proof of concept. Natuurlijk, datakwaliteit is de fundering. De data moeten betrouwbaar zijn, de analyses valide, de rapportages visueel inzichtelijk. Velen beseffen echter niet dat je best kunt beginnen zonder dat de datakwaliteit helemaal op orde is.

Change management

Data zijn nooit het doel op zich. Ze moeten ondergeschikt en faciliterend zijn aan de visie en strategie van de gehele organisatie. Mensen moeten er een gevoel bij krijgen en inzien dat data bijdragen aan hun eigen doelen en KPI’s. De bedrijfscultuur moet datagedreven werken ondersteunen, gebruikers getraind. Kortom: er ligt een belangrijke taak voor change management.

Niet elke medewerker zal de nieuwe manier van werken zomaar accepteren. Zo werkt ouder personeel vaak met ingesleten processen die ze niet ineens overboord zetten. Of ze zijn juist verandermoe. Acceptatie vergt tijd, begrip en uitleg. Kies de snelheid die past bij je organisatie. Mensen zijn best bereid om hun gedrag aan te passen, maar als het te snel moet, haken ze af. Als je de twijfelaars in hun eigen tempo uitlegt hoe data hun werk verrijken en beslissingen onderbouwen, heb je nieuwe medestanders of zelfs ambassadeurs.

Pilotprojecten

Een transitie op het tempo van de organisatie betekent niet dat je lang moet wachten. In tegendeel. Het is slim om te beginnen met kleine pilotprojecten. Zo doe je in korte tijd waardevolle ervaring op en weet je welke maatregelen nodig zijn als je gaat opschalen. Begin met een klein multidisciplinair team, noteer alle leerpunten en stuur bij. Zorg dat elk project een eigenaar heeft, de steun vanuit het management en de herkenning door medegebruikers.

De transitie naar datagedreven werken is niet eenvoudig, noch eenduidig. Wij merken dat veel organisaties al best veel inzicht in hun data hebben. Maar vaak missen ze de helikopterview om alles op de beste wijze te bundelen. Ze zien niet altijd hoe datagedreven werken de processen en medewerking van het personeel beïnvloedt. Ze onderschatten dat veel mensen de omslag naar datagedreven werken als uitdagend ervaren en dat de veranderbereidheid niet vanzelfsprekend is. De zwakste schakel bepaalt het succes.

“Het is slim om te beginnen met kleine pilotprojecten. Zo doe je in korte tijd waardevolle ervaring op voor de fase van opschalen.”

Experts

Om de transitie naar datagedreven werken succesvol te doorlopen, moet je kunnen vertrouwen op experts die vaker met dit bijltje hebben gehakt. Experts die uitzoomen en weten op welke plekken je moet meten en aanpassen. Die zien wanneer simpele Excel-sheets niet meer volstaan en het tijd wordt voor tools als Power BI. En die ervaring hebben met het pijnloos veranderen van de bedrijfscultuur.

Pas als medewerkers intrinsieke aandacht voor data krijgen, is de transitie voltooid en de missie geslaagd. Zonder enthousiaste eindgebruikers bereik je maar weinig. Pas als het je lukt om het enthousiasme erin te houden, haal je het onderste uit de kan en is de adoptie geslaagd.

Rijsdijk: “Simpel gezegd kan je data (science) projecten zonder de adoptie vergelijken met een badkuip zonder stop. Je kan een heel mooie oplossing neerzetten maar zonder enthousiaste eindgebruikers (de stop) bereik je maar weinig. Het enthousiasme dat er aan het begin van een project was is dan snel verdwenen. Maar als het je lukt om het enthousiasme te behouden dan krijg je er elke dag weer een ambassadeur bij.”

Over de auteurs: Albina Vitochina is Consultant Strategie, Transformatie en Adoptie bij Cegeka Consulting. Constantijn Rijsdijk is Business Consultant Data & Analytics bij Cegeka Consulting.