AevesBenefit helpt revalidatiecentrum Basalt bij inkooptransformatie

04 december 2019 Consultancy.nl

AevesBenefit heeft het pas gefuseerde revalidatiecentrum Basalt geholpen bij het identificeren en realiseren van verschillende synergievoordelen op het gebied van inkoop. Procurement Consultant Douwe Ribbink geeft toelichting op de inkooptransformatie.

Op 1 januari van dit jaar fuseerden Sophia Revalidatie en het Rijnlands Revalidatie Centrum (RRC). Hiermee ontstond Nederlands grootste revalidatiecentrum, genaamd Basalt. Met ruim 1.200 medewerkers, verdeeld over tien locaties in het Westland – waaronder in Leiden, Den Haag en Delft – verzorgt Basalt de medisch-specialistische revalidatiezorg voor 9.000 kinderen, jongeren en volwassenen met complexe beperkingen als gevolg van een aangeboren aandoening, ziekte of een ongeval.

De fusie creëerde verschillende synergiemogelijkheden. Om een goed beeld te krijgen van de kansen op het gebied van inkoop werd AevesBenefit ingeschakeld. Op basis van de uitkomsten van een inventarisatie op de jaarlijkse inkoopuitgaven, hebben Basalt en AevesBenefit gezamenlijk een programma van zes maanden opgestart. Het projectteam bestond uit Douwe Ribbink, Sylvia Belter, Norbert Jagers, John van Veen en Léon Fleuren. Zij werkten samen aan vier hoofddoelen. 

1. Harmonisering

Ten eerste werden de processen, systemen en organisatie van de gefuseerde inkoopafdelingen geharmoniseerd. “Zowel binnen voormalig Sophia als het RRC was de inkoopfunctie grotendeels decentraal belegd zonder dat voor de afdelingen duidelijke inkooprichtlijnen bestonden”, vertelt Douwe Ribbink, Procurement Consultant bij AevesBenefit. “Regelmatig werden contracten met leveranciers afgesloten zonder te tenderen, waarbij de inkoopvoorwaarden van de leveranciers werden geaccepteerd.” 

AevesBenefit helpt revalidatiecentrum Basalt bij inkooptransformatie

Om meer grip te krijgen op de inkoopuitgaven werden de inkoopafdelingen samengevoegd en gecentraliseerd. Daarbij was het van belang dat iedereen op dezelfde manier ging werken. Daarom is een nieuw purchase to pay-proces ontworpen dat aansluit bij het toekomstige inkoopsysteem. “Inmiddels heeft Basalt één centraal gecoördineerde inkoopafdeling met een geharmoniseerd inkoopproces”, legt Ribbink uit. “Daarnaast zijn er templates ter beschikking gesteld voor een plan van eisen, tenderdocumentatie, contracten, zichtzendingen en geheimhoudingsverklaringen.”

2. Nieuw inkoopbeleid

Parallel aan deze harmonisering zijn er gesprekken gevoerd met de Raad van Bestuur, inkoopafdeling en contracteigenaren. Op basis hiervan is een volwassenheidsscore toegekend aan de verschillende inkoopelementen – denk bijvoorbeeld aan contract- en leveranciersmanagement. Daarbij is ook een realistische ambitie bepaald. Op basis van deze verkenning van de huidige en de gewenste situatie is vervolgens een nieuw inkoopbeleid opgesteld én geïmplementeerd.

“Het inkoopbeleid geeft de medewerkers van Basalt een duidelijke leidraad, meer gebruikersgemak en inzicht in de voordelen en gemakken van een georganiseerde inkoopfunctie”, legt Ribbink uit. “Het nieuwe beleid is opgesteld en geïmplementeerd in nauwe samenwerking met zowel inkoop als business-stakeholders om draagkracht en toepassing te garanderen. Om het beleid in te bedden in de organisatie zijn business-stakeholders middels workshops getraind. Hiermee hebben zij handvatten gekregen om het beleid toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden.”

3. Besparen met behoud van kwaliteit

Daarnaast zijn op basis van een spendanalyse onderliggende contracten doorgelicht. Bepaald werd in hoeverre er marktruimte was, of de inhoud overeenkwam met de behoefte van het contract, of dat het contract misschien zelfs overbodig was. Ook werd bekeken of het volume van verschillende inkoopcategorieën en revalidatielocaties kon worden gebundeld. Dit resulteerde in een besparingsdoelstelling van €450.000 op een totale jaarlijkse uitgave van €10.500.000 euro – oftewel zo’n 4,3%. 

“Er is een directe besparing van €550.000 op jaarbasis gerealiseerd, wat neerkomt op meer dan 5% van de totale inkoopuitgaven.”

“Allereerst zijn de quick wins verzilverd door contracten te herzien, te heronderhandelen of te beëindigen”, geeft Ribbink aan. “Simultaan zijn gesprekken met contracteigenaren en huidige leveranciers gevoerd om waar mogelijk verschillende inkoopcategorieën en -behoeftes te bundelen. Al met al werd de besparingsdoelstelling zo zelfs ruim overtroffen: “Er is een directe besparing van €550.000 op jaarbasis gerealiseerd, wat neerkomt op meer dan 5% van de totale inkoopuitgaven. Daarnaast zijn indirecte besparingen gerealiseerd door het verminderen van de factuurstroom, het implementeren van contractmanagement alsmede overige procesverbeteringen.”

4. Contracten op orde

Tot slot werd er gewerkt aan het op orde brengen van de contractadministratie en het opstellen en borgen van een nieuw contractbeleid. “Tijdens het uitrollen van het inkoopprogramma werd geconcludeerd dat veel contracten ontbraken, foutieve informatie bevatten of wél als contract geregistreerd waren terwijl ze niet als ‘contract’ beschouwd konden worden”, licht Ribbink toe. “Om de basis weer op orde te brengen hebben we de contractadministratie en het contractbeleid binnen doorgelicht.” 

Op basis hiervan is de contractdatabase opgeschoond en zijn nieuw afgesloten contracten toegevoegd. Om duidelijkheid te creëren over ieders verantwoordelijkheden is een nieuw contractbeleid opgesteld en geïmplementeerd. “Hierbij is sterk gefocust op het creëren en implementeren van duidelijke rolbeschrijvingen met betrekking tot contractbeheer, contractmanagement en contracteigenaarschap”, aldus Ribbink. “Bovendien is het aantal contracten tijdens de projectperiode flink verminderd – van 480 naar 250.”

Inmiddels zijn alle vier de doelstellingen gerealiseerd en kan Basalt profiteren van de diverse synergievoordelen op het gebied van inkoop. “Het projectteam kijkt terug op een intensief en succesvol programma waarin we op vrijwel alle inkoopelementen onze meerwaarde hebben mogen leveren”, besluit Ribbink trots.


Profiel

Meer nieuws over

×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup