Isala verbetert capaciteitsmanagement ziekenhuisbedden
Ziekenhuizen zijn continu op zoek naar de juiste balans tussen de zorgvraag, het passende personeel en de ziekenhuisorganisatie. Ziekenhuisorganisatie Isala heeft voldoende personeel, dat onderling goed samenwerkt, maar worstelde de afgelopen jaren met de capaciteit en benutting van de beschikbare bedden. Zorgadviseur Vreelandgroep hielp Isala met het opzetten van integraal capaciteitsmanagement.
Vanuit vijf locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde levert Isala basis- en complexe zorg in Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. In totaal beschikken deze vijf locaties over 1.116 bedden. Zorgen dat er op ieder moment een bed beschikbaar is, is een complexe opgave.
“Door de fusie tussen het Diaconessenhuis in Meppel en Isala in Zwolle én de nieuwbouw waar we in 2013 in zijn gegaan, liepen we tegen verschillende knelpunten aan op het gebied van zorglogistiek”, vertelt Ton Roelofs, Manager Zorgondersteuning bij Isala. “We wilden verder komen met integraal capaciteitsmanagement en hebben daarvoor de externe deskundigheid en ondersteuning van de Vreelandgroep ingeroepen.”
Brandjes blussen
De organisatieadviseur voor de zorg stelde vast dat Isala de zorglogistiek nog niet op een integrale manier benaderde. Door een gebrek aan focus, sturing en aandacht draaide het beleid veelal uit op het blussen van brandjes. Om daar verandering in te brengen werden allereerst de uitgangspunten en doelstellingen rondom capaciteitsmanagement geformuleerd. Vervolgens is in stappen een organisatiestructuur opgebouwd op strategisch, tactisch en operationeel niveau – met een Capaciteitsorgaan, een Manager Zorglogistiek (capaciteitsmanager) en een ondersteuningsorganisatie.
Het Capaciteitsorgaan ziet erop toe dat het capaciteitsmanagement goed verloopt en grijpt zo nodig in. De Manager Zorglogistiek ondersteunt het capaciteitsorgaan, is verantwoordelijk voor het ophalen van kennis en informatie om het capaciteitsmanagement continu te verbeteren, en stuurt de ondersteuningsorganisatie, de beddenmanager en andere operationeel georiënteerde capaciteitsmanagers aan. De ondersteuningsorganisatie, ten slotte, ontwikkelt rapportages en analyses om het capaciteitsmanagement te monitoren.
De aandacht die het verdient
“Het is heel fijn om nu een eigen Manager Zorglogistiek te hebben die de kar trekt én dat niemand binnen onze organisatie capaciteitsmanagement er meer ‘bij’ hoeft te doen”, geeft Roelofs aan. “Zo krijgt capaciteitsmanagement de aandacht die het verdient.” Dit betekent niet dat de verbeterslag al is afgerond: “Capaciteitsmanagement is niet iets wat je in een paar maanden doet. Soms levert het niet direct resultaat op, maar zónder de Vreelandgroep waren we nooit zo ver gekomen.”
“De adviseurs van de Vreelandgroep kunnen goed schakelen en weten de juiste verbinding te leggen tussen tactische, strategische en operationele vraagstukken en niveaus”, vervolgt de Manager Zorgondersteuning. “Daarnaast durfden zij zichzelf ook kwetsbaar op te stellen. Soms wisten zij het antwoord ook niet en dan zochten we daar samen naar. Dat waardeer ik. Het is een eerlijke, toegankelijke, transparante en professionele club adviseurs.”
De komende tijd staat in het teken van de doorontwikkeling van het integrale capaciteitsmanagement: “De organisatiestructuur is er, de plannen zijn er én we zijn nu bezig met het uitzetten van acties om te toetsen of de plannen rondom ons capaciteitsmanagement tot verbetering leiden”, legt Roelofs uit. “Zonder dat we er direct antwoord op hebben, zijn we nu gewoon aan het ‘doen’.”
