Tips om op afstand werkende consultants te managen
Door de opkomst van de ‘gig economy’ en het internet is het tegenwoordig mogelijk om uit alle hoeken van de wereld kwalitatief goede consultants in te schakelen. Het werken met deze consultants ‘op afstand’ kan bedrijven diverse voordelen opleveren, waaronder snelle beschikbaarheid, lagere tarieven en – mits een goede match gevonden is – soms zelfs betere expertise.
Veel consultants opereren op de locatie van hun klanten. Ze werken dan veelal binnen het kantoor van de klant, om dichter bij de bedrijfsproblematiek te opereren, te kunnen samenwerken met interne teams en in nauw contact te staan met de leiders en mensen op de werkvloer. Voor sommige taken is een consultant ter plekke echter helemaal niet nodig.
Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van analyses op data, of het doorgronden van procesbeschrijvingen of documenten, of zelfs sommige strategische analyses. Het managen van en samenwerken met externe consultants die op afstand werken, is echter niet gemakkelijk. Zes tips voor opdrachtgevers voor het effectief managen van consultants op afstand:
1. Leer ze ook persoonlijk kennen
Bij externe consultants is het erg gemakkelijk om alleen werkgerelateerde zaken te behandelen en het daarbij te laten. Het is echter ook aan te raden om een persoonlijke band met externe consultants op te bouwen. Door een band met externe consultants aan te gaan is de kans groter dat ze net die extra taak aan willen pakken of net dat extra stapje harder lopen. Ook kan het nuttig zijn om vaker één-op-één gesprekken met externe consultants te hebben. Dit zijn ideale momenten om meer over hen te weten te komen en naast werkgerelateerde zaken ook persoonlijke zaken te bespreken.
2. Ga soepel om met tijdsverschillen
Een groeiend aantal consultants dat op afstand werkt, is gevestigd in landen die zich in een andere tijdzone bevinden, zoals India, Oekraïne of Australië, Tijdsverschillen met de tijdzone in Nederland maken het lastig om veelvuldig in contact te zijn met de ingeschakelde externe consultants. Door soepel om te gaan met deze tijdsverschillen, worden ook externe consultants tevreden gestemd. Het is belangrijk niet alleen voor tijden die het eigen bedrijf passen te kiezen, maar ook rekening te houden met het tijdsschema van de externe consultant. Dit zorgt aan beide kanten voor een prettige werkrelatie.
3. Ga face-to-face meetings niet uit de weg
Het hebben van face-to-face meetings is niet de reden om een externe consultant in de arm te nemen. Toch is het belangrijk om dit wel te doen, vooral als het gaat om langetermijnopdrachten zoals implementatietrajecten of subscription based-afspraken, die consultants enkele maanden of zelfs jaren laten dienen als klant. Het opbouwen van een persoonlijke relatie zal hierdoor een stuk sneller gaan. Daarnaast is het voor externe consultants een belangrijke reden om betrokken te blijven bij het bedrijf en een opdracht. Ook een rondleiding en kijkje in de keuken geeft de externe consultant een beter beeld van het bedrijf waarvoor gewerkt wordt.
4. Veilige IT-communicatie
Aan te raden is om een VPN-verbinding te gebruiken wanneer contact met externe consultants wordt onderhouden. Aangezien zij remote werken, werken ze vaak met data van het bedrijf buiten het beveiligde netwerk van het bedrijf zelf. Door een VPN-verbinding op te zetten, is de data van het bedrijf beveiligd. De VPN-verbinding maakt verbinding met een externe server, zodat hackers niet bij de data van het bedrijf kunnen. De bron van de data is namelijk bijna niet te achterhalen. Dit stelt externe consultants in staat om op afstand te werken met de gevoelige data van het bedrijf.
5. Geef vertrouwen
Voor externe consultants is het gemakkelijk om misbruik te maken van het vertrouwen van bedrijven. Doordat het werkelijk aantal gewerkte uren per opdracht moeilijk te controleren is, kan het voor bedrijven in eerste instantie moeilijk zijn om gebruik te maken van externe consultants. Door externe consultants te leren kennen, is het voor hen uit moreel oogpunt lastiger om misbruik van het bedrijf te maken.
Externe consultants hebben echter ook een reputatie te beschermen. Het is voor het bedrijf namelijk veel gemakkelijker om externe consultants af te schrijven dan wanneer het om intern personeel gaat. Het is daarom belangrijk om de externe consultants te vertrouwen. Door richtlijnen voor externe consultants te hanteren, kan dit vertrouwen opgebouwd en gehandhaafd worden.
6. Maak gebruik van de juiste tools
Door gebruik te maken van de juiste tools is het gemakkelijker om met externe consultants te werken. Door bijvoorbeeld alle consultants met een standaardpakket zoals Microsoft Word te laten werken en uren te registreren in de hiervoor bestemde software, kunnen externe consultants beter gemanaged worden. Ook projectmanagement tools als Jira, Scoro, VOGSY en Microsoft Project zijn mogelijke tools, zodat de progressie omtrent projecten bijgehouden kan worden.
