Migratie naar SAP S/4HANA: Cloud of on premise? En conversie?

Veel bedrijven kiezen voor het ondersteunen van hun digitale bedrijfsvoering voor de SAP S/4HANA oplossing van techgigant SAP. Ralph Smeets, S/4HANA exert bij IT-consultancy myBrand, over twee fundamentele keuzes die gemaakt dienen te worden bij de overstap naar het ERP-systeem. 

Cloud of on premise?

Kies je voor de S/4HANA public cloud oplossing, dan draait het systeem in de cloud van SAP. Dit wordt ook wel multi-tenant genoemd, wat betekent dat meerdere organisaties in dezelfde cloud zijn ondergebracht. Een andere optie is om S/4HANA in de private cloud van SAP of de cloud van je implementatiepartner onder te brengen. 

Verandermanagement

S/4HANA public cloud is ingericht op een standaard wijze op basis van best practices. De mogelijkheden zijn hierdoor beperkt; unieke wensen en behoeften kunnen lang niet altijd worden doorgevoerd waardoor processen moeten worden herzien. De overstap op S/4HANA public cloud vereist daardoor verandermanagement. Door S/4HANA in een private cloud te draaien heb je meer vrijheid; eigen wensen en behoeften kunnen worden doorgevoerd – er is meer speelruimte. De organisatie kan softwaremodificaties doorvoeren. Dit zorgt ervoor dat het onderscheidend vermogen van een organisatie niet verloren gaat. De best practices zijn alsnog in te zetten.

Innovatie en kostenefficiëntie

Een groot voordeel van S/4HANA public cloud is dat functionaliteiten, processen en projecten snel kunnen worden opgezet. S/4HANA public cloud is dan ook bij uitstek geschikt voor snelle innovators. Een ander scenario is het ‘2 Tier ERP landschapsscenario, dat aantrekkelijk is wanneer een dochter- of zusterondernemingen met S/4HANA Cloud via standaard integratie wordt gekoppeld met het SAP on premise systeem van het moederbedrijf. Hierdoor zijn financiële consolidaties naar de moedermaatschappij en/of logistieke intercompany processen gemakkelijker te realiseren. De integratie van S/4HANA public cloud met S/4HANA On premise is gemakkelijk te realiseren, zodat je een overkoepelende business view hebt van beide systemen. Bovendien is S/4HANA public cloud een betaalbare oplossing voor organisaties waarvoor S/4HANA on premise te kostbaar is. Bovendien komt er ieder kwartaal een update met nieuwe functionaliteiten. Kortom: je kunt snel innoveren en de investeringskosten blijven binnen de perken.

Beide opties hebben voor- en nadelen. S/4HANA public cloud is bijvoorbeeld een kostenefficiëntere optie en is sneller te implementeren. Ook biedt het de mogelijkheid om licenties af te nemen voor één jaar. Dit biedt flexibiliteit: je kunt SAP als ‘commodity’ aanschaffen. Wel biedt S/4HANA public cloud beperkte uitbreidingsmogelijkheden. De keuze voor on premise maakt meer aanpassingen mogelijk, wat als bijkomend voordeel heeft dat de overgang soepeler zal verlopen. Er verandert qua processen namelijk minder ten aanzien van de huidige situatie. Het is vooral een kwestie van bepalen wat het best bij jouw organisatie past en welke factoren voor jou het zwaarst meewegen.

Converteren of herimplementeren?

De tweede belangrijke keuze heeft alles te maken met de weg naar S/4HANA, namelijk: converteren of herimplementeren?

Conversie

Converteren kan op twee verschillende manieren: gefaseerd of met een zogeheten ‘big bang’. De keuze om te converteren en in welke vorm hangt af van een aantal zaken. Denk aan het behoud van historische transactiedata, de hoeveelheid maatwerk in het systeem en het belang van het behoud van bepaalde add-ons – het kan namelijk zo zijn dat deze komen te vervallen bij de overstap. Daarnaast is het een belangrijke vraag of je qua processen wel of geen gebruik wil maken van standaarden. Is dat namelijk wel het geval, dan is conversie wellicht niet de juiste keuze.

Ben je een beetje schuw voor verandering? Kies dan voor gefaseerd converteren. Daarmee blijven bestaande data en processen namelijk behouden. Deze worden stap voor stap overgebracht. Te beginnen bij de database naar het HANA-platform, een snellere database. Verder blijft de situatie gelijk, waardoor gebruikers weinig verandering ervaren. In de tweede fase gaat de organisatie over naar de S/4HANA functionaliteiten. Dan verandert de look en feel. De derde fase is de optimalisatie van processen.

Liever in één keer de overstap maken? Dat kan. Een tweede vorm van conversie is de ‘big bang’. Waar bij een gefaseerde conversie drie stappen worden doorlopen, worden bij deze optie de drie stappen in één keer gedaan. Maar dit vraagt veel verandermanagement.

Herimplementatie

Heb je inderdaad een wildgroei aan applicaties en heb je het idee dat er een flinke efficiëntieslag te maken is met betrekking tot de bedrijfsprocessen en IT-architectuur? Oftewel: wil je terug naar de standaard? Dan is dit de juiste keuze. Bij een herimplementatie wordt alles vanaf het nulpunt opgezet. Al het maatwerk kan mogelijk worden vervangen door standaardfunctionaliteiten, wat zorgt voor veel gemak in de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om sneller nieuwe bedrijfsmodellen te introduceren. Houd wel in gedachte dat deze vorm meer verandermanagement vereist.