Heineken wint Internal Audit Innovation Award met RPA-toepassing

Dit jaar was Heineken de gelukkige winnaar van de Internal Audit Innovation Award. De auditafdeling van de biergigant wist zijn handen op de prijs te leggen dankzij een innovatieve RPA-toepassing waarmee de audit op reis- en onkostenvergoedingen wordt geautomatiseerd én verbeterd.

Onlangs werd in Amsterdam voor het vierde achtereenvolgende jaar de winnaar van de Internal Audit Innovation Award bekendgemaakt. De competitie, een initiatief van adviesbureau Protiviti en beroepsvereniging IIA Nederland, is bedoeld om innovatie binnen het internal audit-vak te stimuleren. Dit keer namen zeven teams van zes organisaties – ABN AMRO (twee teams), Arcadis, DELA, Heineken, het ministerie van Financiën en Wessanen – het tegen elkaar op. Om te bepalen wie er met de prijs vandoor zou gaan, lette de jury in het bijzonder op drie factoren. Ten eerste werd gekeken naar de innovatiekracht en creativiteit, daarnaast naar de relevantie voor de internal audit en tot slot naar de bruikbaarheid voor andere auditfuncties. 

Bonnetjesberg

Op basis van deze criteria besloot de jury dat Heineken er dit jaar vandoor zou gaan met de hoogste eer. De auditafdeling van de grote bierbrouwer won de prijs op basis van de inzet van Robotic Process Automation (RPA) om het auditproces rond reis- en onkostenvergoedingen te verbeteren. Bij grote multinationals als Heineken vormt de uitvoering van de diverse aspecten van de interne audit vaak een enorme arbeidsintensieve klus. Dit geldt in het bijzonder voor de controle van de reis- en onkostenvergoedingen.

Bij Heineken werd deze audit minimaal acht keer paar jaar uitgevoerd en tot voor kort waren dit niet bepaald de momenten waarop de auditafdeling zich verheugde. Handmatig moesten de auditors stapels aan bonnetjes doorspitten om te controleren of de reis- en onkostendeclaraties correct waren ingediend. En zelfs met deze vele uren handmatig controleren kon de auditafdeling nog maar een zeer beperkte steekproef uitvoeren op de talloze ingeleverde bonnetjes: slechts zo’n 5% tot 10% van alle declaraties werd gecontroleerd. Bovendien was het onmogelijk om hierbij vooraf een gerichte selectie te maken, waardoor de steekproef volledig willekeurig werd uitgevoerd. Al met al een hoop werk voor een beperkt resultaat dus. 

Robotaudit

Om hier verandering in te brengen, ging het analytics-team, dat deel uitmaakt van Heinekens interne audit, aan de slag. Het team besloot de kracht van RPA te benutten om zo het auditproces rond de reis- en onkostenvergoedingen te automatiseren. De technologie werd hierbij ingezet in combinatie met Optical Character Recognition (OCR). Met deze geavanceerde technologie kunnen zowel getypte als geschreven bonnetjes in vele verschillende talen worden gelezen. De gegevens van het bonnetje worden opgenomen in de database en gekoppeld aan een digitale foto van het oorspronkelijke bonnetje, zodat die altijd ter controle kan worden geraadpleegd.

Nadat de informatie van de bonnetjes is gedigitaliseerd, wordt de informatie verwerkt met behulp van het Enterprise RPA-platform van softwarebedrijf UiPath. Door de gecombineerde inzet van RPA en OCR ontstaat volgens het analytics-team een zogeheten ‘zero touch’ geautomatiseerde workflow. Met andere woorden: aan het inlezen en analyseren van de enorme stapel bonnetje komen geen mensenhanden meer te pas. Dit zorgt niet alleen voor en enorme vermindering van de werklast, de innovatie zorgt er ook nog eens voor dat er een veel grotere steekproef kan worden gecheckt: 20% tot maar liefst 90% van alle ingediende declaraties. 

Bovendien vindt de steekproef niet langer willekeurig plaats. De RPA-software kan het auditteam adviseren omtrent potentiële fraude of andere soorten verdachte activiteiten. Dit gebeurt bijvoorbeeld door alle declaraties te scannen op mogelijk verdachte zoektermen, zoals ‘club’, ‘party’ en ‘massage’. Zo wordt de steekproef een stuk gerichter en kan het auditteam zich beperken tot een controle van enkel de als risicovol aangemerkte declaraties. Opgeteld zorgt de innovatie dus voor een vermindering van de werklast, maar bovenal een veel betere controle op de reis- en onkostendeclaraties. 

Deze mooie resultaten en de relatief kleine investering die nodig is om ze te behalen brachten de jury van de Internal Audit Innovation Awards ertoe het team van Heineken aan te wijzen als winnaar: “Gebruikmakend van een combinatie van technologieën wordt hier een huidig probleem opgelost en het werk leuker gemaakt”, aldus juryvoorzitter Jantien Heimel, tevens Hoofd Internal Audit bij Nuon/Vattenfall en Voorzitter van IIA Nederland: “Jullie team wilde niet hetzelfde werk keer op keer opnieuw doen en jullie bedachten een innovatieve oplossing.”