Boek Factbased Improvement bundelt lessons learned in performanceverbetering

Dick Mecklenfeld, directeur van databedrijf Hot ITem, heeft het boek ‘Factbased Improvement’ uitgebracht. Het managementboek biedt managers en professionals pragmatische ‘lessons learned’ voor het succesvol implementeren van performanceverbeteringsprojecten, waarbij de mens centraal staat.

Met meer dan twintig jaar ervaring in het vak is Dick Mecklenfeld gepokt en gemazeld in het prestatieverbeteringsdomein. Sinds 1998 geeft hij leiding aan Hot ITem, een bureau dat is gespecialiseerd in datamanagement en het verbeteren van organisaties. Ter ere van het twintigjarig jubileum van het kantoor, besloot Mecklenfeld in de pen te klimmen en zijn ervaringen op papier te zetten om te delen welke lessen hij en het bureau zoal hebben opgedaan in de afgelopen periode. “We hebben in de afgelopen twee decennia zo ontzettend veel geleerd dat we dit graag delen met iedereen die te maken heeft met uitdagingen op het gebied van performanceverbetering”, legt Mecklenfeld uit.

Prestatieverbetering

Het onderwerp waar zijn boek ‘Factbased Improvement’ zich op richt – prestatieverbetering – ligt momenteel onder een vergrootglas. Met veranderingen die zich vandaag de dag sneller dan ooit voltrekken en disruptie die op de loer ligt, komt er steeds meer druk op thema’s als snelheid en wendbaarheid om concurrerend te kunnen blijven. Het verbeteren van de bedrijfsvoering om strategische doelstellingen te realiseren, speelt hierbij een belangrijke rol.

Relatief nieuw, maar zeer belangrijk in deze context, is data. Data wordt door velen gezien als het nieuwe goud, een stelling die ook Mecklenfeld ondersteunt, omdat het organisaties de mogelijkheid biedt waarde te ontsluiten in alle delen van de bedrijfsvoering, van commercie tot de backoffice. “Datagedreven organisaties geven strategische zaken prioriteit en slagen erin daadwerkelijk prestaties te verbeteren en op een goede wijze het beste uit hun mensen te halen”, zegt Mecklenfeld. “Om daadwerkelijk doorbraken te realiseren en je doelen te behalen, is inzicht in de waarde en de potentie van je data en je mensen essentieel. Vanuit dat inzicht kun je overgaan tot actie om het beste eruit te halen.”

Het succesvol implementeren van een datagedreven strategie is in de praktijk echter niet eenvoudig. Verschillende schattingen van faalpercentages doen de ronde. Volgens één schatting lukt het twee derde van digitale transformaties niet om de vooraf ingestelde doelen te realiseren. In Mecklenfelds boek komen medewerkers, inspirators en klanten van het bureau aan het woord over de 'lessons learned’ om wel succesvol te kunnen zijn in het veld.
Verschillende tips worden in Factbased Improvement uitgediept. Allereerst is het belangrijk om te focussen op de strategische doelen binnen de gehele organisatie. Daarbij vormt data de ondersteunende factor – “informatie moet op maat beschikbaar zijn zodat iedereen zijn werk kan relateren aan de missie van de organisatie. De inzichten zorgen voor beter functioneren en een gezamenlijk resultaat om trots op te zijn”, legt Mecklenfeld uit, die aanraadt: “Zorg dat alle lagen van de organisatie beschikken over eenduidige informatie om factbased de juiste acties en maatregelen te nemen.”

Verder is het van belang dat organisaties ervoor zorgen dat ze beschikken over leidinggevenden die – met hun afdeling en vanuit een positieve insteek – optimaal kunnen bijdragen aan de doelen van de organisatie en het beste uit hun mensen halen. Bovendien is het cruciaal dat de juiste prioriteiten worden gesteld. Mecklenfeld: “Stop met zaken die minder belangrijk zijn en los urgente knelpunten op.” Hij pleit voor een aanpak die onderscheid maakt tussen enerzijds “informatie die urgent is en snel wordt opgeleverd” en anderzijds “fundamentele zaken die goed en duurzaam worden opgezet”.

Ook is volgens de Hot ITem-directeur het inrichten van het juiste datafundament een essentieel element: “Bouw een datafundament met betrouwbare gegevens waarmee de organisatie in staat is te sturen, te verantwoorden en waarde uit data te halen met geavanceerde analysetechnieken.” Hierbij vormt samenwerking het toverwoord: “Sla een brug tussen de twee werelden van business en IT, zodat wederzijds begrip ontstaat en zij elkaar in nauwe samenwerking versterken”, adviseert Mecklenfeld.

Menselijk kapitaal

Een speciale rol is ook weggelegd voor mensen, vertelt Mecklenfeld: “Uit de deskresearch en interviews kwam veelvuldig naar voren dat een juiste aanpak erop gericht is het beste in mensen naar boven te halen.” Hij legt uit: “Jaren geleden is al wetenschappelijk bewezen dat het sturen op bevlogen mensen, die met succes en plezier hun werk doen, helpt bij de realisatie van de organisatiedoelen. Bevlogen medewerkers zijn 50% productiever, verzuimen 70% minder en zijn voor 50% meer overtuigd van hun eigen mogelijkheden.” (Happiness at work, Jessica Pryce-Jones, 2010).

Niet verrassend, gaan dan ook veel tips in het boek over menselijk kapitaal. Een belangrijk advies dat Mecklenfeld meegeeft, is het streven naar een positieve cultuur, waarin de transparantie van data leidt tot waardering van het goede en waarin beter presteren wordt beloond. Ook pleit hij voor voldoende eigen regie van werknemers: “Maak medewerkers eigenaar van hun eigen loopbaan, en zorg ervoor dat zij de regie nemen over hun eigen succes en plezier.” Hij voegt toe: “Op die manier verhoog je de aantrekkelijkheid om voor je te (blijven) werken. Als aantrekkelijke werkgever lukt het je beter om gewaardeerde medewerkers te behouden en de voor jou cruciale mensen te verwerven.”

Mecklenfeld sluit af: “Als je het beste uit je mensen haalt en daar, net als op je andere assets, ook nog eens op stuurt, dan levert dit niet alleen gelukkigere medewerkers op, maar ook strategische waarde. Dat is de kern van de factbased improvement-aanpak van Hot ITem.”