Zes tips voor het kiezen van de juiste Managed Service Provider (MSP)

04 juli 2018 Consultancy.nl

Bedrijven die extern talent inhuren doen regelmatig een beroep op een MSP dienstverlener (‘een Managed Service Provider’), een derde partij die de regie van het inhuurproces overneemt en optimaliseert. De keuze van een MSP-partner is echter geen gemakkelijke oefening – er zijn tal van bureaus actief in de inhuurmarkt en MSP’s komen in vele smaken en kleuren. “Goed vergelijken en kiezen op basis van de juiste gegevens en inzichten is het geheim”, aldus Mark Bassie en Marleen Deleu, auteurs van het onderzoeksrapport ‘MSP-dienstverleners in Nederland en België’. Zij geven zes tips die het selectieproces kunnen vergemakkelijken.

1 – Strategische partner

Om uw inhuurprogramma op termijn naar een hoger niveau te tillen, bent u op zoek naar een partner, niet een leverancier. De ideale MSP is de bondgenoot, van u en uw team, maar ook van uw leveranciers. Zij bieden u inzicht in al hun kennis en kunde, contacten en ervaringen. Zij staan open voor innovaties en investeringen om uw doelen te bereiken.

Elke MSP kan kostenbesparingen realiseren, maar de echte waarde zit in een partner die voor de lange termijn gaat en u naar inhuurvolwassenheid brengt. Een MSP zal de dienstverlening altijd ondersteunen met tooling, speciaal ontworpen om het inhuurproces van begin tot einde te automatiseren. In het vakjargon spreekt men van End-to-End of E2E ondersteuning door een vendor management systeem of VMS.

Het VMS kan van de MSP-dienstverlener zijn of uw eigen tooling. Doorgaans sluit de opdrachtgever zelf een contract af met de VMS-leverancier om zo zeker te stellen dat de data in het systeem in eigen beheer toegankelijk blijft. U moet dus niet 1 maar 2 keuzes maken, welke MSP en welk VMS.

2 – Ken uw behoeften

Een inhuurprogramma is altijd maatwerk! Geen enkel bedrijf heeft dezelfde behoeften, dezelfde visie over de ideale toekomst, identieke doelstellingen, budgetten, arbeidsmarkt, enz. Het is dus belangrijk dat u weet waar u nu staat. Inventariseer uw ‘as is’ situatie: wie huurt wat en waarom in? Hoe verloopt dit proces? Wat kan beter? Wie zijn de betrokken partijen? Zijn we tevreden? Waarom niet?

Een MSP-dienstverlener is een derde partij die de regie van het inhuurproces overneemt en optimaliseert

Kijk ook naar de toekomst. Stel deze vragen hoe flexibel moet uw organisatie zijn de komende 3 tot 5 jaar? Hebt u flexibiliteit in ‘handjes’ nodig of eerder in ‘kennis’? Hoe ziet het ideale, efficiënte inhuurproces er uit? Waar legt u de lat wanneer het over kwaliteit of kosten gaat? Hoe gaat u eenvormigheid (‘compliancy’) aan wet- en regelgeving borgen? Wie wordt de eindverantwoordelijke voor het inhuren van externen?

Zonder draagvlak van het C-level in uw organisatie moet u niet aan centralisatie, laat staan aan uitbesteden beginnen. Ga daarom zeker na wat het draagvlak is bij de directie om te veranderen en eventueel uit te besteden. Is er budget? Is het voldoende helder wanneer u dit alles een succes noemt, met andere woorden: wat levert het op?

3 – Ken uw doelstellingen: directe kostenbesparingen versus indirecte besparingen

Kostenbesparing is een van de voornaamste redenen voor inkoopmanagers om uitbesteden aan een MSP te overwegen. En het is ook een bekend verkoopargument van MSP-dienstverleners.

In het 1e jaar van het programma zijn de kostenbesparingen aantoonbaar en te berekenen in harde euro’s. Daarna schakelen de betere MSP-aanbieders over naar een meer strategisch adviserende rol om de kwaliteit van het ingehuurde talent en de dienstverlening van de leveranciers te verbeteren.

Procesoptimalisaties, bijvoorbeeld door verdere technische integraties zijn veel voorkomende acties in deze 2e fase. Sommige klanten beschouwen dit niet meer als kostenbesparingen, wat natuurlijk wel het geval is. Uit onderzoeken blijkt namelijk dat de indirecte kostenbesparingen aanzienlijk kunnen zijn, en zelfs fors meer dan uit directe besparingen te halen is.

Enkele voorbeelden:
- Vermijden van ‘maverick spend’, betere budget controle : - 3,5%
- Meer correcte facturen, minder administratief werk: - 1%
- Gegarandeerd betalen binnen betalingstermijn, korting leveranciers: - 1%
- Controle op functieprofielen en bijhorende tarieven: - 1%
- Opvolgen van de prestaties en diensten van leveranciers: -2%
- Centraal beheren van het inhuurprogramma, tijdbesparing van uw managers: -2%
- Automatiseren van (delen) van het inhuurproces: tot - 15%
- Via de MSP inbreng van kennis en expertise van specialisten en/of andere klanten: - 2%

Zaak is dus om te weten welke doelstellingen u nastreeft: enkel direct besparen, of beide, direct én indirect. En vervolgens die MSP-aanbieder te kiezen die het best in staat zal zijn dit doel te realiseren.

“Goed vergelijken en een Managed Service Provider kiezen op basis van de juiste gegevens en inzichten is het geheim.”

– Mark Bassie en Marleen Deleu

4 – MSP is altijd maatwerk

Hierboven is al toegelicht hoe belangrijk het is inzicht te hebben in uw behoeften en uw doelen. Daardoor is een inhuurprogramma altijd maatwerk, er is niet 1 miraculeuze oplossing die voor elke organisatie van toepassing is. Goede MSP-aanbieders maken diepgaande analyses van uw huidige situatie en uw wensen. Vervolgens ontwikkelen ze een ‘op maat’ programma en implementeren dit. Tijdens kwartaalbesprekingen wordt de voortgang gerapporteerd en doelstellingen aangescherpt.

5 – Kies een MSP met kennis van uw sector én van VMS- technologie

Goede MSP-dienstverleners hebben in hun team niet alleen medewerkers met MSP-ervaring maar ook met kennis van de bijzonderheden van de sector waarin uw bedrijf actief is.

Denk aan kennis en inzichten in de arbeidsmarkt, typische wet & regelgeving, trends en ontwikkelingen in uw sector, uw concurrenten, leveranciers van niche talent. Binnen het team moet er ook een sterk back office zijn ter ondersteuning (facturatie, juridisch advies, financieel) en zeker ook een expert in VMS- technologie. Vraag dus bij de keuze van uw MSP-leverancier altijd naar de teamleden en hun ervaringen en expertise zowel met MSP-dienstverlening, VMS-tooling, als ervaring binnen uw sector.

6 – Een exit strategie is niet onbelangrijk

Net zoals wanneer je verliefd bent en aan trouwen denkt, moet je ook bij de keuze van een MSP-partner op voorhand denken aan het scenario voor wanneer het fout loopt. Uitbesteden van uw inhuur is een strategische oefening en de impact van de verandering op uw organisatie is niet te onderschatten. Bovendien is het gebruikelijk om samenwerkingsovereenkomsten van 3 tot 5 jaar aan te gaan, wat behoorlijk lang is.

Een exit strategie, op voorhand afgesproken, bespaart u veel ellende wanneer u na verloop van tijd van partner wenst te wisselen. U vermijdt zo veel frustratie én grote kosten. De MSP en het bijhorende VMS zijn immers erg verweven in uw organisatie, waardoor ze niet zonder slag of stoot vervangbaar zijn.

Spreek met uw toekomstige MSP-partner een duidelijke exit strategie af voor de start van de samenwerking: Hoe zorgen ze er voor dat uw leveranciers betaald worden gedurende de transitieperiode? Hoe zullen de ingehuurde talenten worden overgedragen? Wat gebeurt er met de data in het VMS? Enzovoorts.

In de 2018-de editie van het onderzoeksrapport ‘MSP-dienstverleners in Nederland en België’ zoomen Mark Bassie en Marleen Deleu in op de inhuurmarkt voor MSP en zoomen ze in op tien aanbieders die actief zijn in beide landen.

Nieuws

×
A.T. Kearney Accenture ACE Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Avantage Reply B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Corporate Finance Boer & Croon Management Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Considerati Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting flowresulting Front Consulting Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo innogy Consulting INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants JBR JBR Interim Executives Kirkman Company KplusV KPMG Kruger KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnitude Consulting Magnus Marktlink McKinsey & Company Mercer Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group OrangeX Ordina Oxyma p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Scenter Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron Business Consulting TEN HAVE Change Management The Next Organization Turner TWST Twynstra Gudde UMS Group UniPartners UPD Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup Young Advisory Group Zestgroup

Meer nieuws over