Robotics kan efficiency en kwaliteit van finance afdeling verbeteren

Adviesbureau RGP organiseerde recent de ‘RGP Reflexions’ bijeenkomst. Centrale thema tijdens de sessie was: wat is de impact van robotics op de finance afdeling, en hoe kunnen financiële directeuren hierop inspelen? Maaike Hendriks, Senior Managing Consultant bij RGP, blikt terug op de bijeenkomst en de belangrijkste bevindingen.

Food for thought, dat gaf de discussie tijdens de Reflexions bijeenkomst over robotics zeker. Aan bod kwamen vragen als: Is robotics een hype of een wezenlijke ontwikkeling? Is robotics een synoniem voor automatiseren? Wat zijn de mogelijkheden, toegevoegde waarde en risico’s van robotics?

Zoals je ineens overal groene schoenen ziet wanneer je net een mooi paar van die kleur hebt aangeschaft, zo hoor en zie je ‘Robotics’ nu overal. In de context van finance, rapporteren, data verwerking en analyse lijkt de term robotics (nog) niet vastomlijnd en verschilt de invulling per persoon, organisatie en publicatie. We definiëren robotics voor nu als geautomatiseerde/gescripte, terugkerende complexere acties over meerdere systemen.

Transactionele en operationele acties

Robotics kan bij transactionele en operationele processen de ideale oplossing zijn wanneer een proces verschillende systemen raakt. Dit geldt vooral als oorzaak van de terugkerende handelingen niet is op te lossen in één systeem of niet is op te lossen door het optimaliseren van bestaande systemen. Bijvoorbeeld, een nieuwe medewerker (een ‘uitkomst’ van een HR workflow systeem), moet een emailaccount en systeemtoegang krijgen (via de IT workflow), een badge krijgen, worden aangemeld op de website van de autoleasemaatschappij. In dit voorbeeld is robotics meer dan een tijdelijke quick fix, het verhoogt de snelheid en de betrouwbaarheid.

Analyse

Geautomatiseerde tools helpen bij data analyse. Nog sterker, goede tools zijn voorwaardelijk voor analyses op enorme data bestanden. Slimme software kan informatie uit verschillende bronnen combineren en afwijkingen en trends identificeren. Natuurlijk kan dit worden gescript en periodiek worden gedraaid (gerobotiseerd). Wat ook bij Robotics blijft is “garbage in / garbage out”. Ook in de toekomst moet de kwaliteit van de brongegevens nog steeds goed zijn.

Accounting & reporting

Finance wordt steeds meer gezien als een afzonderlijk organisatieonderdeel wat kan worden geoptimaliseerd. Een financiële afsluiting met de druk op één knop blijft het ideaal van veel organisaties. Datzelfde geldt voor managementrapportages, en andere (fiscale) rapportages en aangiftes. Diegene die een ERP systeem hebben geïmplementeerd hebben aan den lijve ervaren dat de financiële administratie een weerslag is van de (trans)acties in de gehele organisatie. Niet goedlopende processen en inrichtingsfouten worden in de financiële administratie zichtbaar en vereisen herstel acties.

Is het wenselijk om niet-transactionele acties binnen finance te automatiseren/robotiseren? In een periode afsluiting kunnen robots bijvoorbeeld met gescripte acties terugkerende handmatige acties over verschillende systemen en/of databases heen overnemen. Echter, wanneer robotics in de plaats komt van i) het verbeteren van de basisprocessen, ii) het oplossen van uitzonderingen op het proces, iii) het straktrekken van master data of iv) het integreren van legacy systemen, is robotices dan op termijn wel de beste oplossing? Heeft het mijn voorkeur om eerst de accounting en reporting activiteiten te verminderen en pas daarna de overblijvende finance activiteiten zo efficiënt mogelijk in te richten?

Theo de Haas, Enterprise Information Director bij DSM (binnen DSM wordt robotics met succes toegepast), gaf in de Reflections bijeenkomst aan dat het inrichten van robots voor bijvoorbeeld maandafsluitingshandelingen, wel vaak de voorkeur heeft omdat het veel sneller en voordeliger dan het doorvoeren van aanpassingen in de backbone (ERP) systemen.

Welke weg kiest een organisatie? Het vergroten van de efficiency binnen Finance of, de langere weg waarbij de handmatige acties binnen Finance indicatoren zijn om de processen, system, data in de basis aan te pakken? In het laatste geval wordt niet alleen Finance geoptimaliseerd, maar ook andere delen van de organisatie en/of een end-to-end proces.

Samenvattend:

• Robotics kan op het terrein van Finance zeker van toegevoegde waarde zijn.
• Robotics vereist bewuste keuzes en het vinden van een balans. Keuzes tussen snel automatiseren en basissystemen en -processen aanpassen. Keuzes tussen een ideale en een haalbare oplossing. Keuzes tussen het optimaliseren van deelprocessen en van end-to-end processen.
• Met robotics worden ‘de dingen (processen) goed gedaan’. Los van quick fixes voor de korte termijn, heeft het mijn voorkeur ‘de goede dingen te doen’ en daarmee robotisering alleen in te zetten wanneer handelingen niet kunnen worden voorkomen, bijvoorbeeld door de bestaande systemen, interfaces of business processen te optimaliseren.