ADC helpt Waterschap Roer en Overmaas met rendementsverbetering

Nieuwe taken op je bord en een omgeving die zich meer en meer roert. Dan klinkt de roep om extra inzet van menselijk kapitaal steeds luider. Uit verschillende analyses van ADC Performance Improvement bleek echter dat het goed mogelijk is meer met hetzelfde aantal mensen te doen.

‘Het Waterschap Roer en Overmaas zorgt in Midden- en Zuid-Limburg voor veilige dijken, droge voeten, schoon en voldoende water.’ Een niet mis te verstane mission statement. De praktijk is echter een stuk weerbarstiger. Waterschappen hebben er namelijk niet alleen taken bij gekregen, maar de omgeving is veel meer betrokken bij de diverse werkzaamheden en landbouwers, bedrijven, bewoners, politiek, actiegroepen en natuurbeschermers roeren zich in toenemende mate. Vooral veranderd is de integrale benadering vanuit de omgeving: niet het water staat centraal, maar het water in zijn leefomgeving. ‘Sinds 2010 zijn we ISO-gecertificeerd. Maar met alleen goede procesbeschrijvingen ben je er nog niet in zo’n veranderde context’, vertelt adjunctdirecteur Marlies Leenders-Stassen.

Werkdruk
Ze begon haar werkzame leven als juridisch medewerker bij Rijkswaterstaat in Maastricht en maakte in 1992 de overstap naar dit Limburgse waterschap. Langzaam maar zeker kwamen er steeds meer signalen over de werkdruk. ‘De neiging is dan om extra mensen in te zetten. Maar onze indruk was dat de medewerkers de werkdruk eerder als groot belééfden. Als competenties beter zouden worden ingezet, een ieder zich scherper richt op doelen en optimaal samenwerkt, is het mogelijk het werk met de bestaande bezetting te doen, zo was ons idee,’ blikt Leenders-Stassen terug. In 2012 besloot ze daarom de hulp in te roepen van ADC Performance Improvement. Het bureau is gespecialiseerd in aantoonbare rendementsverbetering en heeft daarmee een reputatie opgebouwd. Het zou het begin blijken van een relatie die tot op de dag van vandaag bestaat…

Indicatoren
Het eerste project dat ADC uitvoerde was ondersteuning bij de inrichting en uitvoering van het Programma Veiligheid. Dit programma had tot doel de risico’s in beeld te brengen. Voldoen de waterkeringen? Voldoen het watersysteem en de calamiteitenbestrijding? ‘Waar liggen de grootste risico’s en welke prioriteiten moeten wij dan stellen als waterschap?’, licht Leenders-Stassen toe. ADC startte hier aan de basis bij de medewerkers met interviews en gesprekken met groepen van medewerkers. Gezamenlijk is bepaald wanneer voldaan is aan de eisen, welke risico’s er zijn, werden speerpunten benoemd en een planning gemaakt. Daardoor werd de inbreng van de externe adviseur niet als bedreigend gezien. Inmiddels is hier dan ook een scherpere focus op doelen en beschikt Waterschap Roer en Overmaas over een set goede indicatoren om de mate van realisatie van de doelen te kunnen monitoren.

Competenties
De resultaten die hier werden geboekt smaakten naar meer en de directie van het waterschap besloot ADC dan ook in te schakelen voor een analyse van de werkdruk bij secretariaat en receptie. Uitkomst van het onderzoek was dat de werkzaamheden prima met de bestaande bezetting zouden kunnen worden uitgevoerd, mits de werkwijze zou veranderen. ADC adviseerde dat de medewerkers sámen werkroosters zouden opstellen en dat aan- en afwezigheid, vervanging en werkzaamheden onderling zou worden afgestemd. ‘Een grote verbetering is ook dat nu de juiste mensen de juiste dingen doen. Persoonlijke competenties worden doelgerichter ingezet’, vult Leenders-Stassen aan. Inmiddels is duidelijk dat hetzelfde aantal medewerkers het werk aan kan.

Prioritering
Groot werd de werkdruk ook ervaren op de afdeling Beleid, Onderzoek en Advies. De medewerkers van deze afdeling voeren hydrologisch en ecologisch onderzoek uit, bereiden waterbeleid voor en adviseren een pluriforme groep interne en externe belanghebbenden. De werkdruk werd hoog gevonden, men had weinig grip op het werk en onvoldoende mogelijkheden om te sturen. De vraag van het afdelingshoofd was dan ook óf en zo ja hoeveel extra capaciteit nodig zou zijn. ADC analyseerde de werkdruk tot in groot detail en kwam tot de slotsom dat de kern van de zaak eerder te zoeken was in betere prioritering en anders organiseren dan in onderbezetting van de afdeling. Daarom werd een planningstool ontwikkeld dat haarfijn is toegesneden op de behoeften van deze afdeling. ADC coachte teamleiders en medewerkers in het gebruik van dit instrument en de werkdruk nam dan ook zienderogen af.

Werkvoorraadmodel
Waterschappen verlenen inwoners, agrariërs en bedrijven ook vergunningen, voor onder meer lozingen, bebouwing in en rondom oppervlaktewater en grondwateronttrekking. Daarnaast zijn toezicht en handhaving kerntaken. Dit pakket werkzaamheden ligt bij de afdeling Beheer van Waterschap Roer en Overmaas. ‘Het aantal vergunningen dat we afgeven neemt jaar na jaar af, maar de werkdruk van het team dat ze afgeeft blijft’, vertelt adjunct-directeur Leenders-Stassen. ‘ADC heeft daarom voor ons een werkvoorraadmodel doorontwikkeld, zodat we de werkzaamheden beter in de tijd kunnen plannen.’

Match
De afgelopen jaren heeft ADC Performance Improvement voor Waterschap Roer en Overmaas verschillende projecten gedaan. De rode draad daarin is steeds om zowel efficiency als effectiviteit te vergroten. In hoeverre is nu concreet de ‘performance’ verbeterd? Adjunct-directeur Leenders-Stassen hoeft daar niet lang over na te denken: ‘We doen meer en meer met de omgeving met hetzelfde aantal mensen’. De match tussen adviseur en de bijzondere cultuur van het waterschap typeert zij als ‘uitstekend’. ‘ADC weet steeds opnieuw de zaak goed te analyseren en brengt het probleem tot de kern terug. Vervolgens komt ze met laagdrempelige oplossingen die voor een ieder acceptabel zijn.’

De belangrijkste bijdrage van ADC vindt Leenders-Stassen de bewustwording van leidinggevenden en medewerkers dat het ook bij een non-profit instelling als een waterschap gaat om het op een efficiënte manier realiseren van doelen. ‘Een waterschap is weliswaar geen autofabriek met winstoogmerk, maar we moeten beseffen dat we werken met belastinggeld. Volgend jaar fuseren we met het Waterschap Peel en Maasvallei. Omdat we de afgelopen jaar veel tijd en energie in verbetering van effectiviteit en efficiency hebben gestoken, zien we dat met groot vertrouwen tegemoet.’