Non-profit sector gebruikt circa 19 management tools
Met toenemende prestatiedruk op non-profit organisaties en afnemende middelen zijn managementtools een manier om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en overschotten te verminderen. Om te ontdekken hoe non-profits dergelijke tools inzetten deed The Bridgespan Group onderzoek in de sector. Uit het onderzoek blijkt dat non-profitorganisaties gemiddeld 19 management tools inzetten, waarbij vooral samenwerking- en evaluatietools populairder zijn geworden.
De meeste non-profitorganisaties hebben een specifieke missie die zij willen bereiken, maar worden vaak tegengehouden door tegenvallende prestaties of krimpende financieringsmogelijkheden. Resultaten behalen, projecten binnen de budgetkaders afronden en – in lijn met hun missie – hulpbehoevenden helpen, zijn belangrijke aspecten voor vrijwel iedere non-profit organisatie. Door de focus op bezuinigingen – in de nasleep van de recessie – zijn non-profits onder een steeds hogere druk komen te staan om hun prestaties verbeteren, terwijl er minder ruimte is om te experimenteren, laat staan te falen. Het verbeteren van de prestaties vergt in veel gevallen degelijk project- en team management, waarbij middelen beschikbaar moeten worden gesteld daar waar ze nodig zijn.
Om meer inzicht te krijgen hoe non-profitorganisaties zichzelf de laatste jaren staande hebben weten te houden, ging The Bridgespan Group* op onderzoek uit. In een onlangs uitgebracht rapport, getiteld “Nonprofit Management Tools and Trends”, werden de verschillende managementtools die door non-profits worden gebruikt, in kaart gebracht.
Hierbij ging het om tools waarmee non-profit organisaties best practices binnen projecten stimuleren, of waarmee zij hun stafmedewerkers en externe samenwerkingsrelaties ontwikkelen. Het bureau ondervroeg 481 non-profitorganisaties om zo het gebruik van deze managementtools en trends binnen het sociaal domein te identificeren. De belangrijkste conclusie was dat non-profits op grote schaal gebruik maken van management tools om hun prestaties te stroomlijnen.
Gemiddeld gebruiken alle organisaties zo’n 11 management tools, waarbij grotere organisaties geneigd zijn meer tools te gebruiken dan kleinere branchegenoten. Zo was er sprake van 14 tools bij organisaties met budgetten boven de $50 miljoen en gemiddeld 9 tools bij organisaties met minder dan $1 miljoen aan budget. Het gebruik van tools zal in 2015 naar verwachting toenemen – volgens 91% van de ondervraagden naar een gemiddelde van 19 tools. In het bijzonder in kleine organisaties willen meer tools gaan gebruiken, wat gemiddeld neerkomt op een verdubbeling van 9 naar 18 tools.
De beste tools
Wat betreft de soorten tools die organisaties het meeste inzetten in hun dagelijkse bedrijfsvoering en werk, gebruikte 86% van de organisaties partnership- en samenwerkingstools. Op de tweede plek volgden social media programma’s met 78% en op de derde plaats strategische plannen met 70%. ‘Programma-evaluatie’ en ‘Prestatiemeting en –verbetering’ worden momenteel respectievelijk door 69% en 66% gebruikt, hoewel deze twee tools naar verwachting zeer belangrijk zullen worden gedurende 2015 – met een voorspelde inzet van 92%. ‘Strategisch plannen’ zal in de lijst dalen, met een toepassing van 89% in 2015.
Van de gebruikte management tools scoort ‘Partnership en samenwerking’ het hoogste in zowel 2014 als de verwachtingen voor 2015. Tools op dit gebied zijn volgens het onderzoek bijzonder belangrijk in de sector, aangezien driekwart van de organisaties aangeeft dat samenwerking cruciaal is om de impact van hun missie en projecten te vergroten.
Evaluatietools worden ook steeds vaker ingezet door non-profitorganisaties, omdat die volgens het onderzoek ervoor zorgen dat investeerders meer inzicht krijgen in de manier waarop hun investeringen worden gebruikt. 81% van de ondervraagden gaf aan het eens of zeer eens te zijn met de stelling “Financiering voor organisaties zoals die van mij zal steeds meer afhangen van de programmaresultaten of van een bewijs van succes.”
Het rapport concludeert dat “misschien wel de belangrijkste boodschap van dit onderzoek de volgende is: kies je tools voorzichtig om het meeste uit de tijd, moeite en middelen te halen die beschikbaar zijn. Sommige onderdelen, zoals prestatiemanagement, zouden een kernonderdeel moeten zijn van wat een organisatie iedere dag doet. Wanneer echter teveel tools gebruikt worden zonder adequate investeringen in tijd en middelen voor de implementatie daarvan, kan dit de effectiviteit van alle tools aantasten.”
* The Bridgespan Group is een Amerikaans non-profit consultancybureau dat management consulting diensten levert aan non-profitorganisaties en filantropische instellingen.
