PNO gebruikt eConnect@Work voor digitaal dossier
PNO Consultants heeft gekozen voor eConnect@Work om documenten en e-mails uniform op één centrale plaats op te slaan. Met de nieuwe technologie verwacht de internationale subsidiespecialist zijn documentbeheer, en daarmee uiteindelijk ook zijn efficiency en klantprocessen, naar een hoger niveau te tillen.
Met circa 280 medewerkers, waarvan 180 in Nederland, is PNO Consultants een van de grootste adviesbureaus in Europa gespecialiseerd in subsidies en innovatiemanagement. De consultants van PNO helpen organisaties – van start-ups tot multinationals - bij het aanvragen van subsidies voor verschillende projecten, zoals WBSO en Europese subsidies.
Bij de subsidietrajecten van het adviesbureau worden veel documenten gemaakt en opgeslagen. Tot op heden maakte PNO Consultants gebruik van SharePoint 2007, echter liepen de consultants tegen een aantal beperkingen aan. Martijn Sellies, projectleider en Software Developer bij het bureau, licht toe: “Oude documenten zijn in het verleden vanuit Novell gekopieerd naar SharePoint, zonder goed naar de structuur te kijken. Medewerkers konden ook zelf hun site inrichten, waardoor er geen consistentie was in de manier hoe informatie op de verschillende vestigingen opgeslagen werd. Daarnaast werkte de zoekmachine binnen SharePoint niet, waardoor het terugvinden van documenten niet mogelijk was.”
Hierdoor waren consultants en het secretariaat veel tijd kwijt met het handmatig samenstellen van dossiers, erkent Sellies. Daarnaast leefde de wens intern om op eenvoudige wijze e-mails op te kunnen slaan in een betreffende dossier.
Digitaal dossier
Met deze behoeftes op tafel besloot het management van PNO Consultants afgelopen jaar om op zoek te gaan naar een modernere oplossing, waarbij als belangrijkste uitgangspunt gold het op uniforme wijze kunnen opslaan van documenten en e-mails op één centrale plaats. Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze op eConnect@Work. De eConnect@Work oplossing is een samenwerking tussen ETTU, Documentaal, DocuSign en Epona en biedt een volledig geïntegreerde omgeving gebaseerd op onder meer Microsoft SharePoint, Office 365 (o.a. Outlook) en AFAS Profit*.
“Met de eConnect@Work oplossing beschikt PNO Consultants over een bewezen toepassing die het uniform en centraal opslaan van documenten en e-mails in SharePoint faciliteert. Hierdoor beschikken onze consultants altijd over een compleet dossier dat bovendien eenvoudig te raadplegen is, zowel vanuit Outlook als vanuit SharePoint. Onze medewerkers reageren erg positief en geven aan dat ze het product willen gebruiken, niet omdat het moet. En daar doen wij het uiteindelijk voor!” aldus Sellies.
Piet Vink, directeur van ETTU, laat weten dat hij “enorm trots is” dat PNO Consultants gekozen heeft voor eConnect@Work. Dit geeft aan dat er behoefte is aan een standaard oplossing voor project- en dossiermanagement in de markt. De gebruiker kan zelf bepalen of er vanuit Word, Outlook of SharePoint gewerkt wordt, wat zorgt dat medewerkers de oplossing daadwerkelijk gebruiken.”
Toekomstige ontwikkelingen
SharePoint en eConnect@Work worden nu ingezet voor project- en dossiermanagement. In de toekomst zal SharePoint nog breder ingezet worden, zegt Sellies. “In een kennisintensieve organisatie als PNO willen we ook steeds beter samenwerken. De eerste stap hiervoor is gezet, maar wij geloven dat we nog intensiever kennis kunnen delen. Denk hierbij aan het algemene praktijkteam, maar ook de interne teams onderling. Als wij deze kennis ook gaan inzetten in onze projecten, kunnen wij onze klanten uiteindelijk een nog beter advies geven.”
* Het Projecten Portaal van ETTU en Epona wordt gebruikt voor de integratie tussen Outlook en SharePoint. Daarnaast is SharePoint gekoppeld aan AFAS Profit door middel van webservices.
