BPC: interview met Riejanne Schimmel van Vestas

The Brown Paper Company (BPC) heeft in de afgelopen jaren verschillende interviews gehouden met opdrachtgevers om terug te blikken op projecten en behaalde resultaten. De interviews zijn namens BPC gehouden door Paul Nouwen (voormalig directeur van de ANWB), Antony Burgmans (voormalig CEO van Unilever), Peter Elverding (voormalig CEO van DSM) en Aad Veenman (voormalig President-directeur van de NS). Alle interviews zijn te vinden op Consultancy.nl - vandaag het interview tussen Antony Burgmans en Riejanne Schimmel van Vestas.

Vestas is de grootste producent van windturbines die we overal terug kunnen vinden in de landschappen. Jij geeft leiding aan deze organisatie met vele tientallen medewerkers. Voor een organisatie is het goed dat medewerkers weten bij wie ze werken en wat de richting is van de organisatie. Lange tijd zocht je naar een middel om meer kennis over de organisatie bij elke medewerker te vergroten wat heb je zoal geprobeerd?
Riejanne Schimmel: “Naast het instellen van een interne nieuwsbrief, hebben we vooral via de “kwartaalpraatjes” geprobeerd het kennisniveau van de medewerkers te verhogen. Zo‟n kwartaalpraatje vond plaats binnen enkele weken na de publicatie van kwartaal- / halfjaar- / jaarcijfers van Vestas Wind Systems A/S op de beurs in Kopenhagen. In het kwartaalpraatje werden deze cijfers dan toegelicht, volgde ook tekst en uitleg over de resultaten van de Benelux-organisatie in dezelfde periode en werd een aantal belangrijke en actuele onderwerpen besproken (bv. klanttevredenheidsonderzoek, medewerkerstevredenheidonderzoek, interne verbeterprojecten etc.). Deze kwartaalpraatjes werden per afdeling gegeven (service intern / service extern / projecten / verkoop / ondersteunende diensten) om de drempel voor het stellen van vragen en het ontlokken van een discussie zo laag mogelijk te houden.

Tijdens de kwartaalpraatjes werden mensen ook steeds weer gestimuleerd om actief gebruik te maken van internet en intranet. Het resultaat hiervan viel echter zeer tegen.”

Na een gesprek met The Brown Paper Company kreeg je kennis van de door hun ontwikkelde StoryBuilder. Kan jij kort beschrijven wat de StoryBuilder voor een organisatie als Vestas kan betekenen?
Riejanne Schimmel: “Het is een uitgelezen kans om “spelenderwijs” de kennis van medewerkers te vergroten en het gebruik van internet en intranet te stimuleren. Immers, alles wat verplicht wordt opgelegd roept weerstand op. Een prijsvraag met een dikke hoofdprijs laat de mensen echter geheel vrijwillig handelen!”

Wat was je eerste reactie toe je begreep dat het vergroten van kennis over de organisatie ook betrekkelijk eenvoudig kan zijn?
Riejanne Schimmel: “In alle eerlijkheid was ik verbijsterd over de eenvoud van het idee. Waarom hadden we hier zelf nog nooit over gedacht en waarom doet niet iedereen dit? Het is een eenvoudige en relatief goedkope wijze om de kennis over Vestas, de Vestas-produkten en de ontwikkelingen in de energie-wereld te vergroten!” De StoryBuilder bestaat uit een aantal speelronden. Elke speelronde worden door jou en het managementteam vragen verzonnen waarvan je zou willen dat iedereen het antwoord weet of in ieder geval over nadenkt.

Wat gebeurde er met jou tijdens het verzinnen van de vragen?
Riejanne Schimmel: “Het bleek nog niet zo eenvoudig te zijn! Je wilt vragen verzinnen die mensen dwingen zich te verdiepen in bijv. de nieuwe SDE-regeling of “Must-Win-Battles” van Ditlev Engel. Het verzinnen van een éénduidige vraagstelling en ondubbelzinnige antwoorden kostte nog behoorlijk veel tijd en vergde ook van mij – en ik dacht dat ik altijd goed op de hoogte was van alle ontwikkelingen – enig speurwerk.  Maar… het was geweldig! Ik wist dat dit een succes zou worden en had er echt lol in om op een positieve manier de Vestas-mensen te “manipuleren! ”

Na het versturen van de vragen naar de medewerkers kwamen toen de gesprekken over de Vestas organisatie op gang op de werkvloer. Heb je hier wat voorbeelden van?
Riejanne Schimmel: “Er ontstonden bij de kopieerapparaten en de koffiemachines al direct heftige discussies over de vragen. In de eerste ronde was een vraag opgenomen die niet kon worden teruggevonden op internet of intranet – hier was het noodzaak om de betrokken projectleider aan te spreken op zijn project. Dit gebeurde ook – eindelijk meer communicatie tussen de afdelingen! De MT-leden en ikzelf werden ook geregeld gevraagd of we niet “even konden helpen”, maar helaas…

Het was heel duidelijk dat al direct in de eerste ronde de Storybuilder echt leefde. Men liep warm voor de hoofdprijs en het doel werd direct bereikt: iedereen snuffelde en speurde op internet en intranet, mensen spraken met elkaar over de vragen en iedereen bleek vastbesloten te gaan winnen!”

Welk resultaat verwacht jij na een aantal speelrondes?
Riejanne Schimmel: “Ik verwacht dat na een aantal speelrondes de medewerkers van de afdeling Verkoop de topposities zullen innemen. Uit hoofde van hun functie zijn ze vrij goed geïnformeerd over de gebeurtenissen in de markt en dat komt zeker van pas. Ik verwacht echter ook dat er dan een beweging zal ontstaan om deze toppositie teniet te doen. Kortom: ik verwacht heftige concurrentie, waarbij mensen er echt lol in hebben en uitkijken naar elke nieuwe vragenronde. Voor Vestas is dit natuurlijk perfect: het bevordert de medewerkerstevredenheid, de communicatie tussen de afdelingen en het algemene kennisniveau!”

Je werkt al een ruime tijd met mensen van The Brown Paper Company. Kun je iets vertellen over de kenmerken van deze adviseurs?
Riejanne Schimmel: “Met de mensen van The Brown Paper Company is het aangenaam werken. Ze hebben zich heel snel de specifieke eigenschappen van Vestas eigen gemaakt en het is natuurlijk ook een groot voordeel dat ze bekend zijn in de energie-branche. Het is me opgevallen dat de adviseurs van The Brown Paper Company niet blijven steken in theoretische modellen, maar heel goed in staat zijn de vertaalslag naar de dagelijkse praktijk te maken. Daarbij kunnen ze met alle lagen in de organisatie goed communiceren en is het duidelijk dat de mens altijd voorop staat. Complimenten!”.

Ten slotte, heb je verder nog opmerkingen die je absoluut kwijt wilt?
Riejanne Schimmel: “Vestas is met The Brown Paper Company in contact gekomen via Hans van Wijhe. Hans werkte tijdelijk bij Vestas, voordat hij bij The Brown Paper Company in dienst trad en bleek toen al een uitstekend ambassadeur. In een later stadium hadden we met name met Wessel Berkman te maken, die vooral uitblonk in de eigenschappen die ik beschreef bij de vorige vraag.

Conclusie: prettige mensen, aangename aanpak!”