Kirkman Company: Uitbesteden moet professioneler
Auteurs: Guido Braam & Cas van Arendonk, Managing Partners bij Kirkman Company
Organisaties vergeten bij het uitbesteden van taken aan andere partijen dat ze zelf verantwoordelijk blijven voor de resultaten. Het gaat hierbij om taken zoals salarisverwerking, IT, onderhoud van een olieplatform of schoonmaakactiviteiten. Bedrijven delegeren regelmatig verantwoordelijkheden die hun zelf toebehoren en halen niet het maximale uit samenwerkingsrelaties.
Organisaties zijn zich er nauwelijks van bewust hoe je het maximale uit samenwerkingsrelaties haalt. Evaluatie van dit soort mislukkingen levert veel leergeld op. Waar er twee kijven, hebben er twee schuld. Toch wijzen de meeste analyses niet in de richting van de opdrachtnemer, maar is de rode draad: gebrek aan professioneel opdrachtgeverschap.
Professioneel opdrachtgeverschap kent drie onderdelen: een opdracht kunnen geven, een opdracht kunnen volgen en de uitvoering van de opdracht kunnen (bij)sturen. De kneep zit 'm al in de kiem: de opdracht zelf. Doelen zijn vaak niet scherp geformuleerd. Daardoor vormen externe leveranciers zich een incompleet en onjuist beeld van wat de opdrachtgever verwacht. Wanneer een opdrachtgever echter niet precies zegt wat hij wil, moet hij ook niet verbaasd opkijken als hij niet krijgt wat hij verwacht. Hier ligt de eerste sleutel tot succes: het is aan de opdrachtgever eisen te stellen die zo helder zijn dat de opdrachtnemer kan onderbouwen dat hij eraan kan voldoen.
Opdrachtgeverschap is ook: op de gevraagde prestatie kunnen sturen. Waarom gaat dit vaak mis? De nadruk ligt altijd op kosten. Veel mensen zijn prima in staat om vast te stellen welke kosten deze maand zijn gemaakt. Belangrijk, maar het is veel moeilijker om vast te stellen of de prestatie ook in het afgesproken tempo tot stand komt.
Ligt die Noord-Zuidlijn in Amsterdam nog op koers? Zijn aan alle veiligheidseisen voldaan? Is de leverancier een goede werkgever? Dit vraagt veel vakinhoudelijk begrip. De tweede sleutel: het is aan de opdrachtgever om vast te stellen dat de realisatie volgens schema verloopt.
Wat te doen als de leverancier niet conform afspraken presteert? Goed opdrachtgeverschap is ook het kunnen beïnvloeden. Een scala aan regie-instrumenten staat ter beschikking, in te delen in twee smaken: honing en azijn.
Er zijn meer interventies dan de bekende bonus en malus (bijvoorbeeld gericht op imago, op verdergaande samenwerking). Ze zijn niet allemaal hoogdravend: een kopje koffie en een gesprek met empathie en reflectie kunnen wonderen verrichten. Hier ligt de derde sleutel tot succes: het is aan de opdrachtgever om vast te stellen welke sturing benodigd is. En vervolgens ook daarnaar te handelen.
Als de opdrachtgever alle drie de sleutels tot succes op orde heeft, kan de opdrachtnemer presteren. Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Alleen met professioneel opdrachtgeverschap ontstaan vertrouwen en échte samenwerking.
