DOC Advies adviseert UMC Utrecht over documentbeheer

Wat levert digitaal documentbeheer op voor UMC Utrecht? Dat vroeg de raad van bestuur van UMC Utrecht zich af. De RvB heeft DOC Advies gevraagd om hiervoor een business case uit te voeren. Deze business case geeft UMC Utrecht inzicht in de (kwantitatieve) besparingen die zij kan behalen door haar documentbeheer nog verder te digitaliseren. Ook geeft deze business case inzicht in de verbeteringen die zijn te realiseren in kwalitatieve zin.

Als voorbeeld een proces rondom onderzoeksaanvragen. Deze start door het indienen van de aanvraag middels een dik pak papier. In de nieuwe situatie kunnen de indieners een groot deel hiervan direct digitaal aanleveren, en in geval van digitale handtekening zelfs 100%. Daardoor komen activiteiten als scannen, registreren en archiveren van deze documenten te vervallen. Dit levert een besparing op van enkele fte’s, maar ook van archiefkasten en papier.

De belangrijkste voordelen zitten echter in:

• Verbetering van de volledigheid en kwaliteit van dossiers, belangrijk in het kader van externe inspecties;
• Toegankelijkheid van documenten overal en altijd voor iedereen (mits bevoegd). Dit is handig zowel bij delen van documenten over afdelingen heen en met externen, maar ook bij ziekte of uitdiensttreding;
• Kortere doorlooptijden door sneller delen documenten;
• Milieuvriendelijk: minder printen en papier.

Voor de totstandkoming van de businesscase heeft DOC Advies een aantal papierintensieve processen onder de loep genomen. Samen met medewerkers van UMC Utrecht hebben we de processen op hoofdlijnen doorgelicht en knelpunten en besparingen in kaart gebracht. Deze gegevens hebben we verwerkt in een rekenmodel dat ook op andere processen en afdelingen binnen UMC Utrecht te hergebruiken is.

Met de businesscase als steun in de rug gaat UMC Utrecht starten met het implementeren van digitaal documentbeheer. Om deze implementatie succesvol te laten verlopen en de besparingen te realiseren, adviseert DOC Advies UMC Utrecht een aantal succesfactoren goed in te vullen, waaronder:

• Optimalisatie processen voorafgaande aan de transitie naar digitaal documentbeheer;
• Een duidelijke visie van het management waarin ze aangeven dat zij belang hechten aan het delen van informatie;
• Het betrekken en goed begeleiden van de medewerkers in het implementatietraject.