KPMG: ERP selectie checklist voor leasemaatschappijen
Lease organisaties kampen de komende jaren met de zware taak om hun IT-prestaties naar het vereiste niveau op te schroeven. Aangezien legacy-systemen niet langer aan de standaarden voldoen, zal er op een bepaald moment een selectieproces voor een nieuw ERP systeem opduiken. Voor IT-bestuurders binnen lease organisaties heeft KPMG een waardevolle checklist ontwikkeld: houd rekening met vier belangrijke criteria en zorg dat het nieuwe systeem voldoende inspeelt op zes key trends.
De afgelopen jaren kregen multinationale leasemaatschappijen te maken met een snel veranderend landschap. Zo hebben leasebedrijven onder meer te maken met grote trends vanuit de klant (bijvoorbeeld focus op mobiliteit, duurzaamheid), de markt (bijvoorbeeld efficiëntie, schaal) en wet- en regelgevingsinstanties (bijvoorbeeld beoogde nieuwe lease-accounting verslaggevingsregels onder IFRS en US GAAP zoals IAS 17). Kijkend naar de komende jaren zal de markt verdere veranderingen zien, met name als gevolg van nieuwe technologieën die een grote impact zullen hebben op het landschap.
De rol van IT systemen van lease organisaties is daardoor onder het vergrootglas komen te liggen. Terwijl voorheen de managementfocus met name lag op sales en customer service, zorgt de opkomende digitalisering ervoor dat IT een steeds belangrijkere hoeksteen van strategie vormt. Daarnaast zorgt verdere digitalisering voor meer data waarmee ook data management en de daarbij horende kwaliteit van de data in belang toeneemt voor goede analyses en betrouwbare rapportages. Zonder een IT infrastructuur die dat kan faciliteren, ondersteund door een ERP systeem, zullen leasemaatschappijen de marktleiders niet bij kunnen houden.
Legacy systemen
Een nieuw rapport van KPMG, getiteld ‘Surviving the future?’, waarschuwt lease organisaties dat ze hun IT situatie serieus moeten nemen. Hun onderzoek laat zien dat een groot aantal spelers nog altijd gebruik maken van legacy systemen – gedateerde systemen die niet alleen de bedrijfsdoelstellingen niet meer adequaat faciliteren, maar ook de overgang van een organisatie naar een modern en duurzaam businessmodel beperken. “IT-systemen moeten hun mannetje staan en veel legacy systemen zijn rijp voor vervanging” aldus Paul Kromhout, consultant bij KPMG Advisory.
Om IT bestuurders van lease organisaties te helpen met deze uitdagende taak, hebben de consultants een checklist ontwikkeld. Hierin beschrijven ze gedetailleerd de criteria op basis waarvan ERP systemen geëvalueerd moeten worden. Zo kan overwogen worden om het systeem extern te hosten, waarbij het volledig integreert met het Internet en mobiele apps en dat het vlekkeloos aansluit met andere IT-systemen binnen de infrastructuur. Voor fleet managers zou het een moderne self-service functionaliteit moeten bieden, waaronder onder meer bijvoorbeeld de mogelijkheid om een auto te configureren, het inkoopproces te managen, reserveringen te maken en details over onderhoud op te sturen. In het geheel adviseert KPMG vier belangrijke gebieden te beoordelen:
Toekomstbestendig
Naast goed te presteren binnen deze dimensies moet een toekomstbestendig IT-systeem inspelen op grote trends die een impact op de markt zullen hebben. Zo wordt de roep om verduurzaming vanuit opdrachtgevers steeds relevanter, met als gevolg dat lease organisaties niet alleen hun eigen operaties moeten verduurzamen maar ook duurzame KPI’s in hun service naar klanten moeten integreren. Hier horen informatie en rapportages ook bij, een element dat bouwt op een solide IT-infrastructuur. Een ander voorbeeld: de overgang van single-solution lease management naar mobility management – een van de belangrijke trends in de sector – betekent dat lease organisaties hun diensten moeten verbreden en deze moeten integreren met andere vormen van transportoplossingen. Wanneer een nieuw IT-systeem geselecteerd wordt, is het essentieel dat het inspeelt op het opkomende mobility-as-a-service (MaaS) concept.
Over het algemeen identificeerden de consultants zes markttrends die relevant zijn voor IT-systemen:
“We staan voor een uitdagende tijd en de hiervoor genoemde trends en ontwikkelingen maken dat we nog niet exact weten hoe leasing in 2020 eruit ziet. We zien bijvoorbeeld een duidelijke verschuiving van bezit naar gebruik, de vraag is alleen wie dat het best kan faciliteren en beheren. Dit zal niet zonder daarvoor geschikte systemen kunnen. Met behulp van de ontwikkelde checklist beogen wij de leasemaatschappijen te ondersteunen in de keuzes die ze hierin kunnen maken,“ zegt Evelyn Vinke-Smits, hoofd van KPMG’s Leasing praktijk in Nederland.
