Futureproof Group bouwt met MNP Solutions aan governance die meegroeit
Hoe houd je grip op snelle groei zonder het ondernemerschap van overgenomen bedrijven te smoren? Voor die vraag stond Futureproof Group, dat via een buy-and-build-strategie uitgroeide tot een groep van ruim twintig labels. Samen met MNP Solutions koos de managed service provider voor één groepsbrede governance-aanpak die meebeweegt met de groei. Roel Blomsma en Edwin Du van Futureproof Group vertellen hoe dat ging.
Het traject begon niet vanuit een acute crisis. Vrijwel alle business units binnen Futureproof Group beschikten al over de benodigde certificeringen en hadden hun processen op orde. In de wereld van managed services is dat simpelweg een basisvoorwaarde. Dat geldt met name voor ISO 27001, de internationale norm voor informatiebeveiliging. “ISO 27001 is in onze markt eigenlijk gewoon een license to operate”, vertelt Roel Blomsma, CFO bij Futureproof Group.
De certificeringen stonden dus al. De echte vraag zat een niveau hoger: hoe houd je daar als groep grip op terwijl je blijft groeien? Met ruim twintig business units die elk hun eigen managementsysteem, werkwijzen en auditcycli hadden opgebouwd, werd de overlap steeds zichtbaarder.
“De vraag is daarmee groter dan compliance alleen”, stelt Edwin Du, Head of Governance, Risk & Compliance bij Futureproof Group: “Hoe organiseer je centrale aansturing op groepsniveau zonder het ondernemerschap van de afzonderlijke labels in de weg te zitten?”
Daarbovenop lag de ambitie om het geheel binnen ongeveer een jaar af te ronden – gezien de omvang van de groep een doel dat niet iedereen haalbaar achtte.
Pragmatisch waar het kon, strak waar het moest
Het buy-and-build-model van Futureproof Group houdt lokaal ondernemerschap bewust in stand. Overgenomen bedrijven worden niet opgeslokt in één corporate structuur, maar behouden hun eigen identiteit, cultuur en marktbenadering. “Je kunt alles willen centraliseren, maar dan verlies je ook iets”, zegt Blomsma. “Alles wat klantgerelateerd is, willen de business units zelf blijven bepalen. En dat werkt ook gewoon veel sterker.”
Bovendien is de groep geen platte verzameling losse bedrijven: Futureproof Group werkt met clusters, met een eigen directie per cluster en gespecialiseerde rollen op groepsniveau, die elk hun eigen dynamiek en verantwoordelijkheid behouden. De gelaagdheid maakte het traject niet alleen omvangrijker, maar vroeg ook om zorgvuldige afstemming.
“We hebben centrale grip weten te organiseren zonder dat we het ondernemerschap van de labels kwijt zijn geraakt.”
Daarmee was ook een andere aanpak nodig dan een klassieke ISO-implementatie. “Als je hier puur theoretisch of volledig top-down ingaat, verlies je de organisatie onderweg”, aldus Blomsma.
Samen met MNP Solutions, een adviesbureau gespecialiseerd in cybersecurity en privacy, koos het bedrijf daarom voor een pragmatische basislijn: eerst centrale grip organiseren, terwijl lokale teams de ruimte hielden om op hun eigen manier te blijven werken.
Een nieuw groepsbreed raamwerk bracht de certificeringen centraal onder, terwijl de afzonderlijke bedrijven binnen diezelfde structuur konden blijven opereren. “Om onderlinge vergelijking te vereenvoudigen, hebben we terminologie, beleid en processen gelijkgetrokken”, aldus Du.
Het resultaat liet zich lastig in een standaardmal vatten. “Het was daardoor eigenlijk een groot programma met 21 losse projecten”, zegt Blomsma met een glimlach.
Om grip te houden op de voortgang werkten beide partijen met een projectteam, een werkgroep op groepsniveau en periodieke afstemming met een stuurgroep op C-niveau. MNP Solutions begeleidde het volledige traject – van projectmanagement en interne audits tot de afstemming met certificerende instellingen en de overgang naar één centrale aanpak. Doordat medewerkers en bedrijven gedurende het hele proces betrokken bleven, bleef de verwachte weerstand grotendeels uit.
“De collega’s van MNP Solutions maakten heel inzichtelijk wat wanneer moest gebeuren en door wie”, zegt Blomsma. “Je merkt dan wel echt het verschil tussen een partij die vooral een norm implementeert en een partij die begrijpt hoe een complexe organisatie werkt.”
Toen Du halverwege instapte als GRC-verantwoordelijke, werd hij meteen meegenomen in eerder gemaakte keuzes, waardoor de continuïteit behouden bleef. “De mensen van MNP Solutions voelen vaak meer als collega’s dan als externe consultants”, aldus Du.
Centrale grip zonder verlies van autonomie
De nieuwe structuur voor het managementsysteem belandde nadrukkelijk niet als blauwdruk in een la. Door de overstap naar één groepscertificering voor ISO 27001 en ISO 9001 daalde de auditdruk aanzienlijk. Waar teams eerder afzonderlijk bezig waren met audits, voorbereidingen en documentatie, ontstond één centrale structuur met meer rust en voorspelbaarheid.
“Die reductie in auditdagen is zeker substantieel, wat vooral fijn is omdat teams meer focus kunnen houden op het werk zelf”, zegt Du.
“Zelfs de auditor gaf aan onder de indruk te zijn van hoe dit was ingericht.”
De grootste winst zat voor Blomsma echter niet in die efficiëntie. “Waar ik misschien nog wel het meest trots op ben, is dat we centrale grip hebben weten te organiseren zonder dat we het ondernemerschap van de labels kwijt zijn geraakt.”
Dat bleef ook de auditor niet onopgemerkt: de business units onder één kader, met behoud van lokale autonomie. “Zelfs de auditor gaf aan onder de indruk te zijn van hoe dit was ingericht”, aldus Blomsma. En dat alles, voegt hij toe, “binnen tijd én binnen budget”.
Een plek in de kledingkast
De certificering is voor Futureproof Group meer dan een formeel eindpunt; ze levert vooral een strategisch voordeel op. Het bedrijf blijft acquisities doen, en elke overname brengt nieuwe processen, systemen en risico’s mee.
Vroeger betekende dat telkens opnieuw beginnen; nu ligt er een schaalbaar fundament waarop nieuwe bedrijven gecontroleerd kunnen aansluiten. “Er is nu gewoon een plek in de kledingkast voor nieuwe acquisities”, vat Blomsma samen.
Dat betekent niet dat elke nieuwe organisatie identiek moet gaan werken – die nuance blijft – maar de governancestructuur hoeft niet meer vanaf nul te worden opgebouwd.
Futureproof Group kijkt bovendien verder dan ISO 27001 en ISO 9001. Het opgebouwde managementsysteem dient inmiddels als basis voor een breder risk-control-framework, waarmee de groep zich voorbereidt op regelgeving als DORA en NIS2. Nieuwe wetgeving vraagt zo niet telkens om een volledig nieuwe structuur, maar bouwt voort op wat er al ligt. “Wij gebruiken het ISMS echt als middel om grip te houden op onze groei”, zegt Blomsma.
De case laat zien dat governance en groei elkaar niet hoeven tegen te werken. Governance wordt pas echt waardevol op het moment dat het niet langer voelt als een complianceproject, maar als infrastructuur voor gecontroleerde groei.
Du blikt tevreden terug op de samenwerking met MNP Solutions. “Ze waren niet bang om richting te geven, maar tegelijkertijd bleef het wel óns traject”, legt hij uit.
Deels komt het succes volgens Blomsma dan ook neer op het vinden van het juiste type partner. “Je hebt partijen die heel goed zijn in een relatief eenvoudige mkb-omgeving, en partijen die heel goed zijn in zware corporate governance-structuren. Wij zaten daar qua behoefte precies tussenin en MNP Solutions heeft laten zien perfect met ons mee te kunnen groeien.”
