Het BEETROOT-model: Eén samenhangend systeem voor organisatieontwerp
Boutique veranderspecialist BEETROOT& heeft een nieuw organisatiemodel gelanceerd dat zichtbaar maakt hoe prestaties, gedrag en wendbaarheid voortkomen uit onderliggende ontwerpkeuzes. Oprichter Rob Lankveld neemt ons mee in het model en de zes lagen waarop het is gebaseerd.
Lankveld ziet regelmatig in de praktijk hoe veel organisaties te maken hebben met dezelfde uitdaging: de strategische richting van de organisatie is vaak helder, de mensen zijn capabel en de energie is aanwezig. “Toch blijken medewerkers op verschillende niveaus binnen de organisatie vaak een andere interpretatie te hebben van wat die strategie concreet betekent voor hun dagelijkse werk”, begint hij.
Ook de manier waarop prestaties worden gemeten, verdient aandacht. “KPI-dashboards geven regelmatig een geruststellend beeld, terwijl onderliggende problemen al zichtbaar zijn in de praktijk. Die KPI-stoplichten blijven op groen staan terwijl het allang rood is. Of oranje, want we zijn er echt wel mee bezig.”
Bij BEETROOT& doen ze het anders: “Wij schaffen oranje direct af. Of je hebt iets gehaald, of niet”, licht Lankveld toe.
Organisaties investeren ondertussen volop in leiderschapstrajecten, teamdagen en sessies rondom missie en cultuur. Volgens Lankveld ligt de oorzaak van vastlopende veranderingstrajecten echter vaak niet bij de mensen zelf, maar bij het ontwerp van het systeem waarin zij werken: “Losse interventies veranderen zelden het geheel.”
Alles wat je boven de grond ziet, is een gevolg van wat eronder is gebouwd
De metafoor achter het nieuwe model van BEETROOT& is, niet geheel verrassend, die van een biet. Een biet groeit van onder naar boven. Wie alleen het blad bijsnijdt, verandert niets aan wat de plant uiteindelijk voortbrengt.
Volgens BEETROOT& geldt hetzelfde principe voor organisaties. “Prestaties en gedrag zijn geen startpunt, maar het resultaat van de manier waarop het onderliggende systeem is ingericht”, zegt Lankveld.
Zes samenhangende lagen
Het BEETROOT-model maakt die onderliggende logica zichtbaar aan de hand van zes samenhangende lagen:
De grond – de context waarin je opereert
Geen enkele organisatie opereert in een vacuüm. Eigenaarslogica, tijdshorizon, regulering en historische patronen bepalen de speelruimte. Een goed intern ontwerp blijft fragiel als de grond instabiel is.
“De eerste vraag is dan ook niet: hoe organiseren we autonomie? De eerste vraag is: ondersteunt of ondermijnt onze context die autonomie?”, zegt Lankveld.
De knol – strategische kern en besluitarchitectuur
Hier komen richting en besluitvorming samen. Veel organisaties beschrijven strategie als ambitie of verhaal, maar vertalen die zelden naar expliciete besluitruimte. Wie beslist wat? Binnen welke kaders? Wat is niet onderhandelbaar?
Lankveld: “Zonder antwoorden op deze vragen blijft autonomie persoonsafhankelijk.”
De wortels – gedrag en professionele normen
Organisaties worden niet gevormd door organogrammen, maar door normen. Wat wordt hier professioneel gevonden? Wat wordt gecorrigeerd? Wat wordt vermeden?
“Als normen impliciet blijven, ontstaat defensief gedrag. Escalatie wordt veiliger dan initiatief. Spanning wordt omzeild. Informele macht concentreert zich bij enkelen”, aldus de BEETROOT&-oprichter.
De wortelvezels – interventies die gedrag verankeren
Dit is volgens het veranderbureau de meest onderschatte laag. Organisaties formuleren nieuwe waarden en principes, maar laten de vertaling naar de dagelijkse werkpraktijk impliciet.
“Wortelvezels zijn de concrete ontwerpkeuzes die gedrag overdraagbaar maken: vaste besluitformats, expliciete conflictregels, gedeelde prestatieformats”, legt Lankveld uit. “Zonder dit blijft verandering afhankelijk van wie er toevallig de kar staat te trekken.”
De sapstroom – ritme en leervermogen
Veel organisaties vergaderen veel maar leren weinig. Ritme betekent voorspelbare momenten waarop richting, resultaten en aannames met elkaar worden verbonden.
Lankveld: “Zonder dat ritme stuur je pas bij als het misgaat. Dan ben je altijd te laat.”
Het blad – zichtbare prestaties en legitimiteit
KPI’s, dashboards, governancerapportages, dit is wat bestuurders en investeerders als eerste zien. Daardoor ontstaat de neiging om hierop in te grijpen. Maar het blad laat alleen zien wat het systeem voortbrengt.
“Wie alleen op het blad stuurt, verandert niets aan wat eronder is gebouwd”, benadrukt de oprichter.
De kracht van samenhang
BEETROOT& concludeert dat een sterke strategie zonder expliciete gedragsnormen niet kan landen in de praktijk. “Goede normen zonder ritme verdampen na de eerste heidag. Ritme zonder besluitruimte leidt tot overleg zonder eigenaarschap. Prestaties zonder vooraf bepaalde norm zijn cijfers zonder betekenis – je kunt er achteraf alles mee. En prestaties zonder koppeling aan aannames zijn cijfers zonder betekenis”, aldus Lankveld.
“Wat je wil is dat mensen weten waar ze naartoe gaan, weten wat ze mogen beslissen, en weten hoe ze samen bijsturen als het anders loopt. Niet omdat dat is afgedwongen maar omdat het zo is ontworpen”, rondt Lankveld af. “Organisaties die dit bereiken zijn niet alleen flexibeler. Ze zijn ook betrouwbaarder, voorspelbaarder en minder afhankelijk van individuele personen en daarmee ook schaalbaar.”
