Bedrijven bewaren data te lang en riskeren boetes

19 augustus 2013 Consultancy.nl

Meer dan een derde van bedrijven bewaart ‘data’ te lang. Dit geldt voor zowel gegevens over werknemers, klanten als financiële informatie. Dit blijkt uit een onderzoek van advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek en informatiebeheerder Iron Mountain.
 
Drie redenen liggen ten grondslag aan waarom bedrijven data te lang opslaan. Allereerst is de waarde van data, sinds de opkomst van Big Data technologieën, enorm gestegen in de afgelopen jaren. Bedrijven willen data langer behouden met het doel om ooit eraan te kunnen verdienen, door bijvoorbeeld betere strategische beslissingen te kunnen maken. Ten tweede, wet- en regelgeving omtrent dataopslag is complex, met name voor bedrijven die binnen Europa werken*.
 
Het ontbreekt veel bedrijven aan kennis hoe lang zij hun bedrijfsinformatie minimaal moéten, maar ook maximaal mógen bewaren, binnen de verschillende lidstaten. “Om te voorkomen dat ze tekort schieten ten aanzien van de steeds veranderende wet- en regelgeving, voelen ze zich verplicht hun informatie vooral láng te bewaren” zegt Lokke Moerel, ICT-partner bij advocatenkantoor De Brauw Blackstone Westbroek.

Bedrijven bewaren data te lang en riskeren boetes

Hoge boetes

Volgens De Brauw en Iron Mountain lopen de bedrijven die zich niet houden aan de (Europese) richtlijnen voor bewaartermijnen het risico op hoge boetes. “Elke organisatie heeft de plicht om informatie over werknemers, aandeelhouders, leveranciers en klanten op een veilige en verantwoorde manier te bewaren. Maar wanneer bedrijven deze complexe klus niet op een goede manier klaren dan riskeren ze hoge boetes” aldus de onderzoekers. Moerel geeft een concreet voorbeeld: “Het kan bijvoorbeeld riskant zijn om informatie zoals sollicitatiebrieven en personeelsdossiers te lang te bewaren".
 
* Richtlijnen voor het Europese bedrijfsleven over bewaartermijnen van data zijn complex en verschillen sterk per land. De gemiddelde bewaartermijn voor bedrijfsgegevens ligt rond de zes jaar. Dit varieert echter sterk per soort bedrijfsgegevens: van drie maanden voor klachten van klanten, tot meer dan twintig jaar voor arbo-dossiers van medisch personeel, financiële gegevens of octrooi-overeenkomsten. Bovendien veranderen deze richtlijnen regelmatig.


Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Conclusion Count & Cooper CPMview De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group NEWCRAFT Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs RGP Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners Wielinq WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup