De verantwoording van AI-kosten in subsidieprojecten
Steeds vaker wordt AI ingezet als middel bij de ontwikkeling van een nieuw product of proces of nieuwe dienst. Voor subsidietrajecten roept deze ontwikkeling vragen op. Welke AI-kosten zijn subsidiabel? En hoe moeten deze worden opgevoerd? Johan van de Vijver en Arthur Eliza van ERAC geven uitleg.
Welke typen AI-kosten kunnen subsidiabel zijn?
AI wordt vaak als iets nieuws gezien, maar de bijbehorende kosten zijn in de praktijk vaak niet anders dan kosten voor softwareprojecten. In hoofdlijnen passen AI-kosten in subsidieprojecten binnen twee kostensoorten:
Wanneer eigen medewerkers tijd besteden aan het ontwikkelen of toepassen van AI binnen het project, worden deze uren opgevoerd als loonkosten. Wordt hiervoor extern personeel of een extern IT-bureau ingezet, dan vallen deze uitgaven onder kosten derden.
Ten tweede moeten ook kosten voor externe expertise, AI-licenties of specifieke hardware die nodig is om AI-toepassingen te ontwikkelen of te draaien doorgaans als kosten derden worden verantwoord.
Afhankelijk van de subsidieregeling komen AI-kosten meestal niet in aanmerking als afschrijvingskosten of als bijdrage in natura. Deze kostensoorten hebben betrekking op middelen die al vóór de start van het project beschikbaar waren. Omdat AI een nieuwe toepassing is, is dat vaak niet het geval, waardoor AI-kosten niet goed binnen deze kostensoorten passen.
Wanneer zijn AI-kosten subsidiabel?
De ervaring leert dat subsidieverstrekkers AI meestal als een vorm van software zien. De bijbehorende kosten worden daarom op dezelfde manier getoetst. Welke kosten precies subsidiabel zijn, blijft altijd afhankelijk van de regeling, maar in de meeste gevallen gelden vier vaste uitgangspunten. Kosten moeten nieuw, aanvullend, direct en noodzakelijk zijn voor het behalen van de projectdoelstellingen.
Nieuw betekent dat de kosten nieuw zijn en pas worden gemaakt na de indiening van de subsidieaanvraag. Dit volgt uit de bepaling van het stimulerend effect zoals vastgelegd in de AGVV (artikel 6). Kosten waarvoor de opdracht al vóór de aanvraagdatum is verstrekt, komen niet in aanmerking voor subsidie.
Aanvullend betekent dat de kosten boven op de normale kosten van je onderneming komen. De stelregel hierbij is dat zonder het project, de uitgaven niet zouden zijn gedaan. Is dat wel het geval? Dan is er sprake van reguliere overheadkosten en deze zijn doorgaans niet subsidiabel.
Direct houdt in dat alleen kosten die rechtstreeks bijdragen aan het project subsidiabel zijn. Je hebt bijvoorbeeld stroom nodig om je laptop op te laden, maar het opladen van de laptop draagt niet direct bij aan het behalen van de projectdoelstellingen. Dergelijke kosten worden daarom gezien als overhead en vallen buiten de subsidie.
Noodzakelijk betekent dat de kosten noodzakelijk zijn om de projectdoelstellingen te realiseren. Dragen je kosten inhoudelijk niet bij aan de ontwikkeling zoals je deze in het projectplan hebt omschreven? Dan zijn deze niet subsidiabel.
Voldoet een kostenpost aan alle vier, dan is de kans groot dat deze subsidiabel is. Voldoet een kostenpost hier niet aan, dan valt deze meestal buiten de regeling. Zo zal een bestaande Microsoft Office-licentie vaak niet in aanmerking komen, terwijl een specifieke AI-licentie die na de start van het project wordt afgesloten en aantoonbaar nodig is voor de ontwikkeling, binnen de projectperiode wél subsidiabel kan zijn.
Voorbeeld uit de praktijk
Hoe deze uitgangspunten in de praktijk uitpakken? Een voorbeeld aan de hand van een fictieve situatie uit de landbouw.
Stel, een agrarisch bedrijf werkt samen met een kennisinstelling aan een innovatieproject gericht op precisielandbouw. Het doel van het project is om het gebruik van kunstmest en gewasbeschermingsmiddelen te verminderen door slimmer en gerichter te werken. Binnen het project wordt een AI-toepassing ontwikkeld die op basis van bodemdata, weersinformatie en dronebeelden voorspelt waar en wanneer ingrijpen nodig is.
Binnen dit project worden verschillende AI-gerelateerde kosten gemaakt. Medewerkers van het bedrijf en de kennisinstelling besteden uren aan het ontwikkelen, trainen en testen van het AI-model. Deze werkzaamheden zijn direct gekoppeld aan de projectdoelstellingen en worden uitgevoerd na de start van het project. De bijbehorende uren kunnen daarom worden opgevoerd als loonkosten.
Daarnaast wordt een externe specialist ingehuurd om te helpen bij de interpretatie van de data en het optimaliseren van de algoritmes voor landbouwtoepassingen. Deze kosten vallen onder kosten derden, omdat het gaat om specifieke expertise die niet in huis is.
Voor het trainen en ontwikkelen van het model wordt een AI-softwarelicentie aangeschaft. Deze licentie is noodzakelijk om de analyses uit te voeren en wordt uitsluitend gebruikt binnen het project. Omdat de licentie na de indiening van de subsidieaanvraag is afgesloten en direct bijdraagt aan de ontwikkeling, kan deze binnen de projectperiode worden meegenomen als subsidiabele kosten.
Om de grote hoeveelheid data te verwerken, schaft het projectteam aanvullende hardware aan, zoals laptops met een grote rekenkracht. Deze hardware wordt geactiveerd op de balans en via afschrijving toegerekend aan het project, in lijn met de subsidievoorwaarden en de activastaat.
Niet subsidiabel zijn kosten voor bestaande systemen die al vóór de start van het project in gebruik waren, zoals reguliere kantoorsoftware of standaard ICT-voorzieningen die geen directe relatie hebben met de AI-ontwikkeling.
Dit voorbeeld laat zien hoe AI-kosten binnen een landbouwproject logisch en onderbouwd kunnen worden opgevoerd, zolang duidelijk is hoe ze bijdragen aan innovatie, verduurzaming en de doelen van het project.
Aandachtspunten bij het opvoeren van AI-kosten
Bij het declareren van AI-kosten is een heldere onderbouwing extra belangrijk. Drie aandachtspunten:
Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken waarom de kosten nieuw, aanvullend, direct en noodzakelijk zijn voor het project. Deze onderbouwing kan worden opgenomen in de begroting, het projectplan of in de voortgangsrapportage. Dit helpt de subsidieverstrekker bij het beoordelen van de kosten.
Wordt er hardware aangeschaft voor het project, dan zien we in veel gevallen dat deze kosten via afschrijving moeten worden toegerekend. Het is verstandig om dit eenvoudig en inzichtelijk te houden. Subsidieverstrekkers toetsen dit aan de hand van de activastaat, waardoor het helpt als de hardware op dezelfde manier in de boekhouding is verwerkt als andere geactiveerde ICT-middelen, zoals andere laptops of servers.
Wordt een AI-licentie slechts deels gebruikt binnen het project, dan is een duidelijke en eenvoudige toerekening nodig. Dit kan op verschillende manieren, afhankelijk van het project. Een veelgebruikte aanpak is het werken met een verhouding. Als een licentie bijvoorbeeld twee dagen per week wordt ingezet voor het subsidieproject en drie dagen voor andere activiteiten, dan ligt het voor de hand om twee vijfde van de kosten binnen de projectperiode toe te rekenen.
Conclusie
AI wordt in de praktijk door subsidieverstrekkers op dezelfde manier beoordeeld als andere softwarekosten. Het is daarom verstandig om deze kosten gelijkwaardig en transparant te onderbouwen.
