PRCS ondersteunt Hardenberg bij vernieuwing van verplichtingenadministratie
De gemeente Hardenberg schakelde PRCS vorig jaar in voor ondersteuning bij de implementatie van een nieuw proces en systeem voor verplichtingenadministratie. De uitrol werd binnen vier maanden gerealiseerd en vormt nu de basis voor verdere doorontwikkeling. PRCS-adviseur Kit-Yu Lo blikt terug op het geslaagde traject.
De gemeente werkte al langer aan de invoering van verplichtingenadministratie, een systeem dat zorgt voor betere controle en transparantie binnen het financieel proces. Het fundament lag er, maar gaandeweg ontstond behoefte aan extra slagkracht. Systeem is één, maar aansluitend gedrag van budgethouders is twee.
Door capaciteitsuitval kwam de voortgang onder druk te staan. De deadline was scherp: de technische uitrol moest vóór de zomer van 2024 gereed zijn. De kaders en doelen lagen vast, maar binnen de organisatie was nog sprake van enige afstand en terughoudendheid om het ook echt volledig in gebruik te nemen.
Hardenberg pakt eigenaarschap, PRCS begeleidt
Hardenberg benaderde PRCS om de procesbegeleiding over te nemen bij de technische uitrol van de verplichtingenadministratie. De opdracht ging verder dan uitvoering geven aan de technische implementatie, juist nu de implementatie de laatste fase inging. Het ging erom rust en richting te brengen in de gemeente die nog zoekende was in haar rol en gebruik.
Kit-Yu Lo van PRCS trad op als projectleider, met een scherp oog voor zowel resultaat als draagvlak. “Een van de grootste uitdagingen lag in het overnemen van de rol van een gewaardeerde projectleider, die vertrouwd was binnen de organisatie en al veel had bereikt”, vertelt ze. “Dat betekende snel schakelen: informeren, luisteren, bijsturen en samen vooruitkijken.”
Hoewel het technische spoor grotendeels was uitgezet, koos PRCS bewust voor een stapsgewijze implementatie per domein/organisatieonderdeel. “Niet via een ‘big bang’-benadering, maar via duidelijke faseringen, demo’s en gerichte kennissessies”, legt Lo uit. “Zo werd het proces beheersbaar gehouden en konden ervaringen uit eerdere fasen steeds worden meegenomen in de volgende stap.”
Tegelijk werd geïnvesteerd in afstemming met de bredere organisatie. Verwachtingen werden besproken, zorgen werden geadresseerd en er werd ruimte gemaakt voor feedback. Lo: “Er is expliciet gekozen voor een aanpak waarin ‘menselijk plannen’ centraal stond: niet alleen acties uitzetten, maar rekening houden met de diversiteit van mensen, het tempo van de organisatie en de technische complexiteit.”
Oplevering, evaluatie en doorontwikkeling
De oplevering werd zoals gepland in juni 2024 afgerond. In de evaluatie die volgde, werd de aanpak positief gewaardeerd, vooral vanwege de zorgvuldige begeleiding en duidelijke communicatie.
Tegelijk werd duidelijk dat het gebruik in de praktijk nog niet overal vanzelfsprekend was. Op basis van die bevindingen zijn verbeterpunten benoemd en aanbevelingen gedaan om het gebruik structureel te versterken. Een belangrijk aandachtspunt was dat de techniek wel werkte, maar de toepassing ervan in het dagelijks werk nog niet overal vanzelfsprekend was.
“De evaluatie liet zien dat demo’s en kennissessies niet alleen hielpen bij de implementatie, maar ook vertrouwen wekten bij gebruikers”, vertelt Lo.
In februari dit jaar heeft de gemeente de aanbevelingen overgenomen, waarbij de focus wordt gelegd op het gehele ketenproces van bestellen tot betalen (ook bekend als Purchase-to-Pay). “2025 wordt het jaar van ‘leren met en van elkaar’”, rondt Lo af.
