Rene Scheffer: Van ervaren projectmanager naar coach

Na jaren actief te zijn geweest als projectmanager in de hightech-wereld heeft Rene Scheffer recent de transitie gemaakt naar coach. “Achter elke succesvolle projectuitvoering schuilt niet alleen een technologische triomf, maar ook een verhaal van menselijke interactie en verbinding.”

Rene Scheffer heeft een indrukwekkend parcours afgelegd in zijn carrière, waar ASML als een rode draad doorheen loopt. Zo’n 35 jaar geleden rolde hij het project- en programmamanagement in. Hij werkte voornamelijk bij Eindhovense hightech-bedrijven, zoals Philips Healthcare en Kulicke & Soffa. Nu zit hij voor de vierde keer bij ASML.

Na een vliegende start van zijn carrière, begon Rene in 1999 bij ASML als Senior Business Process Analyst waarbij hij veel naar Amerika en Azië reisde om processen uit te rollen en workshops te geven. Omdat Rene vooral geïnteresseerd was in horizontale groei, besloot hij in 2007 voor zichzelf te beginnen. Hij ging uit dienst bij ASML, maar het bedrijf wilde hem niet kwijt. Hij ging als zelfstandige aan de slag bij ASML.

Als zelfstandige maakte Rene nog een aantal uitstapjes naar andere provincies en zelfs de overheid, maar hij merkte al snel dat hij in de Brainportregio het beste op zijn plek zit. In 2015 startte hij opnieuw met een klus bij ASML, deze keer om een interne opleiding te ontwikkelen voor projectmanagers. Toen dat was afgerond, werkte hij zo’n vier jaar aan een nieuw machine-platform bij Kulicke & Soffa.

Samenwerking met Ghysels

Vorig jaar werd Rene benaderd door Ghysels, een adviesbureau gericht op projectmanagement binnen de high-tech en R&D, voor een nieuwe projectmanagement-klus. “Maar ik had iets anders voor ogen”, zegt Rene. “Ik ging in gesprek met Ghysels en vertelde dat ik meer zin had om projectmanagers te coachen. De bedrijven die een coach zoeken zijn zeldzaam, maar Ghysels begreep goed wat ik zocht en ging aan de slag.”

Het voorstel wat een paar maanden later volgde, was een schot in de roos. Een PMO-functie bij ASML, met veel ruimte voor eigen invulling en de mogelijkheid om ook te coachen. Rene zei volmondig ‘ja’ tegen deze opdracht.

“Mijn officiële taken zijn vooral ondersteunend: als PMO-er zorg ik voor ondersteuning van de Product Development Manager op het gebied van action tracking, planning en het financiële reilen en zeilen van het project. Wat ik ook interessant vind, is dat je de rol van PMO bij ASML kunt invullen zoals je zelf wil.”

De rol van PMO opnieuw uitvinden

Waar de traditionele PMO vooral gericht is op de praktische en administratieve kant van projecten, experimenteert ASML volop met het plaatsen van ervaren projectmanagers in de rol van Senior PMO. Rene vertelt waarom dit veel waarde toevoegt: “Ervaren projectmanagers, zoals ik, weten precies waar je tegenaan loopt bij grote projecten. Een Senior PMO kan fungeren als een volwaardige sparringpartner.”

“Ons project zit nu bijvoorbeeld in de feasibility fase, waarbij we vooral veel discussies voeren en onderzoek doen naar haalbaarheid. Het concrete plan moet zich nog ontvouwen, waardoor het extra fijn is om met iemand te kunnen sparren over de (on)mogelijkheden.”

Hoewel Rene al vele jaren bij ASML heeft gewerkt, is het leren kennen van nieuwe tools op dit moment een van zijn grootste uitdagingen: “Iedereen heeft wel ergens een tooltje voor bedacht, waardoor we nu een enorm scala aan waardevolle tools bezitten. Voor de beeldvorming: ik gebruik een veelheid aan tools per dag om verschillende zaken inzichtelijk te maken.”

“Ik zit nu een maand in deze positie en begin goed overzicht te krijgen van alle mogelijkheden. Het is aan mij om de tools zo slim mogelijk toe te passen, waardoor het project efficiënter draait.”

Alles draait om soft skills

Als ervaren projectmanager en coach heeft Rene een goed beeld van veelvoorkomende worstelingen in projecten. Hij benadrukt het belang van soft skills, zoals communicatie en teambuilding, die vaak over het hoofd worden gezien in technische omgevingen: “Alles draait om soft skills. Als projectmanager moet je zorgen dat een team met vaak totaal verschillende mensen goed met elkaar samenwerkt. Het zijn allemaal techneuten en die communiceren niet altijd even gemakkelijk.”

“Toch is communicatie in een hightech-omgeving essentieel, want de materie is te groot en te complex om door één persoon te bevatten. Je hebt elkaar dus nodig om tot een goed product te komen.”

De communicatie op gang houden is dus van groot belang. Dat is een uitdaging, want de meeste projectmanagers worden behoorlijk in beslag genomen door de dagelijkse uitdagingen van de complexe techniek en hebben dan niet altijd aandacht voor de communicatieve kant van een project. Wie daar moeite mee heeft, kan volgens Rene het beste een training volgen of simpelweg om hulp vragen. “Hard skills zoals een planning maken of tooling gebruiken, hebben slimme mensen zo onder de knie”, verklaart Rene. “De soft skills hebben veel meer aandacht en oefening nodig.”

Rene ziet ook dat projectmanagers het vaak lastig vinden om hulp te vragen. In veel situaties zijn ze trots dat ze tot projectleider zijn benoemd en hebben ze het gevoel dat ze zichzelf moeten bewijzen. Om hulp vragen voelt dan als een zwaktebod. “Daarom is coaching zo belangrijk”, benadrukt Rene.

“Als je terecht kunt bij een coach die elders binnen het bedrijf zit, is de drempel veel lager om regelmatig even te sparren. Zo’n coach heeft namelijk geen link met de baas, waardoor je in een veilige omgeving alle twijfels en onzekerheden kunt bespreken. Je wordt er simpelweg een betere projectmanager van.”

Plezierig werken

Zelf is Rene blij dat hij na jarenlang projectmanagement is overgestapt naar PMO. Volgens hem is de cultuur hier wat zachter en staat niet alleen het resultaat, maar ook de mens centraal: “Het is echt een plezierige omgeving om in te werken.”

“Sowieso vind ik ASML een kei leuk bedrijf. Ik spreek mensen van allerlei nationaliteiten, met ieder hun eigen cultuur, gebruiken en manier waarop ze tegen het leven aankijken. Dat maakt het werk heel dynamisch en interessant. Wat me ook aanspreekt bij ASML, is dat iedereen de kans krijgt om zijn nek uit te steken. Het hóeft niet, maar als je het doet wordt het enorm gewaardeerd.”

Rene is blij dat Ghysels goed heeft geluisterd naar zijn wensen en ook dieper in de beschikbare positie is gedoken: “Ghysels heeft een prettige manier van samenwerken: laagdrempelig en ook heel eerlijk over hoe zaken in elkaar steken. Ik wil deze samenwerking in de toekomst graag voortzetten.”