Gegevensuitwisseling tussen consultants en hun klanten: Voorkom een datalek
Van projectplannen en presentaties tot financiële gegevens en persoonsgegevens: consultants verzamelen en bewaren veel privacygevoelige informatie over hun klanten. Cyberrisico’s liggen dan ook voortdurend op de loer. Veilige digitale gegevensuitwisseling zou daarom een prioriteit moeten zijn voor consultants, schrijft Mark Vree, cyberexpert bij DocLend.
Het waarborgen van de veiligheid van gegevens is noodzakelijk binnen de consultancy om de privacy van klanten te beschermen. Een datalek kan aanzienlijke gevolgen hebben, zoals identiteitsdiefstal, fraude en reputatieschade voor zowel de betrokken consultancybedrijven als hun klanten.
Een van de processen die consultancybureaus kunnen blootstellen aan risico’s is het delen van informatie. Consultants delen doorlopend informatie met klanten, projectteams en andere professionals om opdrachten in goede banen te leiden. Deze gegevensuitwisseling brengt risico’s met zich mee.
Digitale gegevensuitwisseling
Het is daarom van groot belang dat consultants maatregelen treffen om vertrouwelijke informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of datalekken. Zaken die niet mogen ontbreken bij digitale gegevensuitwisseling en -bescherming:
- Multifactorauthenticatie (MFA). Met MFA moeten gebruikers meerdere verificatiestappen doorlopen om toegang te krijgen tot gegevens, wat het risico op ongeautoriseerde toegang aanzienlijk vermindert;
- Versleuteling op bestandsniveau. Wanneer elk bestand individueel wordt versleuteld, kunnen uitsluitend geautoriseerde gebruikers met de juiste sleutel het document openen of bewerken. Zo blijft de inhoud van het document veilig, zelfs als het wordt onderschept;
- SharePoint-integratie. SharePoint wordt door veel consultants veelvuldig gebruikt. Toch ontbreekt vaak het overzicht als het gaat om extern delen van documenten. Het is lastig te achterhalen met wie specifieke bestanden zijn gedeeld. Een naadloze integratie met SharePoint maakt het mogelijk om binnen een vertrouwde omgeving te werken zonder in te boeten op beveiliging;
- Intrekken van documenten. Hoe ideaal zou het zijn als je de toegang tot gedeelde documenten kunt intrekken wanneer deze niet langer nodig is? Zo (be)houd je de controle over vertrouwelijke informatie, zelfs nadat deze is gedeeld met externe partijen;
- Naleving van wet- en regelgeving. Met een robuuste databeveiligingsoplossing voldoe je aan de strenge eisen van de AVG/GDPR-regelgeving door gebruik te maken van servers binnen de Europese Unie.
Praktijkcase: Adviesbureau zet dataveiligheid voorop
Bij DocLend zijn we gespecialiseerd in het veilig delen van bestanden tussen organisaties. Een van onze klanten, een erkend adviesbureau uit Rotterdam, maakt gebruik van een veilige oplossing om tijdens klantprojecten veilig informatie uit te wisselen. Het proces is eenvoudig:
- Documenten uploaden. Klanten uploaden alle benodigde documenten naar een beveiligde dataroom;
- Beheer en bewerking. De consultants krijgen toegang tot deze documenten en verwerkt de benodigde informatie;
- Veilige terugkoppeling. De conclusies en bewerkte documenten worden vervolgens veilig teruggestuurd naar de klant via de beveiligde dataroom.
Feitelijk gebruikt het adviesbureau de dataroom van DocLend als een veilig klantportaal, wat het hele proces van informatie-uitwisseling zowel gestroomlijnder als veiliger maakt.
Bescherm de informatie van de klant
Consultancybedrijven moeten de juiste maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en integriteit van hun projectdocumenten te waarborgen. Een robuuste databeveiligingsoplossing garandeert dat gevoelige informatie veilig gedeeld en bewaard wordt.
Een artikel van Mark Vree, cyberexpert bij DocLend.
