Strategisch kostenmanagement en de should-cost analyse

07 februari 2024 Consultancy.nl

Hoe weet je als inkoper of een prijsverhoging van 10% als gevolg van gestegen energieprijzen realistisch is of niet? Wat doe je als je leverancier zijn productie verplaatst naar een lagelonenland als China, en toezegt dat dit niet van invloed is op de prijs? Hoe kom je erachter of je een eerlijke prijs betaalt voor ingekochte diensten? Voor het beantwoorden van dergelijke vragen biedt strategisch kostenmanagement uitkomst, stelt Lucas Mens van AevesBenefit.

Strategisch kostenmanagement is een bedrijfsbenadering die inkopers vooruit kan helpen bij dergelijke vraagstukken. De aanpak is vooral gericht op het effectief beheren van kosten rond de eigen waardeketen met het oog op het creëren van concurrentievoordelen. Hierbij wordt afgestapt van de traditionele focus op prijs.

Strategisch kostenmanagement biedt contractmanagers, categoriemanagers en inkopers handvatten om een concrete bijdrage te leveren aan de winstgevendheid van de organisatie op de lange termijn.

De werkwijze van strategisch kostenmanagement wordt gekenmerkt door een aantal uitgangspunten:

De focus ligt op individuele kostenelementen van een product of dienst en niet (alleen) op de prijs;
Er wordt alleen geïndexeerd op de aparte kostenelementen;
Er blijft een gezonde marge over voor de leverancier. Dit past in de customer of choice-gedachte en maakt dat een leverancier kan blijven investeren en ontwikkelen, waardoor het ook voor de leverancier aantrekkelijk is om zaken te doen;
Een open, transparante en coöperatieve houding van beide partijen draagt bij aan een optimaal kostenplaatje;
Samen met een leverancier kritisch kijken naar het reduceren of elimineren van kosten die geen waarde toevoegen aan het eindproduct of de dienst.

Should-cost analyse

Een relevante techniek onder de paraplu van strategisch kostenmanagement is de should-cost analyse. Bij deze techniek ligt de focus op de manier waarop de (kost)prijs van een dienst of product is opgebouwd, in plaats van op de uiteindelijke prijs die je als inkopende partij moet betalen.

Hoewel er binnen inkoopland verschillende interpretaties en toepassingen bestaan van de should-cost analyse, is de methodiek in de basis heel simpel, vertelt Lucas Mens, Consultant bij AevesBenefit.

“Het draait om het in kaart brengen van wat een product of dienst ‘zou moeten’ kosten. Start met het verzamelen van informatie die beschikbaar is. Voor producten in de maakindustrie bijvoorbeeld, probeer ik eerst inzicht te krijgen in de materialen. Met behulp van bijvoorbeeld een bill of materials, kan ik vaak exact inzien wat er aan materiaal in een specifiek product verwerkt zit. Reken dit om in euro’s en voilà, je hebt een mooi startpunt voor het opzetten van je should-cost model.”

Op basis van openbare gegevens van bijvoorbeeld het CBS, EuroStat of Census is het goed mogelijk een eerste kostenmodel op te zetten. “Breng het model vervolgens in lijn met de specifieke markt die je onderzoekt.”

Het kostenmodel dient vervolgens als een handig benchmark-instrument. Lucas: “Heb je bijvoorbeeld in kaart gebracht dat de kostprijs voor een product van jouw leverancier voor 20% uit loon bestaat, terwijl het gemiddelde in die markt rond 10% ligt? Dat betekent mogelijkerwijs ruimte voor onderhandeling, of dat processen wellicht efficiënter ingericht kunnen worden. In ieder geval een reden om het gesprek aan te gaan.”

“Om een model verder toe te spitsen op een bepaalde leverancier, kan je bijvoorbeeld gebruikmaken van jaarverslagen of benchmarks. Met enig begrip van financiële verslaggeving en de financiële structuur van de partij in kwestie kan ook een winst-en-verliesrekening al veel inzicht bieden in de kostenstructuur van een leverancier. Inzichten die je vervolgens kan doorvertalen in het model.”

Met grondig deskresearch kunnen inkopers volgens Lucas dus een heel eind komen. “Zodra er behoefte is aan een hoger detailniveau is een coöperatieve houding van de leverancier vereist. Dit is vaak pas relevant voor strategische leveranciers. Er is diepgaande kennis nodig over hoe een leverancier te werk gaat, hoe de keten is ingericht en hoe processen zijn vormgegeven.

“Hiervoor is het noodzakelijk om de samenwerking met een leverancier verder op te zoeken”, legt hij uit. “De focus verplaatst zich dan steeds meer van fact-based onderhandelingen, naar het – al dan niet gezamenlijk – identificeren en optimaliseren van inefficiënties om besparingen te realiseren.”

In de praktijk toepassen

Voor inkopers die de should-cost techniek willen toepassen heeft Lucas een aantal tips & tricks:

Should-cost is een tool, geen oplossing: zie het als een startpunt om beslissingen of acties op te kunnen baseren.
Wees kritisch: toets het tot stand gekomen model grondig, onder andere door benchmarks van concurrenten en vergelijkbare producten of diensten. Ook is het raadzaam je model te valideren met een markt- of productexpert.
Durf te vragen: wees niet bang het gesprek aan te gaan met leveranciers. Betrek ze in de totstandkoming van het model en vraag om hun kostprijsberekeningen. Hoe beter je de leverancier begrijpt, en vice versa, hoe beter je kunt onderhandelen.
Werk samen met experts: betrek de business, marktanalisten en inkoopexperts bij jouw analyse om de juiste informatie te ontsluiten en te vertalen naar relevante inzichten.
Technologische ontwikkelingen: een should-cost analyse zelf uitvoeren is zeker mogelijk, maar kan afhankelijk van de vraag best tijdrovend zijn. Er komen steeds meer bewezen softwareoplossingen op de markt die hierbij kunnen ondersteunen.
Wees flexibel: blijf alert op veranderende marktomstandigheden, en pas hier, waar nodig, je aanpak en model op aan.
Houdt total cost of ownership (TCO) in het vizier: naast een ‘eerlijke aanschafprijs’ van een product of dienst dien je altijd bewust te zijn van de total cost of ownership, om de impact, winstgevendheid en risico’s van inkoopbeslissingen te onderbouwen.

Inkoopmanagement professionaliseren

Kortom, al met al biedt strategisch kostenmanagement een waardevol instrument om meer grip te krijgen op de inkoop, vat Lucas samen. “Voor inkooporganisaties die streven naar een hoger volwassenheidsniveau, zou het gedachtegoed van strategisch kostenmanagement en de methodiek omtrent should-cost zeker de revue moeten passeren.”

“De methodiek kijkt verder dan prijskaartjes, onderzoekt de bouwstenen van kosten in de keten, draagt bij aan eerlijke prijzen en aan het opbouwen van duurzame partnerships met leveranciers. Kortom, het zorgt voor kostenbeheersing, impactvolle inkoopbeslissingen en, belangrijker nog, een leidende positie in de voortdurend veranderende wereld van inkoop.”