Cegeka begeleidt IT-integratie na fusie tussen NHL en Stenden
Toen de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap groen licht gaf voor de fusie tussen NHL en Stenden was de transactie tussen de twee onderwijsinstellingen formeel beklonken. Maar voor de medewerkers van NHL en Stenden begon toen pas het echte werk.
De bestuurlijke fusie tussen de twee hogescholen vond plaats op 1 januari 2018. Achter de schermen zorgde de samenvoeging voor een megaopgave: hoe zorg dat je ervoor dat de twee organisaties succesvol in elkaar worden geschoven? En dat de 2.200 medewerkers effectief en efficiënt met elkaar kunnen samenwerken?
En natuurlijk niet te vergeten: dat de 24.000 studenten van de twee instellingen geen hinder ondervinden van de fusie in bijvoorbeeld hun leeromgevingen en lesaanbod?
De postfusie-integratie werd geleid door een Programma Management Office, die op het toppunt van het fusieproces de regie had over 54 projecten parallel aan elkaar. Om de organisatie in beweging te krijgen en houden, werd de eindverantwoordelijkheid voor de transitie belegd op directieniveau.
De IT-werkstroom werd uitgevoerd in samenwerking met Cegeka. De IT-specialist leverde onder meer een programmamanager, een ‘regisseur’ die het omvangrijke project in goede banen moest leiden en verschillende IT-experts. Cegeka werd verantwoordelijk voor de routekaart, risicobeheersing en voortgang van de deelprojecten.
Met de keuze voor Cegeka kwam volgens Swen van Beveren, Teamleider Digital Operations NHL Stenden, structuur in de aanpak. “Cegeka is een uitstekende regisseur. Ze zitten stevig in hun rol en durven wanneer nodig tegengas te geven, ook richting de directie. Cegeka stuurt scherp op de planning, de kosten en het risicobeheer. En naast hun kennis en kunde brengen ze ook een uitgebreid netwerk aan specialisten met zich mee.”
Deelprojecten binnen de IT-transitieportefeuille gingen onder meer over de overstap naar één besturingssysteem, het samenvoegen van studentportals en het optuigen van een gedeelde infrastructuur.
Een van de transities betrof het samenvoegen van zes datacenters naar één datacenter. Van Beveren: “De infrastructuur was complex. We wilden zo snel mogelijk naar een vereenvoudiging van de werkomgeving.”
Ook moesten knopen worden doorgehakt over het applicatielandschap en de werkplek. Met welke applicaties wil de organisatie door? Welke programma’s moeten in de cloud draaien? En hoe moet de nieuwe werkplekomgeving eruitzien? Ook bij dit life cycle management-vraagstuk was Cegeka als adviseur en IT-specialist betrokken.
Digitaal één hogeschool
In september 2021, ruim twee jaar na de start, werd het programma afgesloten. Van Beveren noemt de nieuwe digitale omgeving “een verademing voor iedereen”.
“We zijn nu digitaal één hogeschool. De werkomgeving is compleet vernieuwd. Studenten en docenten kunnen overal werken: thuis, onderweg en op school. Al onze core-applicaties draaien in de cloud en gebruikers werken device-onafhankelijk.”
“Ook wij als beheerders profiteren van de nieuwe infrastructuur. We hebben nu slechts één omgeving te beheren, in plaats van drie verschillende met zes achterliggende datacenters. We zijn nu minder foutgevoelig.”
Met de adoptie zit het inmiddels wel goed, mede dankzij hulp uit onverwachte hoek: het coronavirus. “Dat was een ‘blessing in disguise’. Als gevolg van de maatregelen zat opeens iedereen thuis en moest er wel via SharePoint en Teams worden gewerkt. En dankzij de lege gebouwen hebben we in één klap alle werkstations kunnen overzetten naar het nieuwe systeem.”
Van Beveren kijkt positief terug op de rol die Cegeka in het traject heeft vervuld. “Dankzij de expertise van Cegeka was er sprake van goede controle op planning, risico en kwaliteit. Dreigde er iets verkeerd te lopen, dan werd er tijdig ingegrepen.”
“Daarnaast zijn de consultants van Cegeka altijd bereid om op allerlei vlakken mee te denken, ook als dit niet direct aan de opdracht gerelateerd is. Zien ze een ontwikkeling, dan hebben ze daar een visie op. Dat vind ik heel waardevol.”
