Het purchase-to-pay (P2P) proces: Van A-tot-Z

Inkoopadviesbureau P2P & Verder heeft een nieuw e-book uitgebracht, volledig gericht op het purchase-to-pay (P2P)-proces. “Het e-book geeft inzicht in alles wat te maken heeft met het purchase-to-pay proces en hoe je een succesvol P2P-project uitvoert”, aldus auteurs Ewald Schaap, Derek Hooyman en Robert-Jan Meeks.

Binnen de bedrijfsvoering van elke organisatie is het purchase-to-pay proces een onmisbare schakel. P2P is het integrale proces dat ervoor zorgt dat goederen en diensten worden aangevraagd en besteld, en vervolgens de facturen worden betaald.

“Zelfs voor de meest volwassen bedrijven is het optimaliseren van het P2P-proces een flinke uitdaging. Het blijft immers een complex vraagstuk dat gaat over proces, data, IT, organisatie en verandermanagement”, legt Hooyman uit. En dat terwijl een gestroomlijnd P2P proces flink kan bijdragen aan zowel de efficiency als winstgevendheid.

“Denk aan besparingen aan de purchase-kant (bijvoorbeeld: het bundelen van inkoopvolume of betere prijsafspraken met leveranciers) en aan besparingen aan de Pay-kant (bijvoorbeeld: het automatiseren van het factuurverwerkingsproces waardoor minder handmatige handelingen nodig zijn)”, zegt Schaap. “Een goed afgestemd P2P-proces is bovendien noodzakelijk om grip op uitgaven te hebben en de organisatie te faciliteren in haar kerntaak.”

Samen hebben de drie auteurs meer dan 30 jaar werkervaring binnen het inkoop- en finance-domein. Vooral in de afgelopen jaren zagen ze steeds meer aanleiding om hun kennis en best practices te bundelen in een e-book.

“Het P2P landschap is onderhevig aan grote verandering”, geeft Meeks aan. “Organisaties zijn daarbij vaak geneigd binnen hun eigen muren hun problemen op te lossen. Met onze maandelijkse kennissessies en het delen van dit e-book leveren we een actieve bijdrage om de onderlinge samenwerking te stimuleren.”

“Onze missie is om verspilling in het P2P proces te verminderen én de vooruitgang van het vakgebied in Nederland te versnellen. Wij zorgen ervoor dat inkopers weer kunnen inkopen en bestellers eenvoudig kunnen bestellen. Door onze volledige specialisatie op P2P komen we snel vooruit in projecten. Onze persoonlijke en no-nonsense aanpak is ook terug te vinden in het e-book”, zegt Hooyman.

Het e-book van P2P & Verder leidt lezers door de volgende zes fases van P2P-verbeterprojecten:

1) Het uitvoeren van een analyse en nulmeting.
2) Het opstellen van een businesscase en het creëren van draagvlak binnen de organisatie.
3) Het maken van de juiste P2P-softwareselectie.
4) De juiste P2P-procesinrichting.
5) De implementatiefase van het P2P-proces.
6) En nu verder!

Schaap: “Deze stappen begeleiden je van begin tot eind bij het identificeren van knelpunten, het vinden van de juiste oplossing en het behalen van je doelstellingen.”

“Maar er zit natuurlijk wel iets meer achter dan alleen het uitleggen hoe je te werk gaat”, legt hij uit. “Elke organisatie is uniek, dat geldt ook voor de aanpak. Tussen de stappen door helpen we ook de rode draad aan te houden, zodat je gaandeweg bewust blijft van wáárom je het P2P-proces optimaliseert. Zo weet je zeker dat het resultaat dat je behaalt ook aansluit op wat je van tevoren wilde bereiken.”